食品検査会社の事務員が考える職場のペーパーレス
自己紹介
はじめまして。
食品検査会社の事務員として働いております、むらかにです。
社会人歴15年、仕事では駆け出し管理職として四苦八苦しながら、夫と猫と暮らしています。性格はエニアグラムのタイプ6です。
テレワークが進まない仕事
コロナ禍も3年目となりましたが、私の職場は食品検査というモノを扱う仕事の都合上、テレワークが難しく、今も3年前とほぼ同じ業務フローで仕事をしています。
とはいえ、私の所属する事務方の仕事はテレワークをやれなくはなかったのですが、障害となったのは大量の紙。
検査室との調整、依頼の管理、報告書 etc 全て紙のため、テレワークの人が仕事をするためには出社している人がいちいち紙をスキャンしないといけないという煩わしさ。
うーん、だったら出社したほうが良いわ～ということで、今日までそのままになってしまいました。
ペーパーレスのためにできることを考えてみた
DXだのなんだので盛り上がっても、弊社はこの大量の紙をなんとかしないとどうしようもないぞということで、今回、小さいことながら、紙を減らすための解決策（アイデア）や、こうだったらいいなと思うことを考えたので発表します。
現在の作業手順の時代遅れ感が半端なくて公開するのが恥ずかしいのですが、きっと弊社と同じくITオンチの職場は他にもあると信じたい。令和だろうが、弊社はFAXだって現役です。
①報告書の電子押印
まず、紙といえばハンコ！
ハンコのために印刷した紙をスキャンしてPDF化するという、前時代的作業が残っています。法律的に絶対必要な紙の押印はあると思いますが、これはそんなんじゃない。
できれば押印自体を止めたいけど、慣習的に難しそう？
押印自体を無くせなくても押印した紙のスキャンからは解放されたいです。
また、社印の管理も厳しく、社印入りの紙の使用枚数を手動で記録して在庫の枚数とズレがないかを確認するという作業も発生しています。
電子押印であれば押印した数を自動でカウントしてくれるので楽。
現在：データを社印入りの紙に印刷→スキャンしてPDF化→メール配信→紙の原本の郵送
改善：データをPDF化→社印の電子押印→メール配信（紙の原本の郵送も無し）
完全にPC内で完結する作業にできれば、RPAツールのPowerAutomateでフローを作って一連の流れを自動化できるのではないかと目論んでいます。
②記入用紙のアプリ化
官能試験という食品の味やにおいを評価する試験がありますが、各人がアンケートを紙に記録する方式のため、この集計作業が地味に大変。
なるべく参加者に負担をかけない方法で、紙からデータへ移行したいです。
現在：参加者がそれぞれ紙に記録→担当者が紙の内容を読み取ってExcelへ転記して集計
改善：参加者がそれぞれスマホのようなデバイスでアンケート用紙を開き、入力→自動でExcelへ集約され集計されている！
Formsのようなものでアンケート用紙を作ればできそうな気がします。
会社備品として入力用のスマホを用意する必要がありそうです。
③報告書チェックを大きいモニターで実施
なぜかPC画面上では発見できない誤字が、印刷すると発見できるのって不思議ですよね。
私たち事務の仕事では、この誤字をチェックするというのも多くて紙も大量に消費しています。複数の紙を照合して内容をチェックしていくのでPCの画面だと厳しい。
机自体がモニターだったら良いのにと思って探したのがこれ。
これは海図用でPCのモニターではないようですが、イメージはこんな感じ。
もしくはVR空間に画面を出すというのも今はできるのかな。
現在：データを紙に印刷して内容および誤字チェック
改善：大きい画面に紙みたいな感じで表示して誤字チェック
これはすぐにはできないと思いますが、できたら便利だなというアイデアでした。
というか、誤字チェック自体を人がやらないですむようにしたい。
その他のアイデア
④宅配便関係のいろいろ
荷物の発送も多いわりに、いまだに手書きの発送伝票（送り状）を使っています。
月末には発送伝票の控えと宅配業者さんの請求書（紙）の内容を照合する作業も発生します。送り状発行システムとWEB請求書は早急に切り替えたいところ。
⑤体調管理記録表
コロナでおなじみのやつです。入口において出勤時に体温などを記入しますが、当然のごとく紙です。
これも各自がスマホで入力したら1箇所に集約される形式が良いですね。
⑥検査品の保管用の冷蔵庫冷凍庫の温度管理記録
業務の始まりと終わりに冷蔵庫類の温度の記録をつけますが、紙です。
温度を記録する「おんどとり」がクラウド化できるのでこれに変えたいですね。
⑦調理保存試験の手順書の閲覧
商品の消費期限を決定するために、惣菜をテストキッチンで実際に作って、指定の温度と時間で保存後、微生物の数を調べるという試験があります。
試験対象の惣菜の製造方法が書かれた手順書が紙なので、タブレット等に切り替えたいです。
⑧顧客とのやり取りの記録
依頼後に変更になったことや、顧客からのヒアリング内容は紙の依頼書に手書きで記入して情報共有しています。紙の視認性の良さと、追記の気軽さを思うと、いちいちファイルを開いて入力して保存して閉じるというのが面倒に感じてしまいます。
音声入力とかタブレットとかと組み合わせると良いのかもしれません。
⑨検査記録台帳
試験結果を一旦紙の台帳にメモして、社内の共通システムに転記しています。
転記ミス防止のためにも機器から直接データ入力もしくは紙に書かずに担当者が直接入力するようにしたいです。
⑩自分のメモ帳
B6サイズのメモ帳を使っており、何でもここにメモしています。社歴8年目で現在27冊目。
金属のリングがついているタイプで捨てる前の分別が面倒、机の中に古いメモ帳が大量に眠っています。手書きのほうが早いので、電子メモ帳に書いた内容が自動でどこかに集約されるといいなぁ。
まとめ
今回、ペーパーレスについて頭をしぼって考えた結果、思ったのはやっぱり紙ってスゴイなぁ！ってことでした。
私は、電子書籍も使っていますが、内容を頭に入れたい本は断然、紙の本派です。
こんなにデジタル化が遅れているのも、紙が便利すぎて不便をあんまり感じてないせいなのかも。
とはいえ、紙がたくさんの自動化できない単純作業を生み出しているのも事実なので、紙を減らしていくことは急務です。
確かに過去の繰り返しの単純作業は楽で、やり遂げると仕事をした気になるので、実は私はそんなに嫌いではないのですが、自分の時間をそんなことに費やしてはもったいない！
事務の仕事は無くなるなんて言われており、漫然と今の仕事をしていてはまずいという危機感だけはあります。
付加価値は課題の発見から生まれると思って、変化を恐れず改善につなげていきたいと思います。とりあえず、やらないことには何も変わらないので亀の歩みでも進んでいきたいです。
以上、御覧いただき、ありがとうございました。