バックオフィスの品質を高めるには？ ゼロベースからの体制構築について解説

バックオフィスの品質向上は、企業の効率性と競争力を高める重要な要素です。本記事では、初めてバックオフィスを構築または改善する場合、ゼロベースアプローチが効果的な方法について紹介します。
このアプローチでは、現行のプロセスや業務をイチから見直し、最適な体制を構築します。記事では、具体的なステップと戦略、成功事例に基づいて、バックオフィスの品質向上に向けた方法を解説します。

事例企業のご紹介

合同会社ufu様
担当者名：田﨑円様
事業内容：採用市場に出てこない副業したい「優秀なバックオフィス人材」のリソース/ノウハウをマネジメントし、人手/ノウハウが足りない「ベンチャー企業」を支援。

合同会社ufuの概要

合同会社ufuは、ビジネスの効率化を追求する企業向けに、バックオフィス業務の最適化を提案するコンサルティング会社です。当社の強みは、独自のノウハウと経験豊富なスタッフによって、お客様の業務プロセスを徹底的に分析し、最適なソリューションを提供することです。 以下に合同会社ufuの主なサービスをご紹介いたします。

経理業務のアウトソーシング

経理や財務管理に関わる業務を効率化し、お客様のコスト削減に貢献します。
労務管理の最適化：労働法に基づいた社内ルールや労働時間管理の構築、労使トラブルの未然防止策を提案します。

ITシステムの導入支援

業務を効率化するITツールやシステムの選定から導入、運用までトータルサポートします。
戦略立案と運営支援：お客様のビジネス戦略に寄り添い、実行可能な運営体制の構築をサポートします。
また、合同会社ufuはお客様との強いパートナーシップを重視しています。定期的なミーティングを通じて、お客様の課題に対する最適な解決策を提案し、業務改革を実現します。さらに、専門家チームを活用して、お客様の業務状況やニーズに応じたサービスを柔軟に提供することが可能です。 これらのサービスを通じて、合同会社ufuはお客様の経営効率化、競争力向上に貢献し、持続可能な成長をサポートします。

バックオフィス業務（経理、労務など）に関しての現状やこれまでについて

私が2021年6月にこの会社に入社した際、コーポレート業務（バックオフィス業務）専任の社員は存在しませんでした。通常の経理業務などは外部業務委託者によって行われ、各業務は部分的な最適化で実行されていました。この現状に課題を感じました。

企業の事業が拡大していくには、バックオフィス全体の最適化が必要であると考え、ゼロベースからオペレーション体制を見直す必要がありました。まず、現状を理解するために全てのバックオフィス業務を詳細に検討し、必要な業務と不要な業務を区別し、優先順位をつけることを決定しました。このプロセスの結果、システム統合にも取り組むこととなりました。

私はスタートアップでのバックオフィス経験が豊富であり、その経験から、田﨑さんとは迅速に共通の課題と解決策について意見が一致しました。お互いの言葉や意図を多く説明する必要がないほど、円滑なコミュニケーションが可能で、これが私たちの関係を大いに助けたと考えています。

弊社サービスをご利用いただいての感想、費用対効果など教えて下さい。

当サービスではカバー領域の幅広さと、会社のフェーズや状況に合わせた柔軟な対応が非常に素晴らしいと感じました。当時M&Aなどの大規模な動きがあったため、バックオフィスの多岐にわたる業務への適応が不可欠でした。この点ufu様には適切なサポートをしていただき、大変助かりました。

また、「顔が見える」対応も非常に重要です。リモートワークが一般的になったことで、通勤時間の削減や従業員のワークライフバランスが取れるようになり仕事の質が上がりました。リモートワークでも十分、新たな課題や問題の発見、周りのサポートを十分にすることが出来ました。

現在、月次決算の大部分の業務を外部委託しており、その品質にも満足しています。ただし外部委託だけでなく、相互にプロセスを改善し合うアプローチを採用しており、要望を伝えると適切な対応を提供していただける信頼関係を築いています。この方法により、リソースを効果的に確保し、経理だけでなく労務、人事などの領域も進化させることができました。

さらに、当初オペレーション業務を担当していたコーポレートチームのメンバーも、バックオフィス業務のディレクションに移行し、組織全体の成長を支えています。この協力と連携により、バックオフィスの効率と品質を向上させ、会社全体の発展に貢献してくれております。

スタートアップ企業の皆さまにメッセージをお願いします

経理、労務、人事、法務などのバックオフィス部門は、高度な専門性を要求される分野です。企業によって詳細に細分化されることで、特定の個人に依存し属人的な仕組みが出来上がることもあります。属人的な仕組みが構築されることで、会社全体での仕組み化が出来なくなることがあります。最も重要なのは、個々の業務を単なるタスクとしてではなく、バックオフィス全体の総合的な視点を持ち、最終的な成果と目標像を明確に把握することです。そして、各業務に情熱を注ぎながら取り組むことが求められます。

バックオフィスの品質向上は、事業成長の鍵となります。常に改善を追求し、必要に応じてゼロベースから全体的な最適化を検討し、より効果的なプロセスを築いていくことが肝要です。

まとめ

バックオフィスの品質向上は、企業の競争力を高める鍵です。この記事では、バックオフィスの品質向上に焦点を当て、ゼロベースアプローチを用いた体制構築について解説しています。初めてバックオフィスを整備する際、ゼロベースでの体制を整えることは非常に難しいです。そのため、ゼロベースでバックオフィスを構築する際には現行のプロセスを理解して、最適な体制構築が必要になります。特にM&Aなどの大規模な変化が起こる場合には、適切に対応することが重要です。バックオフィスの品質向上は、業務プロセスの改善と効率化を通じて組織全体の成長に貢献してくれるでしょう。