vol.2 仕事が忙しい社会人におすすめ-てがき手帳だからできる管理術でミス予防
今日もおつかれさまです。
急に冷え込み長袖必須となった今日この頃、いかがお過ごしでしょうか。さらさらしたふとんにスッポリ包まるのが心地いい気温ですよね。
さて、私は先日よりバレットジャーナルを始めて2週間が経過しました。改めて「忙しい人のための」手帳術だと痛感しました。
本日の記事では、実際に使ってみて感じたメリットを踏まえて「てがき手帳のよさ」として「忙しい人のための」手帳術にフォーカスしてお伝えします。
ぜひ最後までご覧ください。
また「てがき手帳と相性がいいバレットジャーナル」の章で手帳フォーマットを添付してますので、よければ印刷してご活用くださいね。
てがき手帳を使うメリット2つ
最近では、予定管理はアプリ派の人が増えていますが、てがき派の人気も衰えてはいません。てがき手帳を使うことのメリットを2つご紹介します。
■自由に書きこめる
手帳には、スケジュール以外にも多くのことを書きこむことができます。
たとえば、半年先までの長期目標や日々の体調記録、時間管理つきのTO DOリストまでなんでもアリです。自分の受け持つ仕事や心身の調子に合わせて、予定や記録を残すことができます。
アイデアを思いついたときに、忘れないうちに書きとめることもできます。
もともとある余白に書いてもいいですし、余白だけでは足りないときはアイデアのページとして1ページまるごと使ってもよいです。
■情報を一覧できる
手帳の多くは、見開きで1か月あるいは1週間の予定を一覧することができます。また、よく使うページにふせんを貼っておけばすぐ開くことが可能ですし、これまでの記録をパラパラとめくって軽く見返すことができます。
見返したときに、過去の記録から新しいアイデアが出るという思わぬ収穫を得ることも◎ 見返すことをルーティン化してタスクチェックすることで、仕事の抜け漏れを防ぐことにもつながります。
てがき手帳を活用するためのポイント3つ
自由度の高いてがき手帳ですが、活用する目的を意識することでより効果的に使うことができます。てがき手帳を活用するために気をつけたい3つのポイントをご紹介します。
■自分ルールをつくる
仕事中は突発的に予定が入ることも多いですよね。いざ手帳に書くとなったときに「どこに書こう」と悩むことがないように、自分ルールをつくっておきましょう。てがき手帳を活用するためには、素早く書きこむことが大切です。
たとえば、
・先輩からの突発的な頼まれごとはウィークリーページのメモ欄へ
・課長から告げられた半期目標の予定数値は長期目標ページへ
・取引先からの連絡事項は新たに「お客様ページ」を作成する
などなど…
仕事が忙しい原因の1つには、単純に物理的な仕事の量が多いことが挙げられます。てがき手帳は仕事を減らすことはできませんが、その仕事を効率よく完了させるサポートをしてくれます。
■情報は1冊で管理する
多岐にわたる仕事を担当し、マルチタスクに追われることもあるのではないでしょうか。それぞれの仕事の情報がノート・PC・メモ帳・スマホ…と点在してしまうとタスクの抜け漏れにつながってしまいます。
情報はてがき手帳１冊で管理し、見返しやすくすることでミスを予防できます。
スケジュール帳ではなく、シンプルなノートを使うことでてがき手帳の自由度が上がります。
ページの上側に、自分ルールで作成したタイトルをつけることでノートの構成を気にすることなく情報を書き始めることができます。もし「どのページに何があるかわからないと困る」という方は、各ページにナンバーを振って目次ページを作成してみてください。ふせんを活用するのも◎
■環境に合う手帳を選ぶ
職種によって内勤・外勤、社内にいるけど会議で移動が多い、などなど。仕事をする環境は様々です。
前述したように、てがき手帳は仕事に関するすべての情報を素早く書きこむことで活用できます。環境に合う手帳を選ぶことでどこでも書ける状態にすることが必要です。
たとえば、
・営業先では立ったまま話を伺うため開きやすく安定したものがよい
・会議が多くて書く情報量が多いため大きくてサラサラの書き心地がよい
・内勤だが細かな仕事が増え続けるため常に書ける・見れるものがよい
などなど…
人それぞれの仕事環境でパフォーマンスを上げることは、ゆくゆくは自身の時間のゆとりをつくることにつながります。自分に合った手帳を選ぶことはその一助となるのではないでしょうか。
てがき手帳と相性がいいバレットジャーナル
ここまで、てがき手帳のメリットや活用するためのポイントを紹介しました。これらすべてを叶える手帳と出会うことは難しいですが、心配ご無用。
てがき手帳ならば自分で内容や枠組みをつくることができるため、どんなノートを選んでも構いません。ぜひ「しっくりくる」1冊を選んでください。
てがき手帳をつくりあげるにあたり、参考にする手帳術は「バレットジャーナル」です。バレットジャーナルとは、タスクやアイデアを素早く、箇条書きして管理する手帳術のひとつです。
本記事ではバレットジャーナルをもとに「忙しい人のため」にフォーカスした手帳づくりをご紹介します。
バレットジャーナルの基本情報については割愛しますが、興味がある方はこちらをご覧ください↓
■半年～1年先までの長期目標を立てる
仕事において避けて通れないのが「目標達成」ですよね。ほとんどの職場で半期末～今期末に向けた具体的な数値の目標が掲げられているのではないでしょうか。長期目標を達成するにあたり、定期的に達成率を確認する必要があります。
その際はフューチャーログをおすすめします。
【つくり方】
1．半年～1年先まで1か月ごとの枠をつくる
2．まずは、半期末～今期末に向けた具体的な数値の目標を書きこむ
3．2．の目標数値から逆算して各月の定量的な目標を設定する
4．必要に応じて定性的な目標や手立てを書きこむ
5．各月経過するごとに達成or未達を確認する
【より活用するために】
・2～4．を黒ペンで書く
・5．で達成した場合は「どのように達成できたか」を赤ペンで書く
・5．で未達の場合は「どの程度までは進んだか」を青ペンで書く
・5．の赤・青ペンは感想ではなく事実を書く
不明確になりがちな長期目標は、定量的・定性的目標の2つを毎月定めて指標とすることで達成に近づくことができます。また、達成できなかった場合でも記録を残すことで原因を見つけやすくなり、来期に活かすことができます。
■週予定・目標は1ページで管理する
PDCAの最小単位期間として1週間が最適だと考える人も多いのではないでしょうか。1週間の各日の予定および週目標を定めることで、現時点で受け持つ仕事を把握することができます。
もし現在の仕事があまりにも多すぎる場合には、上司に相談するための材料ともなりますから体調管理項目も組み込むとよいかもしれません。
1週間の情報はウィークリープランナーで管理しましょう。
【つくり方】
1．見開きの左側に7日間分の枠をつくり、予定を書きこむ
2．見開きの右側に目標枠・重要事項枠・体調記録枠をつくる
スペースが余った場合はメモ欄とする
3．目標枠にはフューチャーログに沿った目標を書きこむ
4．重要事項枠は絶対に完了すべき予定が生じた際に書きこむ
5．体調記録枠には気分や睡眠時間、体温などを記録する
【より活用するために】
・毎日仕事が始まる前に見返すことで抜け漏れを防ぐ
・目標枠はフューチャーログ同様に色ペンを活用する
・体調記録枠で異常を感じた場合、記録をもとに上司に仕事内容を相談する
1週間は短い期間ですが、ここを疎かにせずに予定・目標管理することで仕事の全貌や重要度を見直すことができます。
また、仕事は身体が資本です。忙しい中で体調管理することは難しいかと思いますが、記録することで異常に気づくことができます。仕事量に反比例して体調が悪くなっている証拠として記録を残すことが、あなたを助けることにつながる可能性があります。
■毎日タスクを洗い出し時間目標を立てる
忙しい人の特徴として、仕事が増え続けるということが挙げられます。すべてをやり遂げるために、タスクの抜け漏れや予定を忘れたといったミスは最小限にとどめたいですよね。また、毎日限られた時間の中でこなすために時間管理もしたいところです。
これらを達成するためデイリープランナーを続けてみましょう。
【つくり方】
1．仕事量に合わせて好みのサイズで枠をつくる
2．枠内にTO DOリストとなる□を書きこむ
□の中はチェックをかいてもいいし、優先順位の番号を書いてもよい
3．2．にタスクを書きこむ（仕事が増えるごとに書き足す）
4．枠内に時計マークとして直径3～5㎝程の円を書き、時間予定を書きこむ
5．3．のタスクを消化するごとにグレーのラインマーカーで消す
6．3．で消化できなかったタスクは黄のラインマーカーを引く
7．6．で翌日も消化できなかったタスクは赤のラインマーカーを引く
【より活用するために】
・仕事量が多い場合は１日1ページまるごと使ってよい
・タスクをグレーで消すことで終了したタスクを見返すことができる
・完了できなかったタスクに色をつけることで優先度の高さを可視化する
・途中まで消化できたタスクは、隣に青ペンで「どこまでできたか」書く
すべてのタスクを洗い出して可視化することで、毎日の予定を立てやすくなります。商談や会議の予定が入っている場合は、その時間を除いた時間を明確にすることで、各タスクにかけてよい時間を把握することができます。
■すぐ書きこめる「なんでもページ」をつくる
ふと浮かんだアイデアや先輩からのアドバイス、新しく教わる業務など予定とは関係ないけれど書き留めておきたいことがありますよね。
そのときはThinkingページやStockページにまとめてしまいましょう。
考えごとをアウトプットしたいならThinkng、教えなどを貯めておきたいならStock。そのほか、自分ルールでタイトルを変えて構いません。
【つくり方】
1．ページの上側に、ThinkingやStockなどのタイトルをつける
2．そのページまるごと1．の用途に使う
【より活用するために】
・少ない情報の場合でも1ページまるごと使うことで、のちに情報が増えたときに書き足しやすくなる
本記事中に何度かお伝えしていますが、てがき手帳は仕事に関するすべての情報を素早く書きこむことで活用できます。なんでもすぐ書きこめるようにすることで情報を1冊にまとめられるようになります。
■お金管理や鑑賞記録のページをつくっても◎
ちょっとした経費のメモや仕事で使えそうな情報の詰まった本、インスピレーションを得た映画などを記録するページをつくっても構いません。自分で使いやすいように枠やページをつくってみてくださいね。
■サンプルフォーマット
てがき手帳はノートとペンさえ揃えばよい始めやすい手帳術です。反対にその自由度の高さからイマイチ手をつけにくい…という方もいるのではないでしょうか。
そんな方のためにサンプルとしてフォーマットをつくってみました。上記の添付画像と同じものです。色を3種類つくったので気に入ったものを使ってみてください。
こちらを印刷して半分に折ってホッチキスでとめてもいいですし、はさみで切ってノートに貼りつけてもよいです。（ロルバーンLの場合、B5サイズで印刷すると◎）
このフォーマットを使うことで、てがき手帳の第一歩を踏み出していただけたら嬉しいです。
てがき手帳づくりに合う文房具のポイント
てがき手帳にかかせないものは、もちろんノートとペンです。バレットジャーナルやてがき手帳というと、手帳デコなどが取り上げられます。
しかし、本記事は「忙しい人のための」手帳術ですから簡単に、かつ最小限の文房具の使い方をご紹介します。
■ノート
前述したように、仕事環境に合うノートが最適です。しかし「てがき手帳ははじめてでどんな手帳がよいかわからない」という方もいると思います。
そんな方にはロルバーンダイアリー（リングタイプ）がおすすめです。
基本的なマンスリーカレンダーがついた手帳です。
サイズ展開はM・L・A5・XL・スリムと豊富。フリーページはサイズによって異なりますが最低でも125ページ以上あります。
裏表紙はしっかりめの厚紙ですから、手帳を持ちながら書いても比較的安定しています。ゴムバンドもついているため鞄の中で開いてページが折れてしまう心配もありません。
また、ページの最後にはクリアポケットが5枚ついていますので、レシートや名刺の予備を入れることもできます。
紙の厚さは一般的なノートと差はありませんが、サラサラと書き心地のよい紙面です。ラインマーカーは2度塗りすると若干裏抜けします。5㎜方眼ですから、図を書くことにも適しています。紙色は白ではなくクリーム色です。
表紙はシンプルなものから、毎年発売される限定イラストまで様々です。仕事のシーンに合わせたり、自分のモチベーションアップにつながるものを選んだりするとよいでしょう。
私も実際に使っています。ご紹介した書き方とは違っていますが、使っていくうちに「こうしたら使いやすいかも」とアレンジしていった結果です。みなさんも自分に合う手帳に仕上げていってくださいね。
■ボールペン
3色以上の多色ペンがおすすめです。目標管理の際に、赤・青ペンで達成or未達を書いたり、自分ルールで色ペンを使ったりするとさらに見返しやすい手帳になるでしょう。
てがき手帳はたくさん書きこむ手帳ですから、小さな文字も書きやすいペンが適しています。インク種類とペン先によって、書き心地も変わってきますので、個人的におすすめの組み合わせをご紹介します。
・油性インク/0.7㎜/クリップオンマルチなど
・油性顔料インク/0.5㎜/JETSTREAM 4&1など
・エマルジョンインク/0.5㎜/ブレン4+Sなど
・ゲルインク/0.38㎜/スタイルフィットなど
■あるとよりよいもの
・ラインマーカー（グレー、黄、赤、そのほか好きな色）
タスク管理のほか、タイトルを書くときに使うと見やすくなります。
・インデックスふせん
項目に合わせてふせんをつけることで見返しやすくなります。
あなた専用のてがき手帳をつくりあげて
仕事をするなかであふれる多くの情報を管理できるてがき手帳は、あなたのことをサポートしてくれるはずです。多くのことをこなさなければならない忙しい方にこそ、1冊にすべてをまとめる手帳術をおすすめします。
今回ご紹介した手帳術は一部にすぎません。ぜひ、あなた専用の使いやすいてがき手帳をつくりあげてくださいね。
おいしいものを食べておだやかに眠って、すべての方がすこやかに仕事ができることを願っています。
それではまた。
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