エンドレス修正を未然に防ぐヒアリングのポイント

こんにちは。
VideoWorks事務局の藤田です。
多くの企業の年度末まであと僅か、短納期の案件が増えている方も多いのではないでしょうか。
そこで今日は、Crevoの制作チームが実際に行なっている【止まらない修正依頼を未然に防ぐためのヒアリングのポイント】を、よく聞くトラブル事例と併せてご紹介します。
動画の書き出し中にぜひ読んでみてください。

１.事前準備

ヒアリングのミーティング前にクライアントの企業サイトで企業情報・サービス情報を確認しておきます。また競合他社の企業サイトを確認する、業界について調べてみるとさらに業界やサービスの理解が深まります。
もちろんクライアントに質問して問題ないのですが、１回のヒアリングの場で理解を深められるよう事前に基礎知識を得ておくことは必要です。
もし「何の動画を作るか」まで分かっている場合は、クライアントに確認したいこと、提案したいことをまとめておきます。また、制作目的が近い実績をすぐ見せられるようにいくつか用意しておきましょう。

▼トラブル事例
・一度のヒアリングでサービスを深く理解できず、的外れな提案になり構成からリテイクの嵐。
・サービスの基礎について質問するだけで時間を使い切ってしまいクライアントのやりたいこと・方向性の確認といった本来のヒアリングまでできず、再度ヒアリングの場を設けてもらうことになりクライアントの時間を奪ってしまった。

２.曖昧なところはとことん質問・確認する

何のための動画なのか、ターゲットはどんな人なのか、どんなテイストの動画がいいのか、担当者がやりたいこと、会社の方針、等々…遠慮せずイメージできるまでとことん質問しましょう。
例えば動画の方向性の確認なら、クライアントから出てきた参考動画に対して「できます」と回答するだけでなく、自分ならどこまでできるか参考動画（実績）をお見せすることで曖昧さは回避できます。
また、自分が当たり前と思っていることが相手の当たり前とは限りません。「暗黙の了解」は時に通用しないことがあるため言葉で確認して、目指すゴールをクライアントと共有しましょう。

▼トラブル事例
・参考動画でテイストを確認したが、クライアントが良いと思ったのは「動かし」のイメージでイラストの希望テイストは全く違っており、再度確認が必要になった。
・Youtube動画編集で「テロップ入れ」を指示されなかったため見積に入れなかったら、クライアントは当然入るものと思っていて料金内で対応することになった。
・データの共有方法を決めておらず、GoogleドライブやVideoWorksクラウド上でファイル共有したかったのにfirestorageなどでどんどん送られてきて管理が大変になった。
・「完パケ」「初稿」など専門用語を使い説明してしまい実は理解してもらえておらず、「それは聞いていない」と言われスケジュールが崩れてしまった。

３.成約条件を事前に決めておく

制作に必要な期間や具体的な制作の流れとスケジュール、修正回数など、制作を進行していく上での条件について必ず最初に説明をして合意を取りましょう。
スケジュールや予算内でかけられる工数をクライアントにも認識してもらうことで、一回一回の打ち合わせ・確認に真剣に取り組んでもらえます。

▼トラブル事例
・修正できるタイミングを説明しておらず、編集のタイミングでイラストを描きかえて欲しいと言われた（撮影当日に構成を変えて欲しいと言われた）。
・スケジュールを事前に提示しておらず、クライアントからのフィードバックに予定以上の日数がかかり修正にあまり時間が取れなかった。
・何度も修正が入り納期が押してしまい、動画を使う予定だったクライアントのタイミングに合わせられなかった（自分の別の仕事にも影響が出てしまった）。

４.議事録をとってクライアントと共有する

聞いた内容・話した内容は必ず議事録をとり、クライアントと共有しましょう。構成や動画が出来上がってくると細かい所に目がいってしまい、当初の方針を忘れてしまうクライアントも多いです。最初の方向性を思い出してもらうため、また色々なトラブルを防ぐためにも議事録は必須です。

▼トラブル事例
・最初に提示された方向性とかけ離れた修正指示がきてほとんど作り直しになった。
・修正を重ねるごとにクライアント側からの要望が増えていき、何のための動画なのか分からないものが出来上がってしまった。その動画で得たかった結果が得られなかった。

最後に

ヒアリングをバシッと決めてテンポよく進行できればクライアントからのリピート発注にも繋がりやすい傾向にあります。
皆さんの年度末進行が少しでもスムーズに進みますように。VideoWorksの案件でお困りごとがあればご相談くださいね。
・・・・・・・・・・・・・
よければ「いいね」「フォロー」してください！
SNSでシェアしていただけるとさらに喜びます。
・・・・・・・・・・・・・

おまけ

オフィスがある中目黒のグルメ情報をお届け。

今回は中目黒駅から徒歩1分の串焼きとスパークリングワインのお店、あわよくばあー中目黒店さんです。
ランチ時には「食堂あわ」として、お魚かお肉メインに副菜・冷やし茶碗蒸しが付いてくる定食を提供されていて、優しい和食が食べたい時はよくお邪魔しています。
食後のコーヒーならぬお抹茶がいただけるところもほっこりポイント。
年度末の忙しい最中、食事時だけでもゆっくりした気持ちを味わいたいなという時はぜひ行ってみてください。
（泡好きとしては早く夜飲みに行けるようになるといいなと思います）


■あわよくばあー中目黒店
あわの欲張り定食　1,190円（メイン：週替わりの豚の角煮）