vol.5 仕事もプライベートも充実させたい！-手帳1冊でまとめるだけで生まれる相乗効果
今日もおつかれさまです。
コーヒーをアイスにするか、ホットにするか悩む気温になってきた今日この頃、いかがお過ごしでしょうか。本日10月1日は「コーヒーの日」らしいですよ。私はいつものようにマキシムのインスタントコーヒーを飲みました。
さて、みなさんは仕事とプライベートの予定をどのように管理していますか？様々な管理方法があるかと思いますが、本記事ではその中でも「1冊でまとめる手帳術」をお伝えします。
すでに世の中には「1冊でまとめる手帳術」がいくつも出されています。
既出の手帳術をふまえて、本記事では仕事も頑張りたいし、プライベートも大切にしたい方に向けた手帳術をお伝えします。
職場の人にプライベート予定を見られないようにした手帳術ですのでご安心くださいね。
ぜひ最後までご覧ください。
今回もサンプルフォーマットを添付しておりますので、よければ印刷してご活用くださいね。
↓フォーマットだけ欲しい方は目次からどうぞ↓
仕事とプライベートを1冊でまとめる、とは？
そのままの通り、仕事とプライベートを1冊の手帳でまとめて管理することです。
しかし、仕事とプライベート。人生の2軸ともいえる2つのことをまとめることは難しいです。それぞれの活動が充実していればいるほど書くことが多くなり、見づらくなることは避けられません。
それでも1冊でまとめることをおすすめする理由と、その書き方を紹介していきます。
仕事とプライベートを1冊にまとめるメリット2つ
「別に2冊あってもいいんだけど…」と思いつつ、1冊にまとめることに興味を持っている。そんな方も、これからは1冊でまとめたくなる2つのメリットを紹介します。
予定だけではなく自分自身も大切にできるメリットです。
■予定の確認をしやすくなる
突然ですが、例え話から始めます。
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あなたは平日の夕方に歯医者の予約をとろうとして、手帳を確認しようとしています。友人と食事に行く約束はあったか、プロジェクトの進捗具合から定時退勤できるのはいつ頃か。仕事とプライベートの2冊の手帳を開いて確認してから予約します。
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2冊で確認することはできました。しかし、手帳2冊を持ち歩くことは荷物が増えて重くなりますし、2冊を開かなければならないのは少しだけ手間ですよね。
もし、仕事とプライベートを1冊にまとめることができれば予定の確認が簡単になるため、新しい予定を入れるときにラクになります。
■仕事とプライベートの両方に責任をもって生活できる
物事を進めるにあたり、目標を定めることや現状を確認することは重要です。仕事についてはこのことを意識できている人は多いようです。
しかし、プライベートはどうでしょうか。仕事を頑張ろうとするあまりにプライベートがおろそかになっていることはありませんか？
内閣府のホームページでは、仕事とプライベートの関係について調査されたコラムが発表されています。「どちらかがよければ、もう一方にもよい影響を与える可能性が高い」という結果が得られたとのことです。
「職場の仕事と生活の調和の図りやすさ」は「生活の満足」によい影響を与えている可能性が 高い。
「生活の満足」は「職務満足 」「仕事のパフォーマンス」によい影響を与えている可能性が高 い。
この結果からシンプルに考えてみましょう。プライベートを充実させるように頑張ることは仕事を頑張れるようになることにつながる、というように考えられるのではないでしょうか。
1冊の手帳でまとめることができれば同じくらいの熱量で予定管理することができるようになるはず。
仕事とプライベートを1冊にまとめる書き方
1冊にまとめる方法は荒技ですが、表・裏の両方から書き始めることです。
用意するものは、ノート・ペンです。
仕事とプライベート、それぞれの面から紹介していきます。
仕事面の書き方
■1．年間ページ
会社で取り組む数値目標や、個人的な目標を書きましょう。
このページを1年の指標にして「毎月どれほどの数値を達成すればいいのか」「達成のために何が足りないのか」を考えて行動しましょう。
モチベーション維持につながるほか、方向性が間違っていないか仕事の羅針盤の役割を果たしてくれます。
【書き方：7ステップ】
①図のようにノートを分割する
②p1の上部に年間目標を書く
③p1の枠に各月目標を書く
④各月経過ごとに「達成→○」「未達→×」を書く
⑤年度末はp2に結果を書く
⑥p3の上部に結果をふまえた要因を書く
・達成の場合
何が効果的だったか、さらに数値をあげるには、他業務に活かせるか
・未達の場合
どの手順が原因だったか、どうすれば防げたか、来期にすべき対策
⑦p3の下部に来期目標を書く
【より活用するために】
・②③⑦は定性的・定量的な目標を書く
・④は視覚的にわかりやすく大きく書く
・⑤⑥は別紙で検討してまとめてから書く
■2．月間ページ
年間目標をもとに、それを達成するための活動や各週に発生するTodoを書きましょう。
月の予定を確認したうえで次の計画をたてたり、プロジェクトの進捗を確認したりできます。
【書き方：5ステップ】
①図のようにノートを分割する
②左ページ下部に月目標を書く
③月間カレンダーに会社の予定（新製品発売など）や進捗の矢印を書く
④右ページの5つの枠には各週の予定を書く
⑤月末は右ページ下部に目標に対する結果を書く
※右ページ縦長枠はメモや④で書ききれなかったことを書く余白
【より活用するために】
・②は定性的・定量的な目標を書く
・④は「いつ・だれと・どこで・何の」予定か書く
・⑤は結果に貢献した点を赤ペン、改善点を青ペンで振り返る
■3．毎日ページ
時間の予定とTodoリストを書きましょう。
毎日の仕事の積み重ねが長期目標の達成に直結します。仕事内容を一覧できる記録を残すことで、物理的に無理のない仕事量か・効率化できる仕事はないか業務を見直して改善できるようになります。
【書き方：4ステップ】
①ノートを横向きにして図のように分割する
②左から1つ目の枠に時間予定を書く
③左から2つ目の枠に実際の時間を書く
④左から3つ目の枠にTodoリストを書く
※いちばん右の枠はメモや④で書ききれなかったことを書く余白
【より活用するために】
・②③を活用して業務の標準時間を記録する
・④の終了タスクはグレーマーカーで消す
→「何が終了しているか」可視化する
・④で終了せずとも進捗あったタスクは青ペンで進捗具合を書く
・④で終了しなかったタスクは黄マーカーで消す
→優先タスクとして翌日取り組む
・不承タスクは赤ペンで書く
（先輩の溜めた書類をシュレッダーするよう頼まれた などのタスク）
→月末の目標未達原因が不承タスクの場合、優先的に対策を練る
プライベート面の書き方
■1．年間・月間ページ
仕事面を同様に書く。
ただし、仕事面ほど明確に書かなくてもよい。
【より活用するために】
・仕事面をは反対に「叶うかわからないけど」「そのことについてよく知らないけど」やってみたいことを書く
■2．毎日ページ
振り返ったときに、その日の自分がどのような状態だったかわかるように書きましょう。
何が起きた日だったのか・楽しく過ごせたか・体調が悪かったのか、自分の感情や体調の傾向を確認します。そうすることで来年以降、忙しくても大丈夫な時期・休息をとるべき時期などがわかり、より最適なタイミングで予定を入れることができます。
【書き方：4ステップ】
①ノートを横向きにして図のように分割する
②上の枠に日付・天気・出来事の基本情報を書く
③左枠にTodoリストを書く
④真ん中の3つの枠は図のように食事・お金・体調を書く
⑤右枠は日記を書いたり、今1番関心があることについて書く
【より活用するために】
・③は「やるべきこと」「やりたいこと」の色を分ける
・④の体調の項目は、自分が気にかけていることをリストアップする
・書けない枠があってもよいので、ゆるくつづける
サンプルフォーマット
「各ページ書くことが多くて始める前に挫折してしまいそう」と感じてしまう方もいるのではないでしょうか。
そんな方のためにサンプルとしてフォーマットをつくってみました。上記の添付画像のノートと同じ枠取りのものです。
こちらを印刷して半分に折ってホッチキスでとめてもいいですし、はさみで切ってノートに貼りつけてもよいです。（ロルバーンLの場合、B5サイズで印刷すると◎）
このフォーマットを使うことで、仕事とプライベートを1冊にまとめる手帳術を「とりあえず始めてみよう」という方が増えたらうれしいです。
仕事とプライベート兼用手帳をつづけるコツ
この手帳術をつづけるコツは自分が使いやすいようにカスタマイズしていくことです。3つのポイントで詳しく説明します。
■自分の書く量を知る
人それぞれ、仕事の量や種類が異なります。つまり。書くべき情報量も違うということです。
まずは紹介したフォーマットで始めてみて、自分書く量を知るところから取り組んでみてください。「この項目のサイズを変えたい」「この項目をなくして別の項目と取り入れたい」と感じたならば、使いやすいようにカスタマイズしてみましょう。
取り組むうちに仕事全体の業務の割合が見えてくるはず。それを振り返って効率化すべき点・省くべき点・もっと力を入れるべき点がわかれば、業務改善につながっていくでしょう。
プライベートも同様にカスタマイズをして生活改善に取り組んでみてください。健康面を考えて生活リズムを見直したり、趣味や料理のログをつけたり。ときにはジャーナリングをしてリラックスタイムをつくるのもいいかもしれませんね。
■手帳を使う目的を明確にする
物事において目的はない場合、つづける理由がわからないために挫折してしまうことが多くみられます。
この手帳を使うことで何を得たいのか。取り組み始める前におおよそで構いませんので設定してみてください。
例えば
・作業の標準時間を把握して予定を立てやすくしたいから
・プライベートの充実度が仕事にどれほど影響するのか知りたいから
・半年ごとの体調変化のサイクルを知って健康に過ごしたいから
などなど…
仕事のことでもプライベートのことでも、どちらでもよいです。何を記録して、何を知りたいか。
これを決めておくことで書くべき内容の軸が定まり、カスタマイズしやすくなります。
■ラクに書く
本記事ではフォーマットや書き方を定めて紹介しましたが、きっちりとしたルールはありません。予定を管理しやすいように枠組みができれば大きさも自由ですし、線もフリーハンドで構いません。
また、カレンダーを毎月書くことが面倒に感じる場合は「カレンダーシール」を使うとさらにラクになるはず。
まだ使ったことはありませんが、GREETING LIFEというメーカーのカスタムダイアリーステッカーズがピッタリかと思います。（ロルバーンLの場合、A6サイズが合うかも）
すこやかな毎日のために
日々の活動の記録を残すことで客観的に自分の状況・状態を確認できるようになります。「今はもっと頑張れる」「疲れてるから休みをとろう」など、これからの自分がどうするべきか、判断材料にもなるでしょう。
何に生きがいを感じるかは人それぞれ。
「やらなくてはならないこと」「やりたいこと」のバランスをとって、すこやかに毎日を過ごせますように。
それではまた。