法人カードで経費精算を行うメリットや手順・注意点とは
企業や法人にとって、毎月の経費精算は時間や労力がかかる業務であり、負担に感じている方も多いのではないでしょうか。
そんな経費精算の業務効率化を実現できる方法として、法人カードの利用が挙げられます。
本記事をお読みの方の中には、法人カードの導入を検討しているものの、未だに踏み切れていないという方もいらっしゃることでしょう。
そこで本記事では、法人向けカードを経費精算に利用することのメリットや手順をご紹介していきます！
導入の際の注意点も解説していきますので、是非ご参考に最後までご一読ください。
法人カードで経費精算を行うメリットとは
実際に法人カードを利用して経費精算を行うとどの様なメリットを得ることができるのでしょうか。
本項目では、法人カードで経費精算を行うことのメリットを3つご紹介していきます。
メリット1.経費精算に関する業務の効率化
法人カードを利用することで、現金を使用せず経費精算を行うことができます。
そのため、経費精算の際に紙の領収書や請求書の作成・提出といった複雑な作業を省くことができるようになります。
また、申請の際に生じるタイムラグを減らすこともでき、従業員のストレスを無くして業務を効率化することもできるようになるでしょう。
メリット2.従業員が行う立替払いの廃止
法人カードを利用すれば、加盟店から企業のへ直接請求が届く仕組みとなっているため、従業員が一時的に費用を立て替える必要がなくなります。
上記は清算の際に手間を減らすだけでなく、高額な経費利用の際に従業員に負担がかかることを防止するといった効果もあります。
メリット3.経費の申請ミスや計上漏れの防止
現金による支払いが無くなることで、現金を人の手で数えるといった業務が無くなります。
また、経費精算システムと連携することができる法人カードも多く、自動で利用明細データを取り込むことで経費の申請ミスや計上漏れといったトラブルを防ぐことができるようにもなるでしょう。
法人カードで経費精算を行う手順を解説
法人カードを利用して経費精算を行う事で多くのメリットが得られると分かったところで、続いては実際の経費精算の手順を解説していきます。法人カードを作成するという際にはぜひご参考にして下さい。
法人カードの選択
まずは、どの種類の法人カードを作成するかを選択しましょう。
法人カードには、
・後から引き落しされる形式のクレジットカード
・あらかじめお金を入金する形式のプリペイドカード
・口座から即時引き落としされる形式のデビッドカード
など、様々な種類が存在しますので、それぞれのメリットと自社の状況を総合的に捉えて、的確な法人カードを選択しましょう。
法人カードの申請・作成
利用したい法人カードの種類が決まったら、実際にカードの申請を行って作成していきましょう。
法人カードの作成にあたっては、郵送での申し込みまたはオンラインでの申し込みがあります。
法人カードは個人のカードのように即日発行に対応していることは少ないため、カード発行まで2〜3週間ほど時間がかかると理解しておく必要があります。
できるだけ簡単かつスピーディに申し込みたいという場合には、オンラインフォームを利用した申込みを行う方がおすすめです。
また、プリペイドカードであれば、申し込み時に与信審査や必要書類がないことがほとんどですので、手軽に作成することができるでしょう。
経費精算システムとの連携
企業で経費精算システムを導入しているという場合には、経費精算システムとの連携を行うことで、法人カードを利用したデータをそのままシステムに取り込むことが可能となります。
経費精算システムとの連携を行うと、経費精算にかかる業務を大幅に効率化できるだけでなく、経費の不正利用を防止するといった多くのメリットを受けることができます。
自社に合った経費精算システムを上手く利用することによって、法人カードを最大限活用していきましょう。
従業員ごとの法人カードの発行・配布
従業員や社員が法人カードを使用できるように、カードの発行や配布を行う必要があります。
法人カードを発行する際には、「使用者追加書」などを提出し、カード会社に必要な枚数の発行を依頼しましょう。
カードが発行できたら、使用する前に管理者サイドで従業員のIDとその人が利用するクレジットカードを紐付けて、紐付けた情報に従ってカードを該当する従業員に配布します。
法人カードを持たせたい社員の数と、選択する法人カードの発行可能枚数が適応しているかは予め確認しておきましょう。
法人カードを利用して従業員が支払いを行う
法人カードが届いたら、実際にカードを利用して従業員が支払いを行いましょう。
ここでは直接口座（もしくは、予めデポジットされた分）から引き落としが行われるため、現金の取扱いを行う必要はありません。
支払いを行ったら、その内容を記載した経費精算書や、必要があれば領収書を上司や経理部門に提出します。
経理担当者による経費精算
従業員の申請内容に不備が無ければ、上司は内容を承認し、経理担当者は申請内容を確認することで会社から一括して支払いを行うことができます。
このように立替金の清算処理を行う手間が必要無いため、計算ミスによるトラブルや経理担当者の負担が無くなります。
また、ここで経費精算システムや会計ソフトと連動していれば、内容は自動でシステムに取り込まれるため、手入力を行ったり仕訳を行う手間も省くことができ、とてもスムーズかつ効率的です。
法人カードで経費精算を行う際の注意点とは？
法人カードで経費精算を行う方法がとてもスムーズであることがお分かりいただけたのではないでしょうか。
しかし、法人カードを使用する際には以下でご紹介する4つの点に注意する必要があります。
クレジットカードの場合は支払いから清算までに時間がかかる
法人カードには大きく分けると法人クレジットカードと法人プリペイドカードの2種類が存在することをお伝えしましたが、クレジットカードを利用した際には、支払いから清算までに時間がかかることに注意する必要があるでしょう。
上記はキャッシュフローの安定化につながるというメリットとなり得る一方、残高管理という面では注意が必要となるでしょう。
また、カード会社によっては決済後に利用明細が確定されるまでかなり時間がかかる場合もあるため、月末に発生した利用明細が月初めになっても分からない場合もありますので注意しましょう。
年会費や手数料など発生する費用を確認する
法人カードは、発行することで手数料や年会費が発生するものが多く存在します。
経費精算の手間や労力が削減されるということを考えると上記のコストはかなり低いといえますが、企業の予算と相談し、予め確認しておくことが重要となるでしょう。
二重計上に注意する
法人クレジットカードを利用した場合には、領収書とクレジット売上票が発行されます。
そのため、領収書とクレジット売上票を別々に保管していていると、別の経費だと勘違いして二重計上してしまうリスクがありますので、注意が必要です。
二重計上のまま申告した場合には、税務署に不正と判断されて会社がペナルティを受ける可能性がありますので、領収書とクレジット売上票は一緒に保管するようにしましょう。
また、毎月の決済日に引き落としに関する問題が生じていないか、カード単位の処理を行ったり、カード利用者との連絡方法を工夫することが重要です。
法人カードの利用に関する運用ルールを作成する
法人カードの利用に関しては、 従業員に対して運用のルールを明確にしておく必要があるでしょう。
例えば、カードの利用範囲を決めておかなければ、経費の対象となる物以外にもカードが利用される可能性があります。
不正に利用されることを防ぐためにも、領収書の提出を徹底するといった運用ルールを設ける必要があります。
また、利用金額に関してもルールを明確化しておかないと、経費の使い過ぎといったトラブルを生む可能性があるでしょう。
役職や部署ごとに、利用可能な上限額は予め決めておくのが安心ですね。
まとめ｜経費精算を法人カードで行うメリットとは？
本記事では、法人カードを経費精算に利用することで得られるメリットや実際の手順・使用する際の注意点についてご紹介しました。
【法人カードを活用するメリット】
・経費精算に関する業務の効率化
・従業員が行う立替払いの廃止
・経費の申請ミスや計上漏れの防止
法人カードの導入は業務の効率化にも役立ちますが、今回の記事の中でもご紹介したように、クレジットカードは支払のタイミングがずれてしまったり、利用に関するルールを細かく定める必要があるなど、導入にハードルを感じる方もいらっしゃいます。
法人カードには種類があることをお伝えしましたが、あらかじめお金を入金する形式の法人プリペイドカードを導入しようとお考えの方には「Bizプリカ」がおすすめです。
BizプリカはMastercardの加盟店で利用でき、必要な額をカードに事前チャージして使用することができます。
1円単位でチャージ・チャージ戻しを行うことが可能で、経費精算システムとの連携も行うことができます。
本記事でご紹介した法人カードの注意点に関しては、法人クレジットカードに該当するものが多く、法人プリペイドカードを活用すると解消できることも多く見られました。
経費精算の効率化を行いたいとお考えの企業のご担当者様は、是非Bizプリカを活用してみて下さい。