リモート会議・ベストプラクティス

wadap

アル社では正社員のフルリモートメンバーが複数名います。リモートでの働き方について議論されることは増えましたが、概念的な話や開発に関しての作法などが多いように感じています。しかしながら、会議におけるベストプラクティスについてはまだあまり議論されていないと思い書いてみようとおもいました。

会議について

まず会議がそもそも不要だという考え方もありますが、弊社ではスクラムにおける開発を実施しています。スクラムを正しく運用した場合には、複数の会議体が設定されるようになっており基本的にその内容は同期的に行われることを想定しています。そのため、１週間で決まった曜日に決まった会議がやってくるようなリズムで動いています（１スプリントを１週間でやっているため）

しかしながら、会議は同期的なものであり、周囲の環境などを含めハイコンテキストなコミュニケーションです。そのため何らかのオンライン会議のツールを使ってただつなぐだけではなかなかうまくいきません。それにあたって様々な工夫をしたのでまとめてみました。

会議用のシステム

社内の会議のシステムは主に zoom を使っています。いくつか使った中で多くの人数のときに最も安定していると感じたからというのが主な理由です。ただここに関しては、人によって感じ方は変わると思いますし人数などでも変わってくるとは思います。

ちなみに弊社でもリモート面接の場合は相手の方にわざわざインストールをしてもらう手間をかけてほしくなかったため、ブラウザだけで使うことができる appear.in をつかっています。

会議のやり方の工夫

さて何よりも大事なのが会議のやり方を工夫することです。従来の会議をやりながらリモートのメンバー用にマイクを配置するだけではなかなかうまくいきません。以下の点を気にすることで、だんだんと改善していきました。

会議参加者を同じ環境にする

複数名が直接話し出すと、リモートのメンバーは入りづらくなります。そのためコミュニケーションは直接いるメンバーも、リモートのメンバーも全員個別に zoom につないで会議をするようにしました。これでお互いの環境の差異がなくなります。また、ローカルでしか通用しない情報共有の仕組み（ホワイトボードやプロジェクタ投影など）は使いません。それぞれのシステムで用意されている画面共有を使います。

具体的には、プランニングやリファインメントの場合はJIRAを直接表示したり、レトロスペクティブで振り返りをやっているときは全員が同時編集するためホワイトボード的に Google Slides をリアルタイムで共有するようにしています。

複数名側のマイク・スピーカーは１つにし、品質をあげる

個々でマイク・スピーカーを入れているとハウリングなどのトラブルが発生します。イヤホンを使っても地声とイヤホンから聞こえてくる音の差異があるため、話していてものすごい違和感があります。そのため、同じ空間にいる人達は１つのマイク・スピーカーを使うようにしました。こうすることで、リモートのメンバーの声はスピーカーから、同じ空間にいるメンバーは地声から聞くことになります。

またマイクやスピーカーの品質は非常に重要です。マイクにはモノによって集音する方向性（指向性といいます）があるのですが、イヤホンやPCについているマイクは周囲の音を集音するには向いていません。そういった問題を解決するために、会議用のスピーカー・マイクが色々と出ています。弊社ではゼンハイザーのSP30を使っているのですが非常に快適です。

話し方と目線

そして何よりも重要なのは話し方や目線などです。これはなかなか難しい点ではあるのですが、特に以下の点について意識をするようにしています。

・常に目線はカメラへ。隣にいる人に対してもカメラ目線で話す。
・普段話すよりもゆっくり話す。リモート早口は聞き取りづらい。
・誰かの話を遮って話さない。ラグがあるのですごく混乱する。
・身振り手振りは普段よりも大きく。聞こえてる感がないと話してる側が不安。

といったところです。１つずつとってみるとそこまで難しくないように感じますがちょっと油断すると普段やっているコミュニケーションに戻ってしまいます。なれないうちは常に意識できるような仕組みを入れても良いと思います。

といったあたりを意識して会議をすすめるようにしています。

優れた人たちだけで解決できる時代ではない

やはりどんなにスペシャルな人材が揃っていても、常にそのスペシャルな人材を活かすための仕組みやシステムが必要だと思います。

そんな思いからこのコマを紹介させていただきます。アルのコマ投稿機能をnoteに埋め込めるようになりました！

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