【品質改善に向けて】マニュアル化のすすめ

こんにちは。中継ヘリコプター🚁です。

さて、今年も引き続き品質改善に向けたヒントや手助けになるような記事をあげていきたいと思いますのでよろしくお願いします。

今回はマニュアル化についてお話しをしていきます。

多くの会社では、必要な作業に応じてマニュアルが作られます。
マニュアルを作ることによって、
・新人の教育資料として活用する
・対応に迷った時に参考にする
・対応する人それぞれのばらつきが小さくなる
など多くのメリットを生み出すことができます。

しかし、中にはせっかくマニュアルを作っていてもうまく活用されていないことがあります。

なぜこのような状況が起こるのでしょうか？

ここからはその原因について少し考えてみましょう。

うまく活用できないパターンとして、会社のルールや今までの慣習、上からの指示などでマニュアルにしないといけない状況にあるとき、作業としてマニュアル化はやりますが、形だけの運用となりうまく活用できないことがよくあります。

活用してよ！と問いかけしても作業に関わる人が
「この作業にマニュアルは必要ない」
と感じていることが多いです。

じゃぁマニュアルなんて作らなくていいやん！
と思うところもありますが、、、

私としてはマニュアル化は積極的に検討すべきと考えています。

なぜなら
「作業にマニュアルは必要ない」
と感じているのは　”今”　作業を行っている人です。

この先の未来に作業を行う人は必要と思うかもしれません。
未来のことを考えた場合、すべきことは
「今行っている作業は長い目で見た時にマニュアル化しておく必要ないか？」
を検討することです。

検討の結果、
マニュアルが必要な作業においてはマニュアルを作成し運用する。
事前に検討しているため作業に関わる人たちがマニュアルは必要であると認識を持つことができ、形だけでの運用ではなくなります。

また、マニュアルにしない作業があった場合は「なぜマニュアルにしなかった」のかの理由を必ず残しておくことをお勧めします。
理由を残しておくことで、未来の人たちが同じ道を辿らずに新しい視点で再検討をすることができます。

この検討をひとつひとつの作業に対して実施することが、マニュアルをうまく活用するひとつのコツになりますのでぜひご参考にしていただければと思います。

それでもマニュアルにおいては別の課題によって、うまく運用ができないことがあります。。。それはまた別の記事にてお話しできればと思います。

今回は以上です。

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