英語で仕事ができるようになる！英文メールで気をつけるポイント
あなたは英語でメールを書く時、文法ばかり気にしていませんか？
メールはコミュニケーションのためのツールです。そして、仕事におけるコミュニケーションでは相手との関係構築が重要になります。
そこで、今回は相手に親しみを覚えられやすいメールのポイントをご紹介します。
仕事のメールは英語のテストではありません。効果的に仕事を進めるため、ぜひメールでのコミュニケーション力を高めてください。
適度な量の省略を使う
省略ほうはカジュアルな印象を与えます。それを適度に使うことで、相手との距離感を縮めてください。
逆に、全て丁寧に書かれたメールは堅い印象を与えます。語数も多くなり、忙しい相手にとっては負担となります。
その観点でも省略法は適度に用いるメリットがあります。一方で、多用するとカジュアル度合いが過ぎてしまいます。そのバランスに気をつけてください。
例えば：
I am looking forward to ~
という文を入れる時、
Looking forward to ~
と省略することが多くあります。テキストメッセージなどでは"Looking forward!"だけの時もありました。
これは、むしろ省略する方が一般的と考えてください。
他には：
How about ~?
をよく使います。特にミーティングの日時を提案するときに便利です。
It seems ~やIt sounds ~も"It"を省略して使うことができます。
It sounds goodはSounds goodとして大丈夫です。
日本語をそのまま英訳したような文章は避ける
日本語では「もし〜であれば、〜していただけると幸いです。」という構文は一般的です。例えば、「もし苦手な食べ物があればお知らせください。」これを英語にすると：
If you have any dietary restrictions, please let me know.
といった風になります。しかし、If~, please ~はあまりネイティブの文章で目にしません。この例では、
Please let me know if you have any dietary restrictions.
が自然です。つまり、日本語をそのままの語順で英語にすると不自然になることがあります。
これは色々な英文のパターンを覚えることで身につけられる感覚です。できるだけ多くの英文に触れてください。
そして、日本語を英語に訳すという考えから脱却してください。英語で考えを言語化できるレベルを目指しましょう。
Chat GPTの英訳は少し堅い文章になる傾向
私もChat GPTで自分の英文メールをチェックすることがあります。非常に強力なツールでありあなたの英語学習にもぜひ活かしてください。
しかし、これまでの経験ではChat GPTの文章は少し堅すぎる印象です。そのままコピペして使うことは避けてください。
まず、あなたの英文メールのドラフトをChat GPTでレビューしてもらいます。そして、Chat GPTが提案してきた文章を確認して、堅すぎる部分を修正してください。
それができれば、Chat GPTはとても便利なツールです。生成AIは今後の私たちの仕事の仕方に大きく影響を与えるでしょう。
結論
英文メールでは相手との関係構築を念頭に文章を考えてください。それを踏まえると、適度にカジュアルな印象を与えることは重要です。省略法をうまく使ってください。
そして、日本語をそのまま英訳することは避けてください。あなたの考えを英語で言語化できるようになることを目指しましょう。色々なパターンの英文に触れてください。
Chat GPTは非常に強力なツールです。ぜひ仕事に有効活用してください。一方で、英文メールをChat GPTにチェックさせると少し堅すぎる文が返ってきます。必ずチェックしてトーンを修正してください。
英文メールの書き方のポイントについては私の過去のブログもご参照ください！