【新入社員向け】飲み会の幹事で一目おかれる方法。
新入社員のみなさま。
夏になると新人歓迎会がそろそろ少なくなって時期じゃないでしょうか。
配属された後は、新人である「あなた」が幹事となり飲み会を企画するシーンが増えるでしょう。
日程調整や出欠確認、お店のチョイス、予算決め、お金の管理、乾杯や挨拶のお願い、二次会の店のリサーチなどなど、、やることがたくさんあります。
新人である自分がなぜここまでしないといけないのか。。私は新人の時に思っていました。笑
あえて言うなら、仕事を進める上で役立つスキルが身につくから、また関係者に顔を覚えてもらう為ですかね。
飲み会は業務ではないとはいえ、計画・実行・結果報告などののプロセスがあり、プロジェクト運営と同じとも言えます。
幹事のやり方も、年の近い先輩が色々教えてくれるとよいのですが、余裕ない先輩だと教えてくれない場合もあります。
上司や先輩から、幹事を任命されたらパニックにならずに落ち着いて、この記事を思い出して、整理しながら勧めてください。
【1.事前準備編】
・呼びかけるメンバー決め
これは部署やプロジェクトメンバー単位になるとは思いますが、一応上司や先輩に確認しましょう。本来呼ばれるはずが呼ばれなかったとなると、後々まで恨み言を言われることになります。
ちなみに、自分は部長を呼ぶのを忘れたことがあります。。笑
・日程調整
飲み会の日程を決めます。ある程度の候補日を決めて、メンバーにアンケートを取ります。エクセルで候補日とメンバー名を記載して展開し、「◯、△、×」のいずれかを書いてもらうようにしましょう。
・仮出欠確認
上記で一番◯が多かった日程を飲み会の日として設定します。大体の出欠がわかっているので、参加人数が入るお店を選びましょう。
・お店決め
できれば個室が予約できる店を探しましょう。無理でも仕切りをおいてもらえる店が良いです。ある程度候補を絞ったら、電話して予約をとっちゃいましょう。
人数はまだ仮ですが、仮の人数で予約をとっても大丈夫です。後で人数が決定したら改めてお店に連絡しましょう。予約人数の変更がいつまでOKかを絶対確認してください。
・予算決め
基本的にその居酒屋にあるコースで良いと思います。上司や先輩に相談して決めましょう。歓送迎会で主賓は参加費無料にする場合は、「コース料金＋α」円を徴収することになります。ある程度の金額を出して、皆さんに連絡します。
・出欠確認
お店と、大体の金額の情報をメンバーに連絡します。出欠の締切は余裕を持って設定しておきます。飲み会の◯◯日前以降にキャンセルする場合は、キャンセル料を頂く可能性がありますという旨も伝える。人数が確定したら、お店に連絡します。
・乾杯挨拶の依頼
飲み会の初めの挨拶と最後の挨拶を誰にしてもらうか決めます。初めの挨拶は一番ポジションが高い人にお願いし、最後の挨拶は二番目にポジションが高い人にお願いしましょう。
【2.飲み会当日編】
・会費の集金
会費は飲み会の直前までには集め終わっていることが理想です。自分の場合は当日の昼休みか、定時後すぐに集めていました。他の現場から参加する人は、会場に到着したらすぐに頂きましょう。
財布に入れると誰から集めたのかわからなくなるので、封筒に参加者を記載しておき、費用を受け取ったらチェックをつけるようにしましょう。
・店までの誘導
当日は店まで参加者を誘導しましょう。会社の入り口に１８時に集合してくださいといった連絡をあらかじめしておくこと。また、遅れて参加する人の為に、お店の地図を印刷しておくと親切です。
・注文取りや司会進行
お店についたら席は適当に座ってもらいましょう。形式張った飲み会の場合は席を決めておきますが、普通の飲み会の場合は不要です。
席についたら、注文を取ります。何だかんだビールを頼む人が多いので、「ビール以外の方いらっしゃいますか？」と聞いて、店員さんに注文しましょう。飲み物が全員にいきわたったら、軽く挨拶をして、初めの挨拶の方に話を振りましょう。
・色々な人と話す
もしかしたらこの飲み会で初めて関わる人もいるかも知れません。仕事中は話しかけづらい方でも、飲み会では話しかけやすいと思います。相手も新人と話したいけど、遠慮していることもありますので、積極的に話しかけましょう。
・楽しむ
飲み会を楽しみましょう。笑
・会計
飲み会が終了する１５分前までには会計を済ませておくとベターです。お金が足りなかったら、上司に相談しましょう。自腹を切ろうとするのはNGです。
・締めのあいさつ
終了５分前には、締めの挨拶をします。「宴もたけなわですが、、、」という感じで、挨拶していただく方に挨拶を振りましょう。
・忘れ物チェック依頼
お店から退出する際には忘れ物チェックが必要です。幹事はお店を出る際に、参加者を先導する必要もあるので、忘れ物チェックは年の近い先輩に事前にお願いしておきましょう。
・二次会への先導
二次会に行く場合があります。事前に予約を取る必要はないですが、店の候補はリサーチしておくと良いです。
【3.飲み会翌日編】
・会計報告
参加者から徴収したお金、飲み会にかかった費用を報告します。もしお金が余った場合、返却するか、次回の飲み会の会費の為にプールしておきましょう。
もちろんその金額とどうするかを参加者には伝えます。
・お礼連絡
幹事を手伝ってくれた方や気にしてくれた方にお礼を言っておきましょう。
改めて幹事の仕事を見てみると、やることが多いですね。機会があったらまずは先輩が幹事をするのを手伝って、幹事に慣れておくこともありかもしれません。
【まとめ】
・事前の準備は大事。上司などの周りへの相談や報告もこまめに行うこと。
・お金を預かるので、無くさないように気をつけること。
・当日はとにかく楽しむこと。きつそうに幹事をすると、参加者は楽しめないです。
【参考URL】
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