会議を招集するのが得意な人苦手な人
とある社内企画がありまして、それをどうやって盛り上げていくか日々考えています。具体的な指示はなくて、わかっていたのは解決が求められる課題と、他のリーダーや一部のメンバーだけでした。
こんなとき、あなたならタスクシュートにどういうタスクを登録しますか？
社内企画のアイデアを出す
アイデアもってそうな人に聞く
アサインされた時にもらった資料をじっくり読む
過去の企画を調べてみる
などなどいろんな選択肢がありますよね。
どれかが正しくてどれかが間違っているということはありません。ちなみに私は、特にタスクは登録していませんでした。
あえて言うなら「とりあえず数日の間は様子を見る」という感じでした。
何日か経っても同じくアサインされたはずのリーダーの誰からも連絡が来ません。とはいえ3週間後には方向を決めて報告する必要があります。
私は最初に手を挙げるタイプではありません。ほんとなら誰かが始めてくれたほうがありがたい。
でも、このまま何も進まなくて締め切りの直前になってあせるのはとても苦手。重い腰を（実はそんなに重いと感じてはいなかったりします）上げて、自分でミーティングをセットすることにしました。
「ミーティングを設定する」というタスクは人によってはものすごくたやすいもののようです。息を吸うように調整さんをつくって関係者に送ったり、社内の会議招集を送ってくれる人がいます。
私には、これがなかなかの難物です。
簡単に分解すると
Why：開催目的、ミーティングを通じて何をなしえるか
What：ミーティングで何を話して、考えて、決めるか
Who：誰が参加するか
When：開催日時
Where：開催場所
How：そのミーティングをどう進めるか
です。得意な人はおそらく「誰が」が決まれば声をかけられるのかなと思います。その人たちに「いつ」なら大丈夫かを聞けば、招集を送ることはできるのでしょう。
私の場合は、そこまで決まったとしても招集のタイトルを何にするかとか、招集の本文に何を書くかが気になってしまいます。
気になるというよりは聞かれた時にそれを答えられない自分が怖いのかもしれません。
それを考えずに送っている自分じゃだめだと思っているのかもしれません。
具体的な会議設定の手順
ミーティングをセットする前に、必要な人たちのカレンダーを確認しました。必要な人たちと言っても2種類いまして、自分と同列のリーダーたち。そしてこの企画にアドバイスをくれる立場の人たちです。
3週間あるもののちょうどお盆休みをはさんでいて実際には締め切りの数日前しか予定の合うタイミングがありませんでした。
いったんそこをブロックした上で、事前に一部の人たちで話しておこうと考えました。ただ誰と何を進めればいいのかがわからないため、事前のミーティングを決めづらいなと感じました。
私は、会議招集を送ったことと、できれば事前に話すのもいいのではと提案だけしてあとは他の人たちにゆだねることにしました。
結果、ブロックしておいた日に会話ができてその後の締め切りまでの数日に追加の会議をして、無事に方向を決めて報告ができました。
タスクに自分の型をもつこと
今回、私が特にあせることもなく会議を設定して企画の方向を決められたのは、自分なりの型を身につけていたからだと考えます。
自分なりの型を見出して、いろんなケースで繰り返し実践していくと、どんどんその型を使いこなせるようになります。まるで自分の中にいるロボットが育っていくように。
ロボットが育つ条件として
決めた手順通りにやる
一定のペースで進める
達成感を覚えること
と講座の中で触れられています。
私が自分なりの型が身についていったのは、決めた手順で達成感を覚えられたからだと思います。
得意な人のやり方をそのまま真似ようとしても、自分には難しく感じてうまくいきませんでした。
一方で、「会議の中身が何なのか詳しくわからなくても、人だけ決まれば招集を送ってしまえる」人はいるわけです。
そんな人になれたらいいなと思うかもしれませんが、私はなれなかった。
でも、なれなくてもよかったんです。私は私。
詳細から入ることと顔が見えること
私にとっての型とは、詳細から入ることでした。すでに何度かやったことのある活動だからこそ、立ち上げ段階でどういうふうに物事が進んでいくのかある程度わかっていたのです。
また、初対面よりも顔の見える相手だとやりやすく感じます。当たり前だと思うかもしれませんが、決してそんなことはありません。
少数の人と深くつきあうのが得意な人もいれば、初対面が平気どころかむしろ深くつきあうよりも得意だという人もいます。
会議の情報や相手の情報が足りない中で動こうとするとびっくりするぐらいぎこちない動きになる自分がいました。
対照的に、いろんな情報を掌握している（と少なくとも自分で思い込めている）ときは、なんだか自分が頼もしくすら感じられます。
ミーティングをセットするタスクを分解したものを今一度掲載しますね。
Why：開催目的、ミーティングを通じて何をなしえるか
What：ミーティングで何を話して、考えて、決めるか
Who：誰が参加するか
When：開催日時
Where：開催場所
How：そのミーティングをどう進めるか
ざっくりしたWhatとWhoだけで動こうとしない。
情報を集める手順を丁寧に重ねていく。
もし私のやり方（型）に共感するならば、ぜひ試してみてください。
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