Excelで複数行を１行にまとめる方法

Excelで１つの情報が複数行で保存されていることはありませんでしょうか？
下の画像のような状態ですね。

人が見て終り、であればこの状態でも問題ないのですが、これをデータ集計しようとするとピボットテーブルにもできませんし、なかなか厳しい状態です。
今回はこのように複数行に分かれている情報を１行にする簡単な方法をご紹介いたします。

もし複数行のデータを１行ずつコピーして１つにまとめている方がいらっしゃいましたら是非ご覧ください。

■手順

方法は単純で

1. 複数行に分かれている情報を１行の参照にする

2. コピーして全行に貼り付ける

3. 並べ替えをしてまとめる

になります。

１．複数行に分かれている情報を１行の参照にする

複数行に分かれている表の右のほうに、各セルを参照するセルを１行で作ります。

これで１つ目の情報は１行で表現できるようになりました。
この後並べ替えをするための順番用として、一番先頭にROW関数で行番号を入れておきます。

２．コピーして全行に貼り付ける

この１行の情報をコピーして全データの分だけ貼り付けますが、この時コピーする行は１つの情報が３行になっていたら空白行も含めて３行コピーしてください。

次に貼り付けですが、コピーした行の倍数の行数を選択してから貼り付けます。
３行コピーした場合は、６行、９行、１２行・・・などです。
もし元のデータの１つの情報が複数行に分かれていたとしても、規則的に並んでいるのであれば元のデータの最後と同じ行まで選択すれば大丈夫なはずです。

Excelを複数行コピーして貼り付けるとき、コピーした行の倍数の行を選択して貼り付けると、その倍数分だけ貼り付けることができます。
逆にコピーした倍数でない行数を選択して貼り付けると、最初の１セット分しか貼り付けることができません。

３．並べ替えをしてまとめる

最後まで貼り付けましたら並べ替えをしてデータをまとめますが、その前に参照の状態を値で貼り付けなおします。
参照のまま並べ替えをしますと内容が崩れてしまいますので、必ず値で貼り付けなおしてください。
やり方は参照の列とROW関数の列をすべて選択してコピー、そのまま値で貼り付けるだけです。

値で貼り付けたら並べ替えをします。
並べ替える範囲を選択しますが、途中に空白行があるためCtrl+Aなどの一括選択はできません。
範囲全体の左上のセルを選択した後、範囲全体の右下のセルをShiftを押しながらクリックするなどで選択してください。
選択しましたら、ROW関数を入れていた列で並べ替えをします。

並べ替えをしますと、空白の行は最後に追いやられ、データのある行が先頭から連続して並びます。元の行番号順にしていますので、並び順も元のままです。

最後にROW関数の列は不要ですので列ごと削除して完成です。

■補足

元データが印刷を前提として１ページ分ごとにヘッダーやフッターがある場合があります。
その場合は１データの行数をコピー貼り付けするのではなく、１ページ分の行数をコピー貼り付けすると対応できます。

■最後に

人が見ることや印刷する事を前提に作られたデータは、データ集計しづらい事が多々あります。
しかし今回ご紹介したような簡単な方法でデータ集計用データを作ることができますので、もしそのような場面になりましたら、今回の方法を試してみてください。

最後までご覧いただきましてありがとうございました。