職場のルーチンワークを自動化！IT初心者の事務員が取り組むアイデア３つ
こんにちは！
食品検査会社で事務員をしております、むらかにです。
私はITやデジタルとは無縁の社会人生活を15年ほど送ってきましたが、近頃、自分に活を入れてデジタルを活用して仕事を効率化する勉強をしています。勉強は苦手だけど、自分が楽をするためなら頑張れる！
前回、ペーパーレスのアイデアを考えましたが、その後、一歩進めて職場を巻き込んで業務の自動化に着手することにしました。
２ヶ月程度で初心者にもできる自動化アイデアを考えてみた
勉強したことや、これから勉強することをふまえて、同僚と上司にヒアリングを行い、職場のルーチンワークを自動化する改善アイデアを集めました。その中で私が決めたベスト3を発表したいと思います。また、アイデアを上司から評価してもらったのでコメントも載せておきます。ちなみに今回の改善活動のテーマは「作業を自動化してみんなが残業せずに早く帰れる状態を作る」です！
ベスト3は課題整理のため、5W1Hの形式でまとめてみました。
①月末処理の作業時間短縮のために、宅配便の請求書と送り状の照合作業をOCRを使って自動化する
請求書の照合作業って面倒で嫌ですよね！弊社も紙まみれなので私も月末は請求書の紙と格闘しています。これがもっと簡単にできたらな～っていうアイデアです。まずは紙の請求書をWebでデータがもらえる形にします。
最近、デジタル活用の勉強の一環でOCRを試す機会があり、なんかコレを良い感じにしたら、宅配便の送り状を撮影して、文字列から送り状番号と送り主を抽出してリスト化して照合作業に使えるんじゃないか？と思いました。
弊社は食品検査会社なので、検査品の食品表示（賞味期限とか内容量とか）の情報を社内システムに入力するという作業が毎日発生しています。なので、この「送り状記録アプリ」を頑張って作って、OCR後の文字列から必要な情報を抽出という技術が扱えるようになったら、発展形として表示の中の必要情報を社内システムに自動入力するということもできるかもと目論んでいます。
②押印の作業時間短縮のために、報告書のPDFファイルに電子押印するフローをPower Automate Desktopを使って自動化する
はい、皆が嫌いなハンコ作業！そもそもハンコを無くすという策がとれないための苦肉の策です。自動化するのも大事ですが、ハンコを無くしましょう！という気運を高めていく方向にも持っていく必要があります。
弊社は独自の社内システムを使っており、この社内システムを中心に業務が動いています。しかし、この社内システムは年代物なので、APIなんていう気の利いたものはついていません。Power Automate Desktopではマウスとキーボードの動きを再現できるので、うまく扱えるようになったら、社内システムへ入力する作業やデータを取り出す作業も自動化できるかなぁと思っています。
③日程調整の時間短縮のために、GoogleスプレッドシートやGASを使って日程調整を自動化する
日程調整もよくある煩わしい作業です。これもすぱっと自動化できると快適ですね。
日程調整する頻度が一番高いのが官能試験ですが、その他にも社内勉強会など日程調整が必要な業務に使えそうです。しかしながら、上司のウケはいまいちだったので、メールの自動配信とかの発生頻度が高い部分のみ抜き出してやってもいいのかなと思っています。
その他のアイデア
【業務課題】
外注先の検査機関はWebサイトにログインして報告書をダウンロードする方式だが、アップロードされる時間がまちまちなので、1日に何回も見に行かないといけない。
【改善策】
外注先の検査機関のWebサイトをスクレイピングして、更新されたら通知を出す、あるいはダウンロードを自動化する
【実装案】
GASでスクレイピングできるらしいが具体的には不明。Pythonのseleniumのライブラリでブラウザを操作できるらしいことは知っている。
同僚からぜひ自動化してほしい！と言われて、個人的にもすごく興味があったのですが、うっかり素人が手を出して取引先のWebサイトのサーバーを落としたら大変なことになるのでボツにしました。あとスクレイピングは禁止されているサイトも多いらしいので気を付けないといけませんね。
他社のデジタル改善活動仲間にアイデアを見てもらったよ
私はいまデジタル技術を活用した改善活動に取り組んでいますが、実は他社にも同じような人たちがいます。その中の二人にも第三者的視点で取り組み内容を見てもらいました。その結果、各課題への解像度はあがっている状態なのでOK、②の自動ハンコ押しシステムはなかなか良い。でも③の日程調整のやつは解決策のアイデアとしてはちょっとイマイチ。日程調整ツールは無料でも良いものがあるのでそっちの活用も検討してはどうか？とのことでした。私は覚えた技術を使ってみたい！って気持ちに引きずられていましたが、そもそも課題が解決すれば自分でやらなくてもいいんです！この点は良い気づきになりました。
まとめ
今回のアイデアの上司からの総評は、全体的に発想が小粒すぎる！との厳しい評価でした。でも、なんだかんだ上司と話していて気づいたのは、業務の中にたくさんの小粒の面倒な作業があって、でも、大規模にシステム化して採算がとれるほどのボリュームがないので、そのまま手作業で残っているという現実でした。こういう小粒な作業の効率化はシステム会社さんに頼めないので、やはり事務員自らがデジタルスキルを学んで、自らの手で自動化していくことには意味があると思いました。
ただし、一人でやっちゃうと中身がブラックボックスになってしまって属人化が進むので、周りを巻き込んでデジタル技術を誰でも使える状態にもっていくことを考えないといけないと思いました。
私もアラフォーなので、最近はそんなに勉強することもなかったのですが、近頃、こうやってデジタル技術を勉強して業務改善に取り組むことを始めて、すごく大変だけど楽しい気分にもなっています。このまま継続して頑張りたいです！
以上、ご覧いただきましてありがとうございました。