小口現金をキャッシュレス化するメリットとは？方法も解説！

あらゆる企業において、従業員の交通費や事務用品の購入費といった経費の清算業務は必要不可欠な作業であることでしょう。経費を使用する際、小額の出費をその場で清算できるように会社に用意しておく現金のことを、小口現金と言います。

 この小口現金に対しては問題点を感じるといった声も多く、近年では社内のキャッシュレス化を推進する企業が増加しています。

 そこで今回は、小口現金をキャッシュレス化することのメリットや、キャッシュレス化の方法などを解説していきます！

 小口現金に問題を感じている方や、経費精算のキャッシュレス化を検討しているという企業の方は是非最後までご一読ください。

企業の経費精算における小口現金の問題点

そもそも、経費精算業務において小口現金を使用するとどのような問題点が上げられるのでしょうか。
以下では小口現金の問題点を3つご紹介していきます。

経理業務担当者や従業員への負担

小口現金は現金で取引を行いますが、小口現金出納帳と現金の数字の確認作業や清算処理業務といった細々とした作業が多く発生します。

 誤差が生じた場合には原因の追及を行わなければならないため、経理業務担当者にとっては大きな負担となります。

 また、小銭が不足しないように金額を用意するため、金融機関に出向いて両替しなければならないといった手間が発生する可能性もあります。

 さらに、テレワークを行う企業も多くなった近年、従業員が立て替えた分の清算を行うために出社を行うことの手間を感じる方も多くなっているでしょう。

 

計算ミス・領収書の紛失などのリスク

小口現金の計算は先述した通り細かな作業が多いため、実際の調査でも6割以上の経費精算担当者が「小口現金利用時に帳簿と残高が合わなかった」という経験をしています。

記入漏れや計算ミスといった間違い以外にも、小口現金を使用した際の紙の領収書の紛失といったリスクもあり、清算にひと手間かかってしまうといったシチュエーションも多いでしょう。

不正利用のリスクがある

小口現金は人の手で現金をまわしている為、不正利用のリスクが高くなるといった注意点もあります。

管理する額が大きくなれば不正利用される危険性も高くなるため、企業にとってはリスクが高く、経理担当者にとってはさらに負担となる業務ともなっています。

小口現金をキャッシュレス化することのメリット

小口現金の存在が経理担当者や従業員・企業にとって問題点が多いことが分かりましたが、キャッシュレス化を導入することでどのようなメリットを得ることができるのでしょうか。

以下では小口現金をキャッシュレス化することのメリットを4つご紹介していきます。

業務の効率化やミスの防止

キャッシュレス化することで、小口現金から現金を取り出して記帳するといった作業を行わなくても、使用した履歴をデータで管理することができます。

経費利用後の残高も一目でわかるため、数字を再入力したり計算する必要がなく、経費精算に関わる業務を効率化することができるでしょう。

また、システムで自動に計算を行うことができるため、計算ミスや入力ミスといった申請の際の間違いを防止できるのも大きなメリットであると言えます。

利用状況を確認できる

従業員が経費を使用した際、使用した金額をデータでチェックすることができるため、逐一現金の計算を行う必要がありません。 

リアルタイムで残高を把握できるため、使い過ぎを防止することができ、安心して経費を使用することができるでしょう。

不正利用の防止 

キャッシュレス化することで現金を人の手でまわす機会が無くなり、データで使用履歴が残るため、不正利用を防止することができるでしょう。

上記は企業にとってのメリットとなるのはもちろん、経理業務担当者にとっても心身的な不安を軽減できるといったメリットに繋がります。

個人立替や領収書発行の削減

企業の口座にそのまま請求されるシステムを用いてキャッシュレス化を行えば、従業員が個人で立替を行う必要が無くなります。

また、データで管理することができれば紙の領収書を発行する必要性が無くなり、手間を減らしたりペーパーレス化の促進を実現できます。

小口現金をキャッシュレス化する方法3選

小口現金のキャッシュレス化を行うことのメリットが分かったところで、実際にキャッシュレス化を行うにはどういった手段があるのでしょうか。

本記事では、小口現金をキャッシュレス化する方法を3つご紹介いたします。

交通系ICカードの利用

交通費が発生する際には、交通機関が発行している交通系ICカードを利用することが可能です。

履歴や管理もデータで印字することができるため、移動や出張などが多い職種の方には特におすすめです。

経費精算システムの導入

キャッシュレスに対応している経費精算システムを導入することも、小口現金をキャッシュレス化する際に必要な方法です。

経費精算システムを導入すると、電子マネーや交通系ICカードのデータをそのまま取り込むことができるため、手入力の手間を省くことができ、ミスを防ぐことができるでしょう。

支払依頼の際に必要な請求書のデータなども自動で読み取る機能があるなど、業務効率を上げることができるのも大きな魅力です。

法人プリペイドカード・クレジットカードの利用

法人プリペイドカードや法人クレジットカードといった法人向けのカードを利用することも非常に有効なキャッシュレス化の方法です。

法人向けカードを作成して経費の使用の際にカードを用いることで、キャッシュレス化をスムーズに行うことができるでしょう。

クレジットカードを利用する際には使い過ぎや不正利用が起こらないように注意が必要となりますが、プリペイドカードであればチャージした金額のみしか使用することができないため、安心して利用ができます。

小口現金をキャッシュレス化する際のポイントとは？

小口現金をキャッシュレス化する際には、いくつか注意する点が挙げられます。

以下で解説していきますので、キャッシュレス化を検討中の方はご参照ください。

キャッシュレス化の移行期間を設ける

小口現金をキャッシュレス化するにあたっては、キャッシュレス化の移行期間をしっかりと設けましょう。

いきなりキャッシュレス決済のみとなってしまうと従業員も戸惑い、トラブルが生まれてしまいかねません。

規模が大きい企業である場合、1つの部署から経費精算の仕組みを変更していくなどという方法によって徐々にキャッシュレス化に慣れていくのが良いでしょう。

キャッシュレス化の目的を計画にする

キャッシュレス化を行う際には、何を目的として実行するのかを明確にしましょう。

目的の例としては、
・ミスの軽減
・業務効率化
・不正予防
・ペーパーレス化
・リモートワークの促進
などが挙げられます。

 目的によって適切なキャッシュレス化の方法が異なりますので、どういった目的がメインであるかを決めることで企業の状況に合った業務改善を行っていきましょう。

運用ルールを設ける

キャッシュレス化を行ってシステムや決済手段が大きく変わる際には、経費精算に関する運用ルールをしっかりと設け、従業員に認知してもらいましょう。

新しいシステムを導入した際にはトラブルが付き物ですので、予めルールを明確化することでスムーズに業務を進めてもらう事が重要となるでしょう。

小口現金のキャッシュレス化にはBizプリカがおすすめ

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小口現金をキャッシュレス化するメリット｜まとめ

 本記事では、小口現金をキャッシュレス化する際のメリットや方法をご紹介しました。

小口現金の使用に慣れてしまっているという企業にとっては、システムを変えることに対しての懸念や不安もあるかもしれませんが、キャッシュレス化に移行することで現在の問題点の解決や業務効率の向上が実現できるでしょう。