「業務のルーティーン化」が事業化に

私の仕事は社内のコミュニケーションを活性化し、会社を変えていくこと。

活動を開始した1年前の4月、私は広報に所属するわけでもなく、一人で全社に部門の取組みを発信し、ブランディングを推進しなければなりませんでした。

そして活動の始まりに一人できめたこと。

それは

「毎月１回、全社に情報発信する」

発信業務をルーティーン化することに決めました。

１年間やり続けた結果、大きな効果が出たのでそのメリットをご紹介します。

①強制されない仕組み作りがちょうどいい

記事を一人一人に依頼していったら、ものすごい自分の負荷になりますし、依頼された方も辛いと思うんですね。なので、声はかけますが、あなたがやりたいならというスタンスで声掛けしてみました。ただし、やるなら、制作のお手伝いはしますよ。という感じです。

毎月この日に発信します！とメンバーに周知しておくと、その日を目標に多くのメンバーが記事を用意するような流れができました。また、この人には記事を書いて欲しいというメンバーには、個別に声をかけてお願いもすることもあります。

ですが、声をかけても、「間に合わない」「やっぱりやりません」「音信不通になる」そんなメンバーも沢山いました。でも、全然気になりません。「また今度お願いしまーす」と軽く返事するだけです。最初から、そういうスタンスで多くの人に声をかけているからです。

そういったメンバーも、他のメンバーの発信を見て、今月は絶対にやります！とやる気を出してくれるメンバーもいます。

ただし、記事が全くないというリスクを回避するために、自分で記事をせっせと作っていました。そいういったバッファの準備は必要です。

②みんなでやっている感が生まれる

「継続している」と、カイゼンが生まれます。より良いものになってきて、見てくれる社員が増え、社内の認知度がぐんと上がりました。インターナルコミュニケーションを始めると、「社内報を作るだけ」となりがちですが、発信をルーティーン化することで、「やれていないのではないか、自分一人だけでやっているのではないか」という不安から解消され、「みんなでやっている、成果に向けて前進している」という前向きな気持ちで仕事することができました。

②事業化する、周りの意識が変わってくる

発信スタートした時は、見てくれる人も　ほんのわずか。でも、毎月ルーティンで発行していくと、１回１回の発信は大したことないのですが、周りの反応が変わってきて、その流れが事業化してくるのですごいことです。

「これまで技術情報が定期的に発信されたことって、無かったよね。大きな変化だよ」と、多くの人が言ってくれました。年末、本部長から、社長がお前の仕事、すごい感動してたよ。とこっそり教えてくれました。

広報やマーケティングの仕事って、いくらでも自分のタイミング仕事できてしまいます。
・情報が集まった時にだけ
・自分の手が空いた時だけ
・気が向いた時だけ

そういった「非継続的な」作業にしていたら、事業化までできなかったと思います。今では、昨年の取組みが成果となり、自分のチームを持たせてもらえるようになり、自分一人で始めた毎月の発信が組織の定例業務になりました。

何か一人で始めることになったら、「業務のルーティーン化」やってみてください。