「結局、何ができるの？」を解消！？ワカルクをうまく活用するためのポイント6つ！
こんにちは、ワカルク公式note編集部です。
今回の記事は、
「事務代行サービスってなんとなく気になるけど、どんなことを頼めばいいのかよくわからない。」
そんな声を解消する機会にできたらウレシイです。
ワカルク≠事務代行≠コンサルタント、わたしたちは業務推進パートナー！
「ワカルクを利用する前後では、印象がぜんぜん違って見える」
とあるお客様から、お言葉を頂いたことがあります。
「事務代行と聞くと、『単なるタスク処理屋さん』を思い浮かべていたし、
業務改善コンサルタントと聞くと、『口だけで手を動かしてくれない』と想像してしまっていた。」
と仰るのです。
そんなお客様も、ワカルクをご利用いただく中で、
「日々の小さな困りごとが少しずつ減り、自分が管理しなくても業務が回るようになったことを実感し、自分は未来に向かって走れていると感じるようになった。」
と教えてくださいました。
一方で、
「ワカルクは使ってみないと良さのわからないサービス」
と耳の痛いお言葉も頂いており、ワカルクも広報活動をもっと頑張っていかねばと痛感しています。
そこで、今回はどなたでもワカルクをうまくご活用いただけるよう、6つのポイントをご紹介していきます。
POINT①：契約時点では、「どんな仕事をお願いしたいか？」ではなく、「どんな困り事があるか？」のご相談でOK！
解説：具体的に「この業務を頼みたい」という”なにか一つ”があると、もちろんスタートがスムーズではありますが、「何を頼んだらいいのだろう？」と、お客様の思考を巡らせる時間を割くこともまた、お客様の手間となってしまうと、ワカルクでは考えています。
だからこそ、わたしたちには、
「こんなコトに困っている、こんなコトを実現したい、こんな未来を望んでいる。」
など、想いのままをお話ください。
ご契約前のヒアリングやキックオフ・ミーティングでお話をする中で 「具体的に、これがお願いできそう」というものが見えてくることが多いので、ご安心ください。
POINT②：お仕事の依頼時にマニュアルなどのご準備は不要です！
解説： もちろんご用意いただけることに越したことはありませんが、きっちり整理された資料がなくとも、実際の操作画面をミーティングで見せていただくだけでも大丈夫です。
無意識に処理していた業務をいざ人に任せようとすると、他人が理解できるマニュアルなどの形にアウトプットするのは意外と大変で、任せる側のハードルが上がってしまいます。
わたしたちは、そんなお客様の気持ちに寄り添い、お聞きしたもの、見たものを実際にやってみて、不明点をこちらから質問させていただくスタイルを大事にしています。
POINT③：タスクだけではなく、ご依頼業務の背景もワカルクへ共有ください。
解説：そのタスクの目的や、ご依頼の背景をセットにしてお伝えいただけると、タスク内容への理解度・解像度が格段に上がります。
社内メンバーであれば、会議や日常会話など、様々な角度から背景や文脈を伝えられる機会がありますが、社外メンバーの場合、その機会は限られるため、そこには差が生じてしまいます。
あらかじめ「社内と社外のメンバーでは、情報格差がある」という前提に立っていただき、「What：何の作業を」「How：どうやるのか」だけでなく、「Why：なぜ（どんな目的で）やるのか」という情報もわたしたちにお伝えいただけると、より業務がスムーズに進みます。
POINT④：導入当初は定例ミーティングのお時間を設定させてください。
解説：わたしたちにとって、ミーティング時間はお客様をより深く理解するための大切な機会です。
なぜなら、お顔を合わせたコミュニケーションは、画面越しではあるものの、表情や仕草、声のトーンから、お互いのクセや志向性などテキストと比べて情報量が圧倒的に多く取得できるからです。
もちろん、稼働時間をいただくことになるので、ミーティングとして時間を使うことがもったいなく感じるというお声もあるかと思います。
ただ、最初の段階で、毎週 or 隔週で定例ミーティングを設定する場合と、定例ミーティングを設定しなかった場合では、お客様の満足度がぐんと違ってきます。
情報共有のために「頭の中で考えているもの」を言語化していただくことになるのですが、同じ言語化でも「文章にする」より「言葉に出す」方が、話しながら頭の整理や認識齟齬を軌道修正できるため、お互いの理解が深まります。
POINT⑤：一つの業務を2〜3周回すことを前提として、ワカルクとのフィット感を図ってみてください。
解説：業務にもよりますが、一つの業務を2〜3周回してみるとお互いの勘所がつかめてくるものだと、わたしたちは考えています。
お客様にとって、新規採用と外注の違いの中で大きなメリットの一つとして「立ち上がりが早いこと」が挙げられるかと思います。
もちろん、その点はワカルクでも実感いただけますが、初めてのご契約時は何かと教えていただかなければならないことが多いことも事実です。
単に「教えてもらう」だけではなく、過去にいろいろなお客様のご支援をしてきた経験を生かし、「教えてもらった上で、改善は私たちがやる」というスタンスを大切にしています。
POINT⑥：どんな評価やフィードバックの声も、業務に対しての大切なブラッシュアップ機会です！
解説：お客様からフィードバックをいただくことは、お客様の求める"良い仕事"へブラッシュアップさせていく大切な機会だとワカルクでは考えています。
もちろん「やってもらって良かった」というメッセージは、何よりの力になりますが、一方でせっかくご契約いただいたのに、「言わなかったが、実はこうして欲しかった」という状態は非常にもったいないです。
ビジネスである以上は、良い仕事があってこそ良い関係を築くことができると思いますので、「ココはもっとこうしてもらいたい」、「これはイメージと違う」といった率直なご意見や厳正なご評価もぜひいただきたいと思っています。
どんな時も、ワカルクはお客様に寄り添っていきたい
以上、6つのポイントから、ワカルクのサービスイメージを深めていただけましたでしょうか？
わたしたち自身もこれらの6つのポイントを大切にしながら、お客様に「ワカルクに頼んで良かった」と本気で思ってもらえるサービスをこれからも提供し続けてまいります。