テレワークを成功させるポイントは？
働き方改革が叫ばれている昨今、業務の効率化や生産性の向上は日本企業の課題になっています。今までテレワークを導入していなかった企業においても、今回の新型コロナウイルス感染症拡大防止と緊急事態宣言を受けて急遽、在宅勤務を命じられ自宅でお仕事をされる方も増えたのではないでしょうか。
Varealでは、2018年から全ての従業員を対象にテレワークを本格導入しています。Varealのテレワーク導入の課題、メリット、手順と成功させるためのポイントについて、従業員に対しておこなった調査に基づいてご紹介させていただきます。すでにテレワークを導入している、またはこれから導入しようとしている企業の皆様に、参考にしていただければと思います。
1. テレワーク導入の課題
テレワーク導入の課題についてVarealの従業員に調査しました。
調査結果によると、テレワーク導入の際に最も課題となるのが業務上のコミュニケーションです。
その理由は、オフィス勤務と比べるとテレワークはコミュニケーションの量が減ってしまい、業務上の情報共有が不十分になったり状況が把握しづらくなったりして、生産性にも支障をきたすためです。
次に、インターネット環境、作業環境の快適さが挙がっています。
遠隔での作業であるため、良好なインターネット環境は必須となります。また、長時間パソコンで作業をするには快適に作業のできる机や椅子が必要です。体への負担が業務を行う上でやりにくさを感じたりして肉体的にも精神的にも悪影響を与える恐れがあります。早速社内でも対策を取ることとしました。
普段オフィスでは従業員が集まって一緒に作業したり、わからないことは先輩に聞いたりとすぐに相談できますが、個別で作業するテレワークではそのような環境がないため教育を受ける機会が減ってしまいます。そのような他者との共同作業における効率化はテレワーク導入の大きな課題となっています。また、テレワークは孤独な雰囲気なので、モチベーション、集中力、寂しさに繋がる問題が生じます。
下記のグラフはテレワークの際、一般的に発生する技術的な課題についての質問に対する回答結果です。
Varealでは独自のセキュリティ基準を設けて実践しているため問題はありませんが、テレワーク導入に取り組むならセキュリティ面での課題にも注意しなくてはいけません。セキュリティ上での問題が発生する前に対策をしておく必要があります。
上述のように、コミュニケーションはテレワーク導入にあたり非常に重要なので、円滑にコミュニケーションを取れる環境、それを支えるツールの導入が必須になります。共同作業を円滑におこなうため、コラボレーションツールを導入すれば、テレワークでも業務が効率的に進められます。
2. テレワーク導入で得られるメリット
テレワーク導入で得られるメリットは下記のとおりとなりました。
通勤時間がなくなる、満員電車のストレスがない、時間の余裕が生まれる、時間が有効に使えるなど通勤に関することが主な回答になりますが、その他には働く場所を選べること、業務環境を自身の裁量でカスタムできること、ちょっとした休憩が自分のタイミングで取れること、休憩時間にベッドで睡眠が取れるなど、快適な自宅でリラックスして仕事ができることをメリットと感じているようです。
オフィス勤務では交通費、ランチ代などがかかりますが、在宅勤務であれば自炊することでお金の節約もできます。通勤時間がなくなり、時間が有効に使えるので学習時間が確保できて成長できたり、集中したいときに自分のペースで業務を進められるので人間関係のストレスが減る点などもテレワークのメリットになっています。
3．テレワークの導入手順
Varealでは2018年から全従業員を対象にテレワークを本格導入しましたが、円滑に業務を行うことができています。Varealのテレワークの導入手順としては以下の通りです。
(1) 各取引先にリモート勤務許可を取る。
リモートワーク（テレワーク）を許可する場合の条件として
・お客様との契約に準ずる事
・お客様の合意を得ていること
・生産性が上がること
・社内のセキュリティ基準を満たしていること
を設けています。
(2) テレワークのセキュリティ基準を確認する。
例えば次のような内容をセキュリティ基準として設けています。
1. 不正ログイン被害を避けるために、パスワード強度の確認
2. 第三者に通信内容を傍受され、無線LANアクセスポイント経由で不正接続をされないために、Wi-Fi 暗号化方式の確認
3. 万が一デバイスが盗また場合に備えた記憶媒体のデータ暗号化
4. デバイスの紛失時に備え、GPSで探せるよう設定
5. リモートで デバイスをロック可能にし、必要な場合はデバイス上のすべての情報をリモートで削除できるよう設定する
6. 取り扱いアカウントの２段階認証を有効にする
7. 離席時は画面ロックするようにスリープパスワードの使用
8. PCのファイアウォール設定などセキュリティ基準を確認
9. 会社指定のセキュリティソフトのインストール
(3) テレワークの勤務ルールを作る。
通常の就業規則とは別に、「テレワークに関する規則や規定」を整備しました。テレワーク条件、認める期間、就業時間、就業場所、業務上の情報の取扱い、費用負担、手当支給などに関するルールを決めました。Varealでのテレワーク導入は、働く時間を各自が選択できる就業環境を実現することにより、個人・チーム・会社として上げる生産性・成果を最大化することを目的としています。
(4) コミュニケーションの機会を確保する。
1. 顔を合わせる機会を増やす
オフィス以外の場所で仕事をすることによって同居する家族が気になったり、集中力が落ちたりしてモチベーションが下がるケースも発生します。日々のタスク目標をチーム内で毎朝聞くなりチームデースカションの回数を増やすなりして仕事に向かいやすい気分になるようにしています。チームの会話だけでなく社内全体の打ち合わせの回数も増やしています。また、気軽に楽しめる飲み会などをオンライン上で開催したりして、できる限り顔を合わせる機会を増やしています。
2. 有効なツールでのコミュニケーションを取る
基本的にはテキストチャット、Web会議、音声通話・VoIPソフトなどのツールを使います。つまり、単純にオンラインでのコミュニケーションを増やすことが解決策となります。Varealで一日あたりチーム内でとる平均のコミュニケーション回数の調査結果は下記のとおりです。
(5) コラボレーションの対策を立てる。
テレワークを行う際は、チャットなどで仕事に関するやりとりをする一方で、共有フォルダで同一ファイルを見られるようにすることも必要です。情報や書類などを簡単に共有して把握できるようにしないと認識齟齬が発生しやすいし、共同で行う作業の生産性が落ちます。更に業務効率を高めるためには、同じ情報にアクセスできる設定と同時編集機能のあるツールを使うなどの対策を立てました。情報の共有がスムーズにできれば認識の齟齬が減りますし、共同で作業ができればオフィスでもテレワークでも違いはないです。
気軽に質問ができる仕組みや関係性作りも必要です。業務で詰まってしまった時に、チャットで情報を伝えたり、共有ファイルを見える化したり、同時に訂正できるようにしたりしてコラボレーションの対策を立てることで、業務の効率を高めましょう。
4. テレワークを成功させるポイントは
1. 生産性の向上
テレワークの際、生産性を向上するには仕事上のルールをきちんと守る必要があります。日頃から自宅の作業環境を整備（投資）して仕事場として認識できる区切られた空間があることは同居する家族にとっても重要ですので、ちゃんと伝えて協力してもらいます。
チーム内のコミュニケーションを頻繁に取って、ミッションを明確に把握し、チーム戦略の策定と指示命令の実行はミッションから外れる様な行動をしない事、業務で詰まってしまった時すぐに状況を伝える事が重要です。日々のタスク管理がしやすくなるように誰が何に向けて作業をし、進捗が更新されているかを見える化します。
主要業績評価指標を定めた上でそのチーム、部署がきちんと機能しているかを評価する部署、さらに管理する部署、または人材（社長もしくは各拠点の支店長）を設置します。
2. モチベーションアップ を実現する
自宅で業務をおこなう場合、家族や同居人と話したり、雰囲気の快適さにより仕事のモチベーションが上がらないときはよくあります。そんなときはモチベーションが上がらない理由がどこにあるのかを分析して、自分自身の思考パターンを理解し、ポジティブな考え方に思考を切り替えることが効果的です。
仕事がおもしろく、チームのコミュニケーションも良好であり、自分自身も心身ともに健康で、やる気満々の状態であれば、個人のモチベーションは高くなります。行き詰まったときは深呼吸して、目の前の問題から少し視点を外してみたり、自分はどうして働いているのか、自分の人生の目的や最終ゴールは何であるのかを、静かに考えてみたりして心の中の整理整頓をするとやる気がアップし、モチベーションが維持できます。
3. 孤独感の解消
テレワークの際、家族で暮らしている方は家族とより多くの時間を一緒に過ごせますので最高ですが、一人暮らしの方は毎日の生活が変わりなく朝起きて、働いて、食べて、寝ての日々が続くと間違いなく孤独感を感じます。自分の部屋に一人だけで、会って話す人がいないと、寂しさを感じてしまい仕事のモチベーションや生産性が下がる可能性があります。
孤独感を解消するには時間管理をして業務時間以外に自分の趣味を生かすことが有効です。例えば料理を作るのが好きなら、工夫して作ってみたり、絵を描くのが好きであれば、色々な絵の具を利用して絵の練習をしたり、普段は時間がなくてできない趣味に集中すると、孤独感からくる辛い感情を乗り越えることができます。
また孤独感を感じた時は、電話などで友人の声を聞くと自分は一人ではないと感じ、親しい人の声は自分と他人の繋がりを思い出させてくれます。そして運動する、好きなお笑い番組をみる、などもストレス解消に有効なので、ポジティブな気持ちを持つことを繰り返してみれば、孤独感を感じる瞬間も少なくなります。
5. 中小ベンチャー企業を救う、無料ツール
1. Vareal WORK
テレワーク・リモートワークを推進するテクノロジー企業であるVareal（バレアル）株式会社が開発し、2020年4月13日より公開β版の無料提供を開始したオンラインミーティングツールです。無料で気軽にブラウザのみでWeb会議のできるサービスで、テレワークには欠かせないWeb会議に必要な機能が揃っています。近日中に組織での管理を可能とするオーガニゼーション機能をリリース予定です。現在は参加者最大5名まで利用可能です。
詳細情報：https://vareal.work
案内ビデオ：https://www.youtube.com/watch?v=tMTmM_iTHBA
登録デモ：https://www.youtube.com/watch?v=YGZtwWkyZyw
2. Google Meet
Google ハングアウトは、Googleが提供する統合メッセージングサービスです。2013年5月15日に初リリースされ、PC用にはGoogle Chromeの拡張機能、モバイル向けにAndroid、iOSのソフトウェアが提供されています。大人数チームの会議開催に利用できるオプションです。
詳細情報：https://meet.google.com/