英語メール実践塾！覚えておくべきポイント3つ
あなたは仕事で英語のメールを書くときに何を気をつけていますか？
メールは簡潔、かつ効果的に書く必要があります。無意識に本来必要のない言葉を付け足したりしていませんか？
また、こんな時はどう書けばスマートか、悩むこともあるでしょう。
今回は実践的な英語メールのポイントをご紹介します！
はじめに
私は社会人一年目で海外ビジネスを担当していました。留学経験などない中で、英語でのコミュニケーションを必死に学びました。
メールは時間をかけて書くことができます。その分、ミススペルや文法の間違いは徹底的に排除する必要があります。なぜなら、そのような間違いがあなたの印象を悪くしてしまうからです。
また、ミスがないことに加えて、洗練された言葉遣いが大きなプラスになります。シンプルかつ効果的な文章を書く。これは、ビジネススキルの中で最も大切なものと言えます。
私は、そのように素晴らしい英語メールを受け取った時、保存していました。それを教材にして後から見返すようにしていたのです。人真似を繰り返すことで、あなたの英語メールも洗練されていきます。
今回はそのような私の経験の中から、覚えておくと役立つポイントを3つご紹介します。ぜひ参考にして、あなたも効果的な英語メールを書いてください。
お世話になっております、は要らない
「お世話になっております」はビジネスメールにおいて不要です。あなたはどうでしょうか？
英語のメールでも"Hope you are doing well."という文がこれに該当します。
そして、これは無駄な文章です。
まず大前提として、メールでは相手に伝えたい点を効果的に届ける必要があります。そのために、どう書けば相手が関心を持ってくれるかを考えます。
そうした時、"Hope you are doing well."という文は不要なのです。この文を受け取って、あなたの心は動くでしょうか？
相手の気持ちや考えを動かさない文章は無意味なものです。「お世話になっております」という文も同じです。
恐らく、いきなり本題を書くことに心理的な抵抗があるのでしょう。そこで、不要な一文をクッションとして挟んでしまっているのです。あなたにとってクッションとなっても、相手からは無駄な文章です。
もし無意識に使っているようであれば、やめてください。その代わりに、もっと心を込めた一文から始めてください。
私は大抵、お礼を述べることから始めます。相手と以前やり取りした時のお礼、いつも協力してくれていることへのお礼などです。
相手への真の思いやりを示し、そこから本題に入ることを心がけます。
あなたも、そのような気持ちでメールを書き出してください。
Business jargonを避けること
かっこいい英語のメールを書こうとして、冗長な文章になっていませんか？単語も、シンプルなものがあるのにわざわざそれっぽく聞こえるものを選んでいませんか？
そのようなものを"Business jargon"と言います。これは、ネイティブの人でも陥りやすい罠です。
洗練された印象を与えようとして、不必要に言葉で飾ってしまうのです。
私は留学中にNew York Timesの元編集者の講師から、効果的な文章の書き方を学びました。その際のことはこちらのブログでも書いてあります。
アメリカの政府は公文書のガイドラインでこれを明確に示しています。誰にでもわかりやすく、シンプルな言葉を使うことを推奨しているのです。
例えば、"assist"ではなく"help"を使います。意味は同じで、"help"の方がシンプルで伝わりやすいのです。
文を操る巨匠のウィリアム・シェイクスピアの例を見てみましょう。ハムレットで出てくる最も有名な一文を覚えていますか？
To be or not to be?
これ程までに短い文にも関わらず、多くの人にインパクトを与えています。そして、この文で一番長い単語の文字数は3文字です。
この例を見れば、効果的な文章とは長く複雑なものではないことがわかります。短く、シンプルなものこそが効果的なのです。
Save your inbox
最初のやり取りの相手をBCCに移すことがあります。特に、誰かを紹介してもらった時です。
メールでの紹介では、最初の繋ぎが終わったら相手は以降のやり取りに関わりません。そこで、BCCに移してあげることで、無駄なメールのCCを避けることができます。
ただ、いきなりBCCにすると相手も戸惑うことが考えられます。そこで便利な言い回しが"Save your inbox"なのです。
例えば以下のような文章になります：
I move you to BCC to save your inbox.
実際に、不要なCCメールでメールボックスが一杯になった経験はありませんか？それを避けるために相手をBCCに移してあげるのです。
私は最初にこの文章を見た時、とてもスマートな対応だと思いました。
他にも：
I'll be moving you to BCC to avoid any unnecessary emails in your inbox.
なども良いでしょう。
結論
洗練され、かつ効果的な英語メールを書くには無駄を排除する必要があります。
何気なく書いている「お世話になっております」のような文章は無くしましょう。書くのであれば、相手への感謝、思いやりを示す文を入れてください。
そして、Business jargonを避けるようにしてください。長く、複雑な単語より短くシンプルなものを選びます。相手に響く文章とは、極限までシンプルでわかりやすい文章です。
"Save your inbox"という表現は便利なので覚えておいてください。メールのやり取りで、相手をループから外すときに使えます。相手に対する思いやりを示しつつ、相手をBCCに移すことができます。
今回のブログを参考に、あなたもより素晴らしい英語メールを書いてください。