PTA総会の改革

こんにちは！
PTAかいちょーさんです。
公立中学のPTA会長として
PTA改革に取り組んでいます。

さて
年度末から年度始めにかけて
PTAは
大忙しです。

後任探し。
引き継ぎ。
予算案作成。
総会開催。
などなど…

なかでも
「PTA総会」
が、ひとつの山場です。

特に
コロナ前の
対面総会の時代は
なかなか大変でした。

うちの中学の対面総会は
こんな感じでした…

…
…
ある日の体育館を借りて、
PTAスタッフが早くから集まり
椅子をたくさん並べ
長机とマイクも用意します。

前方には
会長副会長や校長や司会者が座り、
横ちょの机では書記が議事録をとり、
座席には
新旧委員と先生方が大集合。

対面出席するひと以外に
委任状を提出するひともたくさんいて、
まずはこの委任状の数と出席者の数とを確認して
「総会が成立しました」の宣言をする、
というところから
始まります。
宣言したあとに委任状がぱらぱら出てきたりして
なんかとっても
バタバタハラハラさせられたのを
覚えています。

そして
対面の総会には、
過去から受け継がれた壮大な台本があり…

最初は副会長が司会をしているんだけど
途中で
「あらかじめ選ばれた議長」
に司会をチェンジ、とか。
会計報告やら活動報告を
担当が順番に前に出て長々と読み上げ、とか。
旧役員委員が解任されると
前方席の旧会長副会長も席を退き
新会長副会長にチェンジ、とか。

という感じで
儀式的な流れが
発言する一言一句とともに
決まっていました。

保護者は
嫌々ながらも真面目に参加。
先生方は
管理職命令で来ているものの
居眠り多発。

出席者の中の
ちょっと活動家のような雰囲気の方から
非常に細かい質問が大量に出されて
延々と質疑応答が続き
なかなか終わらなかったこともありました。
…
…

対面をやめて数年になりますが、
もはや
昔話の世界ですね😂
PTA歴10年のわたしは
語り部になったような気分です…

さて！
そんな対面総会は
コロナ禍の時代に中止となり、
かわりに
書面総会を開催するようになりました。
コロナ禍が落ち着いたあとも
対面総会には戻さず
書面総会を続けています。

書面総会では、
まず会員に総会資料を配り
Googleフォームで
議案への回答をしてもらい
集計します。

会場準備もいらなくなり
壮大な台本もいらなくなり
人数カウントも委任状の枚数確認も
先生の居眠りにハラハラすることも
なくなりました。

対面で
実際に顔を合わせるメリットもありますが、
顔合わせは
別の機会にやろうねってことにしてます。

こうして
今年も
書面総会の準備を進めています。
総会資料自体も
ペーパーレス化して
データ配信にすることも検討したのですが、
今回
たくさんの改革を手懸けるので
多くの人に目にしてもらえるよう
以前通りに
紙で配布することにしました。

以前通りと言っても…

昔は
事前にPTAスタッフが集まって
製本作業をしていました。
PTAの印刷機で印刷した紙を
机の上に並べ
指サックはめた人々が
ぐるぐるぐるぐる回って紙を集め
最後に
大きいホチキスで
ガシャン。
何度かわたしも参加しましたが
この作業
なかなか終わらないし
ちっとも楽しくない…

今はもう
そんな手作業は廃止し、
プリントパックとかに
データを送って
印刷製本したものを送ってもらいます。

印刷の外注
安いし早いしきれいだし
最高です！
二度と
あの人海戦術の時代には
戻りたくない…！！

さらに
今年は
この総会資料を
もっと変えてみたい！と
思っています。

手に取りたくなる総会資料。
開いてみたくなる総会資料。

オカタイ表紙をやめて
楽しいデザインの表紙にしたい！

そして開いたところには
まず
PTA改革の説明。

あれ？うちのPTAちょっと変わった？
って思ってくれるひとが
ひとりでも増えるように…！！

中身も大事だけど
見た目も大事！

楽しい総会資料を
楽しんで作っていきたいと思っています。