商品欠品のお詫びメールの例文・テンプレート

2018年5月15日 13:40

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商品欠品のお詫びメールの例文・テンプレート

ネットショップを運営していると、商品がメーカーで生産終了していたり、注文が一時的に殺到したために在庫欠品となるケースがあります。

お客様からのご注文に対して、商品を迅速に発送できない状況に陥った場合、お客様へのお詫びのメールを送る場合があります。今回、ネットショップ運営時に商品欠品が起こった時のお客様へのメール文例をご紹介いたします。

【目次】
◆ネットショップ運営時に商品が欠品した場合
◆商品品切れのお詫びメール文例、謝罪メール文例
◆メーカー終売・生産終了で商品が用意できない場合のお詫びメール文例
◆商品の注文殺到などによる一時欠品の場合のお詫びメール文例
◆商品の欠品と、次回入荷未定の場合のお詫び・ご相談メール文例
◆商品欠品のお詫びメールのワンポイントアドバイス
◆商品欠品のお詫びメールのまとめ

■ネットショップ運営時に商品が欠品（在庫切れ）した場合

ネットショップを運営していて、販売している商品が欠品となることがあります。欠品の理由は、メーカー生産終了や、商品が思わぬ特需で注文殺到のため在庫がなくなってしまうケースなど様々です。

メーカー終売、生産終了につき、仕入れることができない商品が売れてしまった場合と一時欠品のため、入荷時期が先となることに対するご相談の場合のメール文例をご紹介いたします。

欠品のお詫びメールの文例については、筆者が運営しているネットショップで商品が欠品した際に実際に利用しているメール文例です。

テンプレートとしてご利用いただければ幸いです。

■商品品切れのお詫びメール文例、謝罪メール文例

商品が欠品した際にお客様に送信するメールの文例を、欠品の状況別にメール文例をご紹介します。

①メーカー終売・生産終了で商品が用意できない場合のお詫びメール文例
②商品の注文殺到などによる一時欠品の場合のお詫びメール文例
③商品の欠品と、次回入荷未定の場合のお詫び・ご相談メール文例

①メーカー終売・生産終了で商品が用意できない場合のお詫びメール文例

【件名】
[ネットショップ名]○○様　商品欠品のお詫びとご注文のキャンセルについて

----------------------------------------------------------------------
このメールはお客様の注文に関する大切なメールです。
必ず内容をご確認下さい。
----------------------------------------------------------------------

○○様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。

ご注文いただきました商品についてですが、
メーカーで生産終了となっている商品でございました。

せっかくご注文いただきましたところ大変申し訳ございません。

大変恐れ入りますが、下記のご注文をキャンセルさせていただきます。
後日、ショッピングモールから自動で
キャンセル確認メールが送られてきますので
ご確認のほどよろしくお願い致します。

クレジットカード決済の方は、請求取り消し処理も行います。
お代金を請求されることはございませんので、ご安心ください。

-----------------【注文情報を記載】-----------------

[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日　○：○：○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード決済

[商品名] ○○○○○○○○○○

[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円

----------------------------------------------------

この度はせっかくご注文いただきましたのに
メーカー終売の為、商品をご用意できず誠に申訳ございませんでした。

今後このようなことがないよう、
販売の際は十分に注意させていただきます。
何卒ご容赦くださいますようお願い申し上げます。

最後になりますが、この度は当店をご利用いただき
誠にありがとうございました。

またの機会がございましたらよろしくお願い申し上げます。

---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】店長○○
ショップURL：http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

運営会社：株式会社△△
住所：〒601-0001　京都府京都市○○区○○町321
TEL：075-1234-5678　／　FAX：075-1234-5678
営業時間：平日○時～○時まで
----------------------------------------------------

②商品の注文殺到などによる一時欠品の場合のお詫びメール文例

【件名】
[ネットショップ名]○○様　商品欠品のお詫びと配送予定日について

○○様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。

ご注文いただきました商品についてですが、
現在注文殺到のため、商品が一時的に
欠品となっている状況でございます。

次回商品入荷予定が、

○月○日頃

となっております。

商品の発送について大変お待たせすることになり
誠に申訳ございません。

お急ぎの場合はご注文をキャンセルとさせていただきますので
大変お手数をおかけいたしますが、キャンセル希望のご連絡を
いただければと思います。

以下にご注文いただいております内容を
記載させていただきます。

-----------------【注文情報を記載】-----------------

[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日　○：○：○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード決済

[商品名] ○○○○○○○○○○

[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円

----------------------------------------------------

この度はせっかくご注文いただきましたのに
在庫欠品のため、商品をご用意できず
誠に申訳ございませんでした。

商品発送までお時間を頂戴いたします。

また、キャンセルご希望の方はお手数ですが
キャンセル希望とご返信くださいませ。

引き続きどうぞよろしくお願い申し上げます。

---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】店長○○
ショップURL：http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

③商品の欠品と、次回入荷未定の場合のお詫び・ご相談メール文例

【件名】
[ネットショップ名]○○様　商品欠品のお詫びと発送についてのご相談

○○様

先日は当店をご利用いただき誠にありがとうございます。

【ネットショップ名】の店長○○と申します。

ご注文いただきました商品についてですが、
現在在庫が欠品しており、商品がご用意できない状況でございます。
お急ぎのところ、誠に申訳ございません。

また、次回商品入荷予定が未定となっておりまして、
商品の発送時期についても未定の状況でございます。
重ねてお詫び申し上げます。

つきましては、商品入荷までお待ちいただけるか、
一旦ご注文をキャンセルとさせていただくかを
ご検討の上、ご連絡いただけますでしょうか。

ご迷惑をおかけいたしまして誠に申訳ございません。

以下にご注文いただいております内容を
記載させていただきます。

-----------------【注文情報を記載】-----------------

[受注番号]○○○○○○○
[注文日時]○○年○月○日　○：○：○
[ご注文者] ○○ 様
[支払方法] クレジットカード決済

[商品名] ○○○○○○○○○○

[商品代金] ○○○円
[送料] ○○○円
[合計] ○○○円

----------------------------------------------------

この度はせっかくご注文いただきましたのに
在庫欠品のため、商品をご用意できず
誠に申訳ございませんでした。

商品発送までお待ちいただけるか、
キャンセルとされるかのお返事のほど
よろしくお願い致します。

---------------【ネットショップの署名】-------------
【ネットショップの名前】店長○○
ショップURL：http://○○○.com
店舗連絡先:○○○@○○○.com

■商品欠品のお詫びメールのワンポイントアドバイス

商品が欠品したり、在庫が不足してしまうことでお客様に商品を発送できないというケースはネットショップ運営時に必ず通る道です。

商品の生産が終了していて、注文の商品が用意できなければ、お客様には代替となる商品を提案して了承いただいて発送するかご注文自体をキャンセルとするかの二択になります。

キャンセルの場合は、お詫びの気持ちと欠品の再発防止をお約束することは当然です。

ただ、お詫びしてキャンセルするだけだと、お客様は次回このネットショップで注文するのはやめておこうという気持ちで終わってしまうかもしれません。

そこで、お客様に「お詫びのクーポン」を発行してみる方法をオススメします。

楽天市場などのショッピングモールや、自社ネットショップでもお客様に対して割引クーポンを発行できる機能があります。

商品の利益率にもよりますが、5～10％の割引クーポンをお詫びとして差し上げてみましょう。

当店ではいつも、欠品が起こった場合や、配送トラブルがあったお客様にはこの方法で、割引クーポンを発行しています。

クーポンは、利用期限の設定が必要となりますので可能な限り長期間で期限設定を行ってあげるようにしましょう。

次回来店のきっかけとしてお詫びクーポンは有効です。

■商品欠品のお詫びメール文例のまとめ

商品が欠品した際にお客様にご相談、キャンセルのメールを送ることはネットショップを運営していれば日常的に起こる出来事です。

せっかく注文をいただいたのに商品が用意できないということほどネットショップを運営していて悔しいと思う瞬間はありません。

お客様はたくさんの商品の中から、取捨選択の上、自分のネットショップに足を運び、商品の購入手続きを行ってくれたわけです。

商品欠品の場合であっても、お客様に喜ばれる対応を心がけましょう。

今回は商品欠品時のメール文例を紹介いたしましたが、状況によっては電話連絡にてお客様に欠品のお詫びと代替え商品での発送、商品の入荷を待っていただけるかなどを相談しましょう。

参考になれば幸いです。

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