無印良品のチェックリストと３色ボールペン活用術で捗るタスク管理術
現代人は常に数多くのタスクに追われている・・・というと大げさかもしれません。しかし、パソコンなどの技術の発達に従って１人の人間にできる仕事の量は良くも悪くも増えており、そのタスクをどうやって管理するのか？というのは多くの人にとって興味のある内容だと思います。
今回は、無印良品の元店長の筆者が８年間かけて熟成させた、「無印良品のチェックリスト」とペンを使ったアナログタイプのタスク管理術をお伝えしたいと思います。
【①無印良品のチェックリストの良さ】
今回使用するのは無印良品で８年以上販売されている「短冊型メモ チェックリスト ４０枚・１４行・約８２×１８５ｍｍ」です。https://www.muji.net/store/cmdty/detail/4550002794354
実は、私は無印良品を退職して独立し、文具屋を開くほど文房具が好きな割にほとんど無印良品の文房具を使っていませんでした。そんな私がこの商品だけは発売されてから毎日使い続け、年間２０冊、累計１５０冊以上使用し続けるほどのハードリピーターとなりました。私が考えるこの「短冊形メモ チェックリスト」の手放せない理由は大きく２つあります。
１つ目は「手に入りやすい」ことです。まず価格。税込１００円です。ワンコインです。更に日本各地に存在する無印良品で手に入って、ファミリーマートの無印良品コーナーでも店舗によっては手に入ることがあります。また、廃盤となってしまう商品もある無印良品の文具コーナーで８年以上継続して販売されており、同じものを使い続けられるというのも一つのメリットだと考えています。
２つ目は「立ったまま使える」ことです。店舗で働いている時、思い浮かんだ仕事を書き留める時にテーブルがあるとは限りません。日本語は英語と違って複雑な構造を持つ漢字を書くこともあるため、記入する際の行間が広いということは立ったまま記入する時には意外と重要なメリットとなります。また、チェックリスト自体が表を透明なカバー、裏面を筆記の土台にもなる厚紙で覆われているため丈夫です。（もちろん使用するに従って弱っていくのですが、その頃には買い替えするタイミングになっています）。さらにマニアックなメリットとしてはサイズが長財布ぐらいの大きさのため、ポケットに入れてもすこしはみ出すため、取り出しやすいというところもオススメです。
【②３色ボールペン情報活用術】
安価で、手に入りやすく、立ったままでも使いやすい。それだけでも便利なこのチェックリストですが、齋藤孝さんの３色ボールペン情報活用術（https://www.amazon.co.jp/dp/B00N4M5V6Y/ref=dp-kindle-redirect?_encoding=UTF8&btkr=1）の要素を取り入れていくことで更に使いやすくなります。３色ボールペン情報活用術についての詳しい情報はたくさんの方が語っているところですので説明を省略いたしますが、今回必要な要素だけ抜き出して説明すると、「黒い字は印刷物と色がかぶるから、パッと見てどこが手書きかわからない。黒色を使わずに青色・赤色・緑色に意味をもたせて書き込むとわかりやすいよ」というものだと言えます（だいぶ乱暴ですが） 私の場合は、下記のような意味合いでタスクを色分けしています
青色は冷静さ＝普通の仕事。赤色は血の色＝緊急・重要な仕事。緑色は森林浴などのリラックス＝できたらいいなという余裕のある仕事。多くの方の色のイメージにも合う設定だと思います。あえてここで黒を使わないというのが「３色ボールペン情報活用術」の注意点。タスクを記入する時点で仕事の重要性を【判断】していく癖をつけることが非常に重要です。ちなみに私はフリクションの４色ボールペンを愛用しています。３色タイプでも黒色部分を緑色のリフィルに差し替えれば使用できますが、黒色をノックして緑色が出るということに少しストレスを感じるため思い切って４色ボールペンを使い、黒色はタスク管理には使用しないという形をとっています。
でも、本当に３色ボールペンを使ったほうがタスクが見分けやすいの？と、思われる方もいらっしゃると思いますので画像で比べてみましょう。
どうでしょう。実際に比べてみると情報量に違いを感じませんか？ もちろん重要な項目は自分で判断できることなので、黒字であっても時間をかければわかります。ですが、パッと見てこれまでに整理したタスクの優先順位を思い出せるというスピード感が仕事をする上では大事だとおもいます。何かを思い出すために使う数秒の時間が積もり積もって数分、数時間になってしまいますし。また、すぐにこれまでに判断した内容を思い出せることは、脳の負荷を抑えることにもつながるため仕事の余裕にもつながると考えています。
【③チェックリストの使い方】
無印良品のチェックリストは天糊式で、切り離したり、切り離さずにペラペラとめくったりすることができます。その特長をいかしながら、私は上から順番に使用するルールを決めて使用していました。使用方法は上図の通り。１枚目から順番に使用方法とその理由を追っていきます
１枚目「時間の決まっているタスクを記載する」
１枚目のチェックリストには予め時間の決まっているタスクや予定を記入していきます。無印良品のチェックリストの表紙は透明なカバーであるため、その日の予定を確認したい時に表紙を開かなくてもすぐに確認することができて便利です。時間についてはチェックボックスの左に「８時＝⑧」といった形で簡単に記載することで把握しやすくなります。また時間の〆切がある項目についても「８時まで＝〜⑧」といった形で記入すれば一目瞭然です。時間軸は上から下へ進む形をとれば、自然に認識できるので、時間は前後しないように記載することをおすすめしています。また、空いている時間を見える化し、あとからタスクを書き込むこともできるように時間が連続しないタスクの間の行はあけておくこともおすすめします。
2枚目「やる時間の決まっていないタスク」を記載する
２枚目のチェックリストには、１日のうちでいつやってもいいタスクを記載していきます。ちょっとした空き時間ができた時にはこのリストを眺めることで、スキマ時間に何をするんだっけ・・・と思い出すだけで時間が過ぎてしまうといった悲しい事態を防ぐことに繋がります。１枚目のチェックリストでは時間を記載していたチェックボックスの左側には「コンテキスト」＝そのタスクを行うために行かなければならない場所や必要な道具を記載します。これによって「PC」＝パソコンを使った仕事をまとめてやってしまったり、「事」＝事務所にいかなければならない仕事をまとめて行ったり・・・と一緒にやった方が効率的なタスクをまとめて行うことに繋がります。
３枚目「今日増えたタスク（原則：明日にまわす）」を記載する
タスクを１枚目、２枚目に書き出したら、もうやる仕事は増えない・・・ということはまあ少ないですよね。そうなると、指示を受けた仕事や発生した仕事をどんどんと１枚目や２枚目に書き出していって・・・結局今日やりたかったことができなかったなんてことはよく起こります。４コマ漫画形式で紹介すると下図のような感じです。
せっかくチェックリストにタスクの分類を分けて、取り組みやすいようにスケジュールを作ったのに、新しく発生した仕事に片っ端から手を付けた結果やりたかったことが終わらずどんどん〆切が近い仕事が溜まっていく。こうなってしまうとどんどんと悪循環に陥ってしまいます。
そんな時におすすめしたいのが「仕事に追われない仕事術 マニャーナの法則・完全版」（https://www.amazon.co.jp/dp/B01M8KY98X/ref=dp-kindle-redirect?_encoding=UTF8&btkr=1）で紹介されている仕事術です。こちらもすごくかいつまんで説明しますと「今日追加された仕事で本当に緊急なものってそんなにないから明日にまわそうよ」という仕事術です。なんとも悠長な・・・と思われるかもしれませんが、下図の４コマでみていただくとその有用性が少し見えてくると思います。
スケジュールをきちんと組まずにはじめる仕事は１枚目や２枚目のタスク分類で行ってきた整理がなされておらず、あまり効率的には行えないのです。もちろん今日やるべき仕事が終わらせられた上で手を付ける仕事には問題ないのです。この追加で入ってきた仕事を預けてあげるためのシステムが３枚目のチェックリストの役割となります。そしてここでやりきれなかった仕事は明日に作成するチェックリストで再整理されてとりかかることができるという良循環につながっていきます
４枚目以降「分解・深掘りしたいタスク」
4枚目以降のチェックリストは１行ではすこし管理が不安なタスクを分解したり深掘りして記入していくのもおすすめです。クレーム案件など、慎重にならなければいけない案件ほど、細かく確認しながらすすめていくのが確実です。
【④毎日ゼロから書き直す】
チェックリストの使い方はシンプルなので、誰でも３色ボールペンと無印良品のチェックリストを買えば１０００円もかからず始めることができます。
ただし、ここで使用方法について一つだけお願いがあります。このチェックリスト、毎日新しく書き直してほしいのです。せっかく昨日タスクを書き込んでいるしそのまま今日も使えばいいか・・・となりがちなんですが、タスクの優先順位は毎日変動するもの。１日をどう過ごしていくのかを戦略的に考えていく時間として５分〜１０分もあれば終わるこの書き出し作業。面倒臭がらずにやっていただければ確実に仕事のスピードも忘れがちなことももれなくできるようになっていきます。
そして、毎日自分の仕事のルーチンワークを１枚目に書いていると、自分なりの必勝パターンや、そのパターンを崩して違う方法を試す・・・といった応用にもつながっていきます。ぜひ騙されたとおもって試していただければ嬉しいです。
いかがでしたでしょう。無印良品の税込１００円のチェックリストにここまで愛着をもって使い方を粘り強く考えた人間は珍しいと思います。ぜひ皆様が仕事をしていく上でのなにかヒントになれば幸いです。