2020年を振り返る（仕事編その①）

来年に向けて、２０２０年を振り返るシリーズ第３弾です。今回は、仕事を振り返ります。（長くなったので、その①としました）

２０２０年はコロナの影響もあり、３月末から私はほぼ在宅勤務をしています。出社は平均すると月に1回程度。それ以外は、すべて在宅勤務です。実は、産休直前も３ヶ月ほど、切迫早産になりかけていたため、自宅安静必須のため在宅勤務をしていました。しかし、今はリーダーとして６名のメンバーを見ながらプレイイングマネージャーとして仕事をしています。そのような立場で２０２０年どのようなことを取り組んでいたのか？とそして現在の状況や、仕事について考えていることをまとめたいと思います。

まずは、大きな「在宅勤務」の影響です。在宅勤務での大きな問題である「孤立感」というのを私のチーム内では感じなかったようです。取り組んだことは①週に1回のチームミーティングで自分の仕事に関する内容で「できたこと」を発表する②業務の「開始」「終了」メール時にコメントをする③チームの目標として、社内のコンテストに応募する。の３点でした。実は、どれも、意図的に実施したのではなく「どうやったらいきいきと働けるのか？」ということを考えおり、実際に「チャレンジ」したことが、結果として「ほぼ完全在宅勤務」という状況でも、クオリティを落とすことなく生き生きと働くことにつなげられたのではないかと思っています。

まずは、週に1回のチームミーティングです。他の人がどんなことがあったのかをストーリーとして理解できるような構成（できたこと①具体的な説明②なぜ、できたのか？本当にできたのか？③そのときの気持ち④明日からの工夫）なっており、わかりやすく聞けることで、「苦労」「工夫」などを感情的でなく、フラットに仲間に共有できる時間を週に1回設けていたことは意外な効果があったのだろうと思っています。自宅で一人でパソコンに向かっていると「何のために、仕事しているんだろう？」という気持ちになってくると思いますが、こういった定期的な「仲間」の話を聞くことができる場を設けることで、その孤立感を無くすようにしました。

また、私の部門では、在宅勤務時の「業務開始」「業務終了」のメールを上長にするのがルールです。そのメールを上長として受領する際、返信に一言書くようにしたところ、部下とのコミュニケーションが密になり、安心感がでたようです。例えば、業務終了報告に「実際したこと」と平行して「感じたこと」「疑問」「工夫の案」などを書いてくれると、その内容に対して、私の意見を書くようにしました。例えば「コミュニケーションが部門間で上手く行かず、時間が予想よりかかってしまいました」といったことが書かれていると「その原因はどこにあるのかメール見せてください」などとつながり、結果的には、本人にも、私にも大きな気づきになるようなメリットがありました。私の会社はWeb打刻を採用しているのですが、この一見マニュアルに思える「業務開始」「業務終了」メールは、意外にも好評でよかったな。と思っています。

そして、３つ目の「社内のコンテストにチームで応募」というイベントが在宅勤務が始まって３ヶ月ほど経ったときにあったので、よい引き締めになったのではないかと思います。このコンテストは「日々の業務に対して、効率化、質、スピードの向上」をしたチームが受賞する年に1回のイベントなのですが、当時私が新人リーダー研修を受け、上長からのアドバイスで「チームが同じ目標に向かっていけるようにする。という所を意識するといいよ」と言われたことがきっかけでした。そのとき、ちょうどよいタイミングで、その年の受賞者のメールを読む機会があり「よし、私のチームでもやってみよう！」と実践してみることにしました。去年の８月頃に以下のようなことを実践してみました。

「もし、この賞を私たちが受賞しているとしたら、私たちのチームってどんな状態ですか？キーワードでもいいので、出してみてください。」という質問を投げかけ、付箋に書き出してもらいます。５分ほどその時間をとって、皆さんに発表してもらうと「実はみんな同じことを考えていたんだ！」と言うことが明らかになってきました。私は、それまでは、色々な種類の内容がでてきたら「投票」しないといけないかな。と思ったのですが、カテゴリ別に分類できそうだったので、そこで分類していくことにしました。そしてできた「私たちチームのあるべき姿」です。

ここまでくると、後は簡単。現在の状態から、「あるべき姿」に変わるまでのギャップを埋めるためになにが必要かを書き出してもらいます。この時点では、具体的なステップも考えず「思いついたことを書いてもらう」ことにします。そして、みんなで発表。他の人の意見を聞いて、追加したいアイデアも、順次入れていきます。

アイデアがでたところで「現実的なステップ」や順番を考えていきます。この段階になってくると、「誰」がするのが効率的か？などで、自然と担当が決まっていきました。あとは、コンテスト応募の６月マでのタイムラインを引いて行き、担当者が実際にやっていく。という流れでした。

結果として、このコンテストの受賞は逃したのですが、チームの意識は格段に変わりました。「効率化、質、スピード」をあげるために何ができるか？ということが、自分の業務をしている際にも意識していることが「チームの週1回のできたことメソッドでの発表」でも感じることができました。

今回のこの「チームで目標に向かう」という団結力は、手前味噌ですがなかなかのものでした。ただ一方、スケジュール管理が少し雑になっていたかな？と思います。幸運なことに、チームでの仕事の受注が多く、そのような時間を割けなかったのも理由の一つですが「重要度、影響度」を考慮すると、もう少しやり方があったのではないか。と思っています。

そして、本日、めげずに来年のこの賞に向けた、目標づくりの時間を設定しています。１年経った成長した視点と、「本気で賞をとりにいく」姿勢で頑張りたいということで、具体的なアクションとスケジュールを立てる予定です。

ここまでが、チームマネジメントのお話です。こうやって振り返ってみると、自分がどれだけ、チームマネジメントの意識をしているかを思い出させてもらいました。

思いの外、長くなってしまったので、次回は、自分自身の働き方について書きたいと思います。

以前関連した記事を載せておきます。