◆用字用語の統一が生む信頼性～社内報、会報誌、広報誌成功のポイント

こんにちは。
東京文京区 護国寺 の広報をデザインする会社、株式会社ユー・エス・エスです。

社内報、会報誌、広報誌は組織のアイデンティティを表現する重要なツールです。しかし、複数の担当者が関わることで思わぬ落とし穴が生じることがあります。その一つが「用字用語の不統一」です。

今回は用字用語の統一がなぜ大切か、そしてどう実践すべきかを具体例を交えて解説します。

一貫性の重要性

異なる執筆者がいると、同じ内容でも表現が揺れることがあります。例えば「お知らせ」と「おしらせ」、「活動報告」と「活動報告書」のように、同じものを指しながら異なる表現が使われてしまうことがあります。

用字用語を統一することで、コンテンツ全体の調子やスタイルが一貫し、読みやすさが向上します。一貫したコンテンツは組織の信頼性を高め、特に新規の顧客や会員に好印象を与えます。

ブランドイメージの強化

広報誌や会報誌は主に外部向けの発信ツールです。そのため、用字用語の統一はブランドイメージの向上に直結します。例えば、ある企業が新製品を発表する際、「新製品発表会」と「新商品発表会」という表現が混在していたとします。これでは読者に混乱を与え、企業の一貫性や専門性に疑問を抱かせかねません。

具体的には:
• 「新製品」は技術的革新や機能向上を強調する傾向があります。
• 「新商品」は市場への新規投入を意味する傾向があります。

このような微妙な違いが、読者の製品への印象や期待に影響を与える可能性があります。一貫した表現を用いることで、企業のメッセージがクリアに伝わり、プロフェッショナルな印象を与えられます。

誤解の防止

用字用語が統一されていないと、読者に誤解を与えるリスクが高まります。

例えば、「売上」と「売り上げ」。同じ意味ですが、表記が異なると読者は違いを想像してしまうかもしれません。また、「顧客」と「お客様」、「利益」と「利潤」のように、ニュアンスが微妙に異なる言葉の使い分けも重要です。

用字用語を統一することでメッセージが明確になり、信頼性が向上します。これは正確な情報伝達の基礎となり、組織の信頼性向上につながります。

効率的な作業フロー

用字用語を統一するスタイルガイドを作成すると、作業効率が大幅に向上します。

例えば、新入社員が初めて社内報の原稿を書く際、「締め切り」「締切」「〆切」のどれを使うべきか迷うかもしれません。しかし、スタイルガイドがあれば迷わず「締切」と書けます。

明確なガイドラインがあれば、新しいメンバーでも統一感のある原稿を作成しやすくなります。効率的な作業フローを確立することで、コンテンツ制作をスムーズに進められます。

プロの校正者の活用

社内でいくらチェックしても、見落としは避けられません。そこでプロの校正者がいるデザイン事務所に依頼することで、用字用語の統一や文章全体の品質をさらに高められます。

例えば、「製品」と「商品」の使い分けや、「Web」と「ウェブ」の表記の統一など、細かい点も見逃しません。また、硬い表現をより親しみやすい表現に変えたり、抽象的な表現をより具体的で温かみのある表現に修正したりします。

外部の専門家の視点で見てもらうことで、社内では気づかなかった改善点が見つかることもあります。これにより、より分かりやすく信頼性の高い情報を提供できるようになります。

具体的な取り組みの実践

用字用語を統一するためには、以下のような具体的な取り組みが有効です。

• スタイルガイドの作成: よく迷う表現をまとめたガイドラインを作成し、全員に配布します。
• 共通用語リストの整備: 専門用語や略語のリストを作成し、定期的に更新します。
• 定期的なレビュー: 原稿完成後、具体的なチェックポイントを設けて確認します。
• フィードバックの促進: 執筆した原稿に対して意見を出し合う機会を設けます。

まとめ

社内報、会報誌、広報誌作成時の用字用語の統一は非常に重要です。これにより、コンテンツの一貫性や信頼性が保たれ、読者とのコミュニケーションがスムーズになります。

プロの校正者の活用も、品質向上に効果的です。特に間違いやすい言葉を見極めて統一感のあるコンテンツを提供することが、読者からの信頼を得るための鍵となります。用字用語の統一を重視し、高品質なコンテンツ作成に努めましょう。