「組織内のユーザに参加を許可する」の使い方

Zoho Oneの利用者が、Zoho Connectであらたなネットワークを作成する際、「組織内のユーザに参加を許可する」というチェックボックスが表示されます。これは一体何なのでしょう？

本Tipsでは、この「組織内のユーザに参加を許可する」の機能について説明します。

１．Zoho Oneにだけ存在する「組織内のユーザに参加を許可する」

Zoho Connectを単体で利用する際には表示されない「組織内のユーザに参加を許可する」というチェックボックスが、Zoho One利用者には表示されます。

一見すると、こちらのチェックボックスにチェックを入れておけば、新たに作成するネットワークには、自動的に組織内のユーザ（Zoho Oneのユーザ）が追加されるように思いますが、こちらにチェックをしてもそのようなことは起きません。
では、これは一体なんの機能なのでしょうか？

２．URLでアクセスできる！

その答えは「チェックしておけば、招待を受けなくても組織メンバーはネットワークのURLで、そのままネットワークにアクセスできる！」です。

通常、ネットワークにアクセスするためには、ネットワークの管理者から「招待」を受けなければアクセスできません。これは例えネットワークのURLを知っていても同様。いかなる手段を用いても、ネットワーク内の情報に触れることはできないのです。

ところが、「組織内のユーザに参加を許可する」というチェックボックスをONにしておけば、この招待という面倒な手続きを踏まなくとも、組織メンバーには情報公開ができるのです。組織のユーザが多くなれば「招待」も手間になりますし、またメンバの入れ替わりが激しいような場合は、その都度「招待」を行わなければなりませんが、この機能を使えば、URLさえ公開しておけば誰でも参加できることになります。

３．Zoho Oneなら承諾不要

話は少しずれますが、外部のメンバをネットワークに「招待」する場合、いくら管理者が参加してほしいと願って「招待」をしても、相手が「承諾」をしないと参加できません。

ところが、Zoho Oneであれば、組織のメンバは「招待、即承諾」になり、メンバーに表示されます。相手の意思に関わらず、管理者の権限で参加させることができます。これは管理者にとっては便利ですね。

４．メンバーに表示されないメンバー

話をもとに戻すと、「組織内のユーザに参加を許可する」というチェックボックスをONにした場合は、メンバに表示されないメンバが存在することになり注意が必要です。作成した時点では記憶に新しくて良いのでしょうが、時間が経過すると、いったい誰がこのネットワークを参照できているのか？わからなくなってしまうこともありそうです。

そんな場合は、こちらで確認できます。
ネットワーク管理者の設定＞ポリシー＞です。

こちらが「はい」になっていると”メンバーに表示されないメンバー」が存在する可能性があるということになります。

ネットワークを作成する場合には、どんな人にアクセスしてもらいたいのか？メンバーのメンテナンスにかかる手間などを考慮しながら、本機能をうまく活用頂ければと思います。