【在宅勤務下での重要課題】マネジメントがうまく回り出すための3つのカギ
“在宅勤務が導入されたけど、どうやってチームをマネジメントしてけばよいのかわからない……”
そんな悩みを抱えているマネジャーは多いのではないでしょうか。
今回は、マネジャーの役割を大きく３つに分けて、それぞれにおける在宅勤務下での課題と解決に向けたヒントをご紹介します。
1.マネジャーがもつ3つの役割と在宅勤務下での課題
1-1.目標達成のマネジメント ～見えずらい進捗と評価ポイント～
1つ目の役割は、チームの目標達成に向けたマネジメントです。
チームの方向性を示し、メンバーの目標設定～進捗～評価までの一連のPDCAを管理していきます。
在宅勤務下ではメンバーが「上司が忙しそうで相談がしづらい」「評価されているのか不安に思う」という問題を抱えやすく、マネジャー目線では下記のような課題がうまれます。
・進捗がみえにくいため、メンバーがきちんと業務を遂行しているのか不安になる
・評価の際に、成果以外で評価をつけることが難しい
1-2.メンバーの育成マネジメント ～見えない中での育成とメンタルヘルスケア～
2つ目の役割は、メンバーへの指導・育成のマネジメントです。
メンバーが健康な状態で業務に取り組めているか、業務を遂行するために必要な知識・スキル・コミュニケーションが身についていけているか、などメンバー1人ひとりに向けたサポートを行います。
在宅勤務下ではメンバーが「孤独を感じる」「長時間労働になりやすい」「目の前の業務以外を見る機会が減り、全体像が把握しにくい」という問題を抱えやすく、マネジャー目線では下記のような課題がうまれます。
・メンバーの健康状態に、これまで以上に気がつきにくい。
・メンバーが学ぶ方法として「見て、覚える」という場面が減り、教え方が難しい。
・ロールモデルや他部署との関わりなどが薄れ、育成環境が1対1になりやすい。
1-3.チーム活性化マネジメント ～低下する求心力～
3つ目の役割は、チームの活性化に向けたマネジメントです。
チームメンバーの一員として、モチベーション高く参画してもらうために、チームビルディングを行います。
在宅勤務下ではメンバーが「貢献できているのか不安」「チームの方針がみえにくい」という問題を抱えやすく、マネジャー目線では下記のような課題がうまれます。
・チームとして求心力の低下を感じる。
・マネジャーからの一方通行なコミュニケーションになりがちで、メンバーの考えや想いが伝わってこない。
2. 在宅勤務下でのマネジメントがうまく回り出す3つのカギ
2-1. 目標への達成感と納得感を生むためのPDCA支援をする
目標達成に向けたマネジメントで起こりがちなのは、マネジャーが抱える不安を払拭するために、厳しい監視の形で管理しようとしてしまうことです。
「相手の行動が見えなくなったから見えるようにする」というのは短絡的な考え方です。また、監視を強めることはマネジャーの仕事を増やすことにもつながり、自らの首を絞めることにもなってしまいます。
では、どうすればよいのでしょうか。
そこで意識したいのは、メンバーが自律して動くための感情【達成感と納得感】です。
この感情をメンバーが持てるようにするには、どのようなマネジメントをすればよいかを考えてみます。
まず初期の目標設定。
チームの方向性をしっかりと共有し、個々の目標設定を決めることが重要です。すると期末の目標到達度が明確になり、達成感に繋がります。
また、メンバー自身の役割が明確になることで、チームへの貢献姿勢を整えることができるので、モチベーションが上がり、業務への納得感も増すでしょう。
次に日常の業務遂行。
ここでは業務をどうやるかはメンバーに任せていきましょう。選択肢を持つことは自律した行動に繋がります。
しかし、放任することとは異なります。在宅勤務下では、対面のとき以上に丁寧なフィードバックやサポートをしていく必要があります。
コミュニケーション方法は、1on1が有効です。1回は短時間（15～30分）でよいので、高頻度で行うことがよいでしょう。
特にオンラインコミュニケーションが始まったばかりのころは、小さな疑問が質問できずに蓄積されやすく、放置した結果、事態が悪化してしまったということもよく聞きます。
最後に期末の評価。
オンラインコミュニケーションになったことで最も頭を悩ませることの1つと言われています。
人事評価制度を見直すことも大事ですが、マネジャーとしてできることは、メンバー各々の業務への取組み姿勢をなるべく見える化しておくことでしょう。
ー目標設定は、定量的か、または進捗率が把握がしやすい目標になっているか？
ー日々の業務進捗が記録されているか？
また、メンバー側からも評価への不安は大きいです。
その不安を軽減するためには、日々の1on1などのコミュニケーションを通してお互いの不安を解消し、信頼関係を築いていくことが非常に大切です。
2-2. メンバーのメンタルヘルスと成長実感に向き合う
在宅勤務下では、複数名が集まる環境は意図せずには発生しないため、上司と部下の関係性が1対1になりやすくなります。
これにより、特にメンバーの育成環境にとって上司の比重は高くなりやすく、影響力は高まる傾向にあります。
この環境で意識したいのは、メンバーが前向きに仕事に取り組むために必要な【成長実感】です。
成長を実感するためのものさしには、「自分の中での比較」「他者からのフィードバック」が必要です。
その2つの環境づくりをマネジメントとしてどうサポートしていくかについて考えてみましょう。
1つめは、業務遂行における頻繁なフィードバックとサポートがここでも重要です。
メンバーの中にある小さな質問をきちんと解消していけると、自主性を持った業務遂行がしやすくなるとともに、小さな成功体験を積み重ねていくことができます。
2つめは、1対1以外の環境を意識的に作りましょう。
自分の業務以外のものが目に入りづらい環境の中では、メンバーの視野が狭くなってしまうことが起こります。
そのときに、例えば他部署のミーティングに参加してもらうとしましょう。普段の業務だけでは見えないインプットができますし、自チームを一番知っている立場としてアウトプットを求められることもあるでしょう。
このような環境を増やすことは、自身の今の状況を客観的に確認する機会になります。
また、1対1での人間関係から広がることは、メンタルヘルスの観点からも有益です。
マネジャーが1人で育成を抱え込む必要はありません。積極的に周りを巻き込んでいくことで好循環をつくりましょう。
2-3. チームへの求心力を高めるためのリーダーシップを発揮する
チームの一体感が見えづらくなるなかで、マネジャーは、チームの求心力をいかに高めるかを考えなければなりません。
求心力とは、言い換えると、メンバーが【情熱】をもち、【エンゲージメント】の高い状態をつくることです。
そのためにマネジャーは、心理的安全性の高い場の中で参加意欲を高めていく工夫が必要となります。
そこで、工夫の1つとして紹介したいのは、「ストーリーを語ること」「生煮えの考えをシェアすること」です。
マネジャーが考えた結果としての方向性だけを示すことは、在宅勤務下のメンバーには情報不足だと考えられます。
結果に至った背景やメンバーへの期待などを語っていくことで、メンバー自身もチームの輪郭をつかみ、また会社全体の中での役割を想像することができます。
また、生煮えの考えとは、「検討した結果、だから〇〇だ」の前の段階のことです。生煮えの情報は、マネジャーの感情や試行錯誤もメンバーに伝わりやすくなるため、心理的安全性をつくるうえでも重要な要素になりますし、メンバーが自発的にチームについて考えるきっかけにもなるでしょう。
このように、在宅勤務下でのリーダーシップには、メンバーをパートナーとして信頼している姿勢をみせていくことが1つのカギとなります。
まとめ
今回は、在宅勤務下でのマネジメントがうまく回るための3つのカギとして、メンバーがどういう感情を持てていることが良い状態なのかを起点に、マネジメントを工夫してくヒントをご紹介しました。
相互が信頼関係を築き、お互いが見えにくい中でのチームづくりを考えるヒントにしていただければ嬉しいです。
弊社では、リモートワーク下での経営層やマネジメント層の悩みや課題に寄り添い、新たなチームづくりのご支援をしています。
ぜひお気軽にtrustyyleまでお問い合わせください。