4. トラブルシューティング（事実の正確な把握と対応するための優先順位の明確化） - 第6章 ビジファシの活用のコツ - 絵と文字でビジネスを加速する方法〜ビジュアル・ファシリテーションのすべて〜（抜粋）
ビジネスにおいて、トラブルや問題が発生することは避けられません。しかし、そのような状況においても、ビジュアル・ファシリテーションを使えば、事実の正確な把握と対応するための優先順位の明確化ができます。この節では、トラブルシューティングにおけるビジュアル・ファシリテーションの活用のコツを紹介します。
この文書は、ビジュアル・ファシリテーションの基本的なスキルや応用方法を学ぶことができるオンライン講座「ビジ・ファシ入門」の参加特典として提供されるブログ記事の一部です。ビジュアル・ファシリテーションとは、絵や文字を使って情報を可視化し、コミュニケーションや認知を促進することです。この文書は、グラレコのカエルン、楽描人カエルンの知見に基づき作成されています。
目次
序文
第1章 はじめに
第2章 図解の基本スキルとライブドローイングのコツ編
第3章 ロジカルシンキングでわかりやすくするコツ編
第4章 アドラー心理学とグループダイナミクスから学ぶファシリテーション編
第5章 脳科学やセルフコーチングを活用した学び方
第6章 ビジファシの活用のコツ
チームビルディング（ブレーンストーミングでKnow-Who）
イノベーションや新事業企画（古いアイデアを新しい場所におくのがイノベーション）
新商品や新サービスの企画（ステークホルダーの利害の可視化と解消）
トラブルシューティング（事実の正確な把握と対応するための優先順位の明確化）
組織やビジネスプロセスの変革（現状やボトルネックの可視化）
探究型の学習やワークショップのワーク（知識獲得／スキルアップ／グループワーク）
第7章 結論
索引
この記事はBingチャット（GPT-4）で自動的に生成しています。生成した内容を吟味した上で、これまでの経験や知見に基づき修正しています。また、上記の目次の書籍の一部を出力したという体で作成されています。
ここでは、第6章の一部を抜粋して紹介します。
絵と文字でビジネスを加速する方法〜ビジュアル・ファシリテーションのすべて〜（抜粋）
第6章 ビジファシの活用のコツ
4. トラブルシューティング（事実の正確な把握と対応するための優先順位の明確化）
ビジネスにおいて、トラブルや問題が発生することは避けられません。しかし、そのような状況においても、ビジュアル・ファシリテーションを使えば、事実の正確な把握と対応するための優先順位の明確化ができます。この節では、トラブルシューティングにおけるビジュアル・ファシリテーションの活用のコツを紹介します。
4.1. 課題の分離
トラブルや問題に直面したとき、まずやるべきことは、課題の分離です。課題の分離とは、問題を解決するために必要な課題と、それ以外の課題を分けることです。これにより、本質的な問題に集中できるだけでなく、ムダな時間や労力を省くことができます。
課題の分離を行うには、以下のステップに従います。
ステップ1 : 問題を言語化する
問題を言語化することで、問題の内容や背景を明確にできます。言語化する際には、できるだけ具体的に、誰が／何を／どうしたいのかを書き出します。たとえば、「A社のB部門のCさんが、DプロジェクトのEタスクをF期限までに完了できない」というように、問題の主体や対象、目標や期限を明記します。
ステップ2 : 問題を分類する
問題を分類することで、問題の種類や性質を把握できます。問題を分類する際には、以下の4つのカテゴリーに分けます。
ファクト : 事実やデータ、証拠など、客観的に確認できるもの
イシュー : 意見や感情、判断など、主観的に考えるもの
アクション : 行動や対策、改善など、実際に行うもの
リスク : 予測や可能性、影響など、将来に起こるかもしれないもの
たとえば、「A社のB部門のCさんが、DプロジェクトのEタスクをF期限までに完了できない」という問題を分類すると、以下のようになります。
ファクト : DプロジェクトのEタスクの内容や工程、F期限の日付など
イシュー : Cさんの能力やモチベーション、B部門の雰囲気や評価など
アクション : Cさんに指導や支援をする、Eタスクを他の人に振り分ける、F期限を延ばすなど
リスク : Dプロジェクトの品質や納期に影響が出る、Cさんが退職する、B部門の士気が下がるなど
ステップ3 : 問題を優先順位付けする
問題を優先順位付けすることで、問題の重要度や緊急度を判断できます。問題を優先順位付けする際には、以下の2つの軸で評価します。
重要度 : 問題が解決されたときに得られる効果や価値の大きさ
緊急度 : 問題が解決されなかったときに発生する損失やリスクの大きさ
たとえば、「A社のB部門のCさんが、DプロジェクトのEタスクをF期限までに完了できない」という問題を優先順位付けすると、以下のようになります。
重要度 : 高い（DプロジェクトはA社の主力事業であり、Eタスクはその中でも重要な部分です）
緊急度 : 高い（F期限は近く、Eタスクが遅れるとDプロジェクト全体に影響が出る）
このように、重要度と緊急度の両方が高い問題は、最優先で対処する必要があります。逆に、重要度と緊急度の両方が低い問題は、後回しにしても問題ありません。重要度と緊急度のどちらか一方が高い問題は、バランスをとって対処する必要があります。
4.2. ビジュアル・ファシリテーションの活用
課題の分離を行った後は、ビジュアル・ファシリテーションを活用して、問題の解決に向けて進めていきます。ビジュアル・ファシリテーションを活用するには、以下のステップに従います。
ステップ1 : 問題を可視化する
問題を可視化することで、問題の全体像や構造を理解できます。可視化する際には、以下のポイントに注意します。
ファクトはデータやグラフなどで表現する
イシューは意見や感情などで表現する
アクションは行動や対策などで表現する
リスクは予測や可能性などで表現する
関係性や因果関係は矢印や色などで表現する
ステップ2 : 問題を共有する
問題を共有することで、問題の認識や解決に向けた協力を得ることができます。共有する際には、以下のポイントに注意します。
問題の背景や目的を説明する
問題が解決されたときに得られる効果や価値、解決されなかったときに発生する損失やリスクを評価する
重要度と緊急度の両方が高い問題は最優先で対処する必要があることを伝える
問題の解決策やアイデアを募集する
問題の解決に向けて、参加者から意見や提案を聞く
可能な限り多様な視点や発想を尊重する
アクションに関するフィードバックや評価を行う
ステップ3 : 問題を解決する
問題を解決することで、問題の影響を最小限に抑えることができます。解決する際には、以下のポイントに注意します。
問題の原因や根本的な問題を特定する
問題の解決策やアイデアを選択する
解決策やアイデアを実行する
解決策やアイデアの効果や結果を検証する
たとえば、「A社のB部門のCさんが、DプロジェクトのEタスクをF期限までに完了できない」という問題を解決すると、以下のようになります。
原因や根本的な問題 : Cさんの能力不足やモチベーション低下、Eタスクの難易度や工数の見積もりミスなど
解決策やアイデア : Cさんに指導や支援をする、Eタスクを他の人に振り分ける、F期限を延ばすなど
実行 : CさんとB部門の責任者やDプロジェクトのリーダーと協議し、解決策やアイデアを決定し、実施する
検証 : Eタスクの進捗や品質を確認し、Dプロジェクトの全体的な影響を評価する
以上のように、トラブルシューティングにおいても、ビジュアル・ファシリテーションを使えば、問題の正確な把握と対応するための優先順位の明確化ができます。また、問題の共有や解決に向けた協力も得やすくなります。ビジュアル・ファシリテーションは、ビジネスにおけるトラブルや問題の解決に役立つツールです。ぜひ、活用してみてください。
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