面倒な経費精算を効率化したい！導入しやすいシステムは？
経費清算にまつわる業務は、どんな企業にも必須の業務ですが、時間と手間がかかることから面倒に感じる方も多いことでしょう。
早めに済まそうと思っていても、つい後回しにしてしまうという方も少なくないのではないでしょうか。
今回は、そんな経費生産の「めんどくさい」ポイントの具体例と、経費精算の手間を解消できるようなシステム・制度をご紹介していきます！
経費精算についてのお悩みを抱えている経理担当の方は是非最後までご一読ください。
経費精算における「めんどくさい」ポイント
企業において従業員が一時的に立て替えた費用を清算して支払う経費精算。
経費精算を正しく行う上では、申請者・承認者・経理担当者の3つの立場で業務を進めていく必要があり、それぞれの立場において抱える悩みは異なります。
本項目では、三者それぞれが抱える経費精算の「めんどくさい」ポイントをご紹介していきます。
めんどくさいポイント1.【申請者】経費申請のための出社
経費精算を紙で行っている場合、領収書原本を使用した業務を行う必要があるため、経費申請書を作成するために会社に出社しなければならなくなります。
出張やテレワークなどを行っている方にとっては、経費精算のためだけに出社しなければならないことは、とても面倒に感じるでしょう。
上記は申請者にとって煩わしく感じるだけでなく、効率面において企業にとってもマイナスであることが伺えます。
めんどくさいポイント2.【申請者】承認作業に時間がかかる
申請者は、経費精算の申請書に不備がないか承認者にチェックしてもらう必要があります。
しかし、承認者がいつも不在であると、承認作業を進めることができず、経費精算の業務を進めることができなくなります。
特に提出期限が近い書類を抱えている際は、承認者が会社に戻るのを待たなければいけないといった余計な時間を費やす必要が生まれてしまうでしょう。
めんどくさいポイント3.【承認者】確認箇所が多くて時間がかかる
承認者は、勘定科目や領収書の有無など、様々な項目をチェックする必要があります。
特に、申請書に手作業で多くの情報を記入する必要がある企業は要注意であり、部下が多いという方は書類確認に多くの時間が割かれるでしょう。
経費申請の確認作業に時間がとられて他の業務の進捗に支障をきたしてしまうのは会社にとってもダメージです。
めんどくさいポイント4.【承認者】月末に申請が集中する
経費申請は基本的に月末に締め切られるため、承認者には月末に申請が集中する傾向にあります。
従業員たちは日々多くの業務に追われており、優先順位が比較的低い経費申請は後回しにされてしまいがちです。
その結果、月末に行う承認依頼が一気に集中し、承認者の負担となってしまうのです。
めんどくさいポイント5.【経理担当者】不正のチェック
経費担当者は、経費精算を行うにあたって、経費の不正使用を防ぐためにどの様な目的でお金を使ったのかを明確にする必要があります。
経理担当者は経費申請に関しての最終チェックの担当でもあるため、細かくチェックを行う必要がありますし、書類などに不備がある場合は手間も増えてしまいます。
また、不正を見逃してしまった際には経理担当者自身が疑われやすいといったリスクもあるため、精神的なストレスにもなりやすいでしょう。
経費精算システムを導入することのメリット
経費精算の「めんどくさい」を解消する方法として、経費精算システムの導入が挙げられます。
手作業で行っている業務をシステムに任せることで、様々なメリットを得ることができるでしょう。
今回は、経費精算システムを導入することのメリットを4つ解説していきますので、システムの導入を迷われている方は是非参考にしてみて下さい。
経理業務の効率化
経費精算システムを導入することのメリットとしてはまず、経理業務を効率化できることが挙げられます。
システムが自動で計算を行ってくれるため、正確性が高く、チェック作業にかかる手間も省くことができます。
また、交通系ICカードを利用していれば履歴から自動で交通費精算を行うことができるため、領収書を予め用意して提出するといった手間も無くなります。
さらに、交通費システムを利用すればスマートフォンやPCから経費精算を行うことができるため、出社の必要がなく、自宅や隙間時間で業務を進める事も可能となるでしょう。
人為的ミスの防止
沢山の情報を一気に処理しようとすれば、人間だれしも小さな計算ミスや転記ミスなどを引き起こしてしまうリスクは付き物でしょう。
しかし、経費精算システムを導入すれば、上記のような人為的ミスを防止することができます。
経費精算においてはミスが不正行為と見なされてしまう恐れもあるため、正確性はとても重要となるでしょう。
費用の削減
経費精算システムを導入すれば、これまで使用していた書類等を発行する必要が無くなります。
ペーパレス化は業務の効率化だけでなく、印刷費や消耗品購入費の削減にも繋がるため、企業にとっても大きなメリットとなります。
また、作成したデータはシステム上に保存することができるため、書類を保管するためのスペースの確保やファイリングといった手間を省くこともできるなど、様々なリソースを削減することができるでしょう。
システム上でコミュニケーションが図れる
これまで経費精算を行う際には、上司に承認を得るため会社で待機したり、実際に本人に会う必要がありましたが、経費精算システムを導入すれば、申請・承認・差し戻しといった人と人の間のアクションをシステム上で行うことができます。
コミュニケーションにかかる余分な時間や手間がかからないことに加え、気持ちの面でもストレスを軽減することができるのは嬉しいポイントです。
経費精算を効率化するその他の方法
経費精算システムを導入することで多くのメリットが得られることが分かりましたが、システムを導入するにはそれなりの手間と時間がかかるのも事実です。
そこで本項目では、経費精算を効率化するその他の方法をご紹介していきますので、比較・検討の際の参考にしてみて下さい。
経費精算書のテンプレートを利用
Web上には、経費精算を行うツールが無料で提供されており、テンプレートを利用すれば経費精算にまつわる業務を簡略化することができます。
テンプレートに基づいて経費情報を入力するだけで作成が可能であり、入力ミスや漏れを防ぐこともできるようになるといったメリットも生まれるでしょう。
ただし、デメリットとしては自社に100％マッチしているテンプレートを見つけるのが難しいというところが挙げられます。
複数のテンプレートを比較してみたり、自社に合った内容にカスタマイズするなど、効率化には少し時間がかかってしまうかもしれません。
法人向けクレジットカードの活用
経費精算を効率化する方法として、法人向けクレジットカードの活用も挙げられます。
法人向けにクレジットカードを発行すれば、個別で現金の清算を行う必要が無く、キャッシュレスで決済を行うことが可能となります。
経費の集計や清算の際の作業も簡素化されるので、手間や時間などのコストを大幅に削減することが可能となるだけでなく、データとして記録が残るため、不正を防止することが可能となるでしょう。
しかし、クレジットカードはどの企業でも導入できるわけではありません。
クレジットカードの発行には審査が必要なため、立ち上げたばかりのスタートアップ企業や、海外系の企業ではなかなかクレジットカードの発行ができないということも。
また、クレジットカードの紛失や従業員の使い込みなどのリスクもあるため、社内でのルールをしっかりと取り決めてから導入する必要があります。
法人向けプリペイドカードの活用
法人向けプリペイドカードの活用は、経費精算に大きく貢献します。
法人向けプリペイドカードはクレジットカードと同様のメリットを得ることができますが、発行の際に与信審査が無く、クレジットカードよりも簡単に導入することが可能です！
例えば、出張費、接待費、交通費など様々なケースで利用可能です。
プリペイドカードは、事前に金額をチャージできる・経費の利用用途を把握しやすいというメリットもあります。
また、カードも複数枚発行を行うことができるため、「現場ごとの責任者に持たせたい」というケースにも対応できます！
経費精算の効率化にはBizプリカがおすすめ！
法人向けプリペイドカードを取り入れることで経費精算を大幅に効率化できることをお伝えしましたが、そこでおすすめなのがBizプリカです。
Bizプリカは、必要な額をカードに事前チャージするプリペイド（pre=事前に、paid=払う）方式のサービスとなっており、個人向けのプリペイドカードと同様に与信審査がなく、小口現金や現場の立て替えを削減するといった企業のキャッシュレス化を手軽に実現できます。
「企業のおさいふ」から1円単位でチャージ・チャージ戻しを行うことができ、費用はサービス利用料(カード1枚あたり税抜月額120円)のみとなっています。
また、本記事でご紹介した経費精算システムや会計システムとの自動連携も行うことができ、組み合わせることでさらに業務効率化を実現することも可能となるでしょう。
「経費精算が手間でめんどくさい」と悩んでいる企業様は、ぜひ気軽に導入できるBizプリカの活用をご検討ください！
面倒な経費精算を効率化するには？｜まとめ
今回は「経費精算の面倒なポイント」と、「効率化におすすめのシステム」についてご紹介しました。
【経費清算のめんどくさいポイント】
・経費精算の確認のために出社するのがめんどくさい
・承認作業がめんどくさい
・確認項目が多くて手間がかかる
・月末に清算が集中してしまう
・不正チェックに時間がかかる
どの作業も、経費を管理するための大切な作業ですが、作業が集中してしまったり、承認のために遅くまでオフィスに残る必要があったりなど、担当の方の負担になってしまう部分が多いです。
解決策としては、
・経費精算のテンプレートを導入する
・クレジットカードの導入
などがありますが、一番おすすめの方法は「法人プリペイドカードの導入」です！
法人プリペイドカードは、他の手段に比べても導入しやすく、管理のコストやリスクなどもかなり抑えられる支払方法です。
「経費精算が手間でめんどくさい」と悩んでいる企業様は、気軽に導入できるBizプリカの導入もご検討ください！