PTAの会議を改善

こんにちは！
PTAかいちょーさんです。
地元公立中学のPTA会長として
PTA改革を進めています。

先日の記事では、
PTA総会の改革についてお話ししました。

PTAには
この総会以外にも
年間通じて
ちょこちょこと会議があります。
「運営委員会」とか「常任委員会」
なんて言われるものです。

たぶん
多くのPTAでは
会則（規約）の中に
「総会」「運営委員会」「常任委員会」など
についてのとりきめが
載っていると思います。

各PTAが
総会や運営委員会などをやっているのは
会則に書かれているからなんですね。

だから、
会則を改正すれば、総会も運営委員会なども、なくすことはできます。
（民主的な運営ではなくなり独裁が許される状況になるので、全くオススメはしませんが…。）
なくさなくても、会則を改正することで、会議の回数や形を変えていくことはできます。

…ひとりごと

さて、
運営委員会などと呼ばれる会議は
総会から総会までの間の期間に
いろいろな決めごとをするために
運営委員を集めて開催するものです。
（と会則に書かれているはずです。）

そう。
決めごとをするんです。
「議すること」と「決すること」
のために開催するのです。

が…
わたしが関わったことのある
以前のPTA運営委員会は
こんな感じでした…

…
…
…会議がはじまると
まず
PTA会長挨拶
校長先生挨拶
副校長先生挨拶
と
挨拶オンパレード。
そして
担当の先生より各学年状況の報告
本部および各委員会より活動の報告
と
長々報告が続きます。

お話し好きの先生たちが
ノリにノッて話してくれちゃったりもするので
ここまでで
ゆうに1時間は越えてきます。
挨拶と報告が長いと
しゃべるほうも聞くほうもたいへんですが、
実は一番たいへんなのは
これを録音して文字起こしして議事録に残す
書記さんたちなのでした…。

その後
なにもなければそのまま終了。

なにか議案があれば
役員から簡単な説明があり、
質問は？と言われて
疲れたみんなは沈黙し、
賛成のかたは拍手を…と言われて
早く終わりたいみんなはパチパチして、
終了…
…
…

んんんんんん？？
決したかもしれないが
議することは
どうした？？？
なんか
形だけのパチパチ？
参加者は
パチパチ隊？？？

まだPTA歴が浅かった頃のわたしは
この
パチパチ隊要員として
参加させられるのが
ほんとにアホらしくて…
大キライでした。

が、
着々と会議を進める本部役員の前では
なにもできませんでした…。

そうしてわたしは、
自分が会長になって
会議を主催する立場になったので、
いろいろと
会議を変えてみました。

まず、
会議は
回数を減らし、
完全書面開催です。

運営委員（総勢数十名）へ
LINE WORKSで会議資料を共有し、
意見をGoogleフォームで集め、
審議（パチパチ）もGoogleフォーム。

挨拶は一切なし。
先生たちびっくりしながらも
ありがたがってました。

学校からの報告はなし。
必要があれば保護者会とかで報告してもらう
ということにしました。

各委員会からの報告は
書面にまとめて共有。

集計結果は
役員（会長副会長書記会計）が集合して
確認しながら協議。
ここは対面で。

集計結果と
役員協議の結果は
運営委員へ
またLINE WORKSで共有。

運営委員から出された意見の傾向などを
まとめてフィードバックすることで
次回の協議や審議に活かしていきます。

顔を合わせる機会がなくなって残念
という声もありましたが、
この改革は大歓迎されました。
パチパチ隊のために
わざわざ学校へ行くよりは、
自分のタイミングで資料を確認して
フォームに入力するほうがよい
と思うひとが多かったのですね。

フォームへの回答率も
年度初めより徐々に下がるものの
四分の三はキープ。
そして
対面のときよりも
いろいろなひとから
いろいろな意見がたくさん出されました。

いっとき
Zoomで運営委員会をやったときもあるのですが、
Zoomでは
対面以上に
ほとんど意見が出ることはなくて、
書面開催が一番
多様な意見が出されているように感じます。

書面開催を成功させるためのポイントは、
資料作成とGoogleフォーム作成
そして意見の取りまとめ
ですかね。

わたしは
資料作成が好きで
Googleフォームも作れたので
特に困りませんでした。
さらに
パソコン周りに強い副会長さんが
出た意見をAIを使って集約してくれたので
意見の傾向などが客観的につかめました。


共有するための資料を作ったり
Googleフォームを使えたりするひとがいないと
ちょっと状況違うかな…とは思います。

が、
対面開催の会議でも資料は作るでしょうし
審議したい内容について
説明を考えたりはするでしょうから、
それを共有すれば
案外スムーズに
書面開催できちゃうんじゃないかなと
思っています。
そしてGoogleフォームは
ほんとに簡単で便利なので
ぜひチャレンジしてみたらよいと思います。

あちこちのPTAで、
慣習にとらわれずに
自分たちなりの
活動しやすい形が
どんどん取り入れられて
いきますように…！！！

少しでも参考になれば幸いです😊