議事録のベストプラクティス: 文章力、図解力、時間編集力の活用法

はじめに

議事録はビジネスやプロジェクト管理において重要なコミュニケーションツールです。効果的な議事録を作成するために、文章力、図解力、時間編集力を活用しましょう。

文章力の活用

1. 構造化された文章

• 議事録は大量の情報を伝える必要があります。章立てや箇条書きを使って情報を整理しましょう。

• 重要なポイントを明確に伝えるために、適切な文体を選択しましょう。

2. 専門用語の説明

• 抽象度の低い方（具体性が高い方）は、専門用語を適切に説明することが求められます。

• 一般の読者にもわかりやすいように、具体的な例を交えて説明しましょう。

図解力の活用

1. グラフや図の作成

• 議事録にはビジュアル要素を取り入れることで、情報をわかりやすく伝えることができます。

• グラフや図を使ってデータやプロセスを視覚的に表現しましょう。

時間編集力の活用

1. イベントの順序

• 時間編集力はさまざまなことを時間軸の変化で表現する能力です。

• 議事録において、出来事の順序や進行を明確にするために活用しましょう。

具体例

• 抽象度が高い方（発注者）は、仕様書に基づき業務の範囲や量を規定します。抽象度が低い方（受注者）は、指示の内容を具体化し、議事録として確認します。

• たとえば、発注者が「プロジェクトの進捗状況を報告してください」と指示した場合、受注者は具体的な項目やグラフを使って報告を行います。

まとめ

議事録作成において、文章力、図解力、時間編集力を駆使して情報を整理し、わかりやすく伝えましょう。

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（以下はこの記事を生成するために使ったプロンプト等です）

この概要を元に、具体的な内容を展開してブログ記事を作成していきましょう。

プロンプト8

• 「この概要を元に、具体的な内容を展開してブログ記事を作成していきましょう。」とありますが、具体的な内容を展開できますか？

プロンプト7

• 見直した企画書に基づいてブログ記事を生成します

プロンプト6

• 8000文字にふくらませることは可能ですか？

プロンプト5

• 記事の一部ではなく全体を出力します。文字数は4000文字以内とします

アウトプット4

もちろんです。以下は、企画書の内容に基づいて生成された記事のタイトルの一部です。選択肢からお好きなものを選んでください。

1. 「議事録の書き方」ガイド: 抽象度の高い方と低い方の役割とは？

2. 「議事録のプロセス」を理解する: 受発注の関係と具体性の重要性

3. 「議事録のベストプラクティス」: 文章力、図解力、時間編集力の活用法

4. 「議事録の効果的な作成方法」: 抽象度の低い方のスキルアップ

5. 「議事録の役割と意義」: 口頭指示から具体化へのブリッジ

6. 「議事録の重要性」: 情報整理とビジュアル表現の力

7. 「議事録のプロフェッショナル」: 楽描人カエルンのアプローチ

8. 「議事録の具体例」: 文章と図解でわかりやすく

9. 「議事録の成功事例」: グラレコの受注数増加の秘訣

10. 「議事録のマスタークラス」: 時間編集力を活かす方法

どれが気に入りましたか？もしくは他にご希望のタイトルがあれば教えてください！😊

プロンプト4

• 企画書の内容を考慮し記事のタイトルを10個列挙します

プロンプト3

• 改善すべき点に基づき、企画書の構成の変更、推敲および校正します

プロンプト2

• 企画書を評価し、良い点および改善すべき点を列挙します

プロンプト1

- ブログ記事の企画書を作成してください
  - 読者
    - ビジュアル・ファシリテーションに興味がある人
    - グラフィックレコーディング、グラレコに興味がある人
    - プロジェクトマネジメントに興味がある人
    - 上記のいずれか、もしくは複数に興味がある人
  - 筆者
    - 楽描人カエルン
  - 目的
    - 楽描人カエルンへの興味関心を集めるため
      - グラレコの受注数を増やすため
      - 楽描人カエルンがデザインを行い、デリバリをしている研修講座を企業研修に採用してもらうもしくは受講者数を増やすため
  - 形式
    - note.comのブログ記事
    - Markdown
    - 8000文字以内
  - 文書の体裁
    - 実践者や専門家が使う用語を適宜利用すること
    - これらの用語に馴染みがない一般の人にもわかるように例示するなどで分かりやすくすること
  - 記事の概略
    - タイトル
      - 「議事録のベストプラクティス」: 文章力、図解力、時間編集力の活用法
    - コンセプト
      - 受発注の関係がある場合、議事録を書くのは受注者という暗黙前提がある
      - 抽象度の低い方（具体性が高い方）がかく
        - 抽象度が低い方は大量の情報を秩序立てて伝える能力を持つことが望ましい
          - 文章力：章立てや箇条書きにて構造を持った文章がかける
          - 図解力：さまざまなものをビジュアルで表現できる
          - 時間編集力：さまざまなことを時間軸の変化で表現できる
      - 抽象度が高い方は実務を抽象度の低い方に任せることが前提
      - 抽象度が高い方が抽象度が低い方主に口頭で簡単に指示を行う
        - 契約時には仕様書にて業務の範囲や量については規定してある
        - 業務の範囲や量に基づき工数が算定されそれが見積もり金額となる
        - 入札の場合は応札額となる
      - 抽象度が低い方が指示の内容を具体化しそれを議事録という形で確認してもらう
        - 議事録の基本は文章であるが、図解力・時間編集力により情報を整理することでよりわかりやすくできる
      - 具体例
        - 抽象度が高い方 = 発注者
          - 議事録を作成し入札を行う
        - 抽象度が低い方 = 受注者
          - 仕様書を参照し応札する
  - その他
    - 抽象度が高い = 具体性が低い
    - 抽象度が低い = 具体性が高い

参考0

• タイトル・案

  • 議事録をかくのは抽象度の高い方（仮）