小口現金管理とは？現金との違いや社内の運用ルール、業務負担軽減のコツ解説
小口現金管理とは、日々の経費精算に必要な現金を手元に置いておくことです。スムーズな精算ができますが、人の手で現金を管理する必要があるため、不正や盗難のリスクが伴います。この記事では、小口現金管理のポイントや知っておきたいデメリットなどをご紹介します。
目次
そもそも小口現金とは？
経費精算の目的で手元に置いておく現金
現金との違い
小口現金の管理方法
随時補給制度
定額資金前渡制度
小口現金管理のポイント
残高は毎日チェックする
小口現金の保管金額上限を決める
セキュリティ対策を忘れない
小口現金管理の3つのデメリット
1.不正や盗難などのリスクは避けられない
2.経理担当者の負担が大きい
3.社内の業務フローが複雑化する
小口現金管理の廃止を検討する企業も増加
小口現金管理の必要性を再検討してみよう！
そもそも小口現金とは？
小口現金は、日々の業務で発生する経費を精算するために手元に置いておく現金のことです。必要な備品を購入するための経費として使われるほか、営業社員が外出する際の交通費にあてられることもあります。まずは、小口現金の概要と一般的な現金との違いを押さえておきましょう。
経費精算の目的で手元に置いておく現金
小口現金とは、会社の経費を精算するために手元に置かれる現金を意味します。小口現金で精算される経費は、交通費や切手の購入費用など、小額であるのが一般的です。小口現金を管理することで、社員が一時的に交通費を立て替えている場合などでも、タイムリーな精算ができ、立て替えの負担を軽減できるでしょう。ただし、使用頻度が高くなるケースも多く、経理担当者や専任の小口現金係が毎営業日の業務終了後に残高が問題ないかを確認する必要があります。
現金との違い
日々の経費精算のために手元に置かれる小口現金と、一般的な現金は仕訳の段階で区別しておくことが重要です。現金は、金融機関や金庫に預けられているお金を指し、小口現金のようにすぐに使えるものではありません。法人の経理項目も、小口現金と現金で分かれているため、それぞれ別々のものとして認識・管理する必要があります。
小口現金を運用するためには、支払いや補充の詳細を記載する小口現金出納帳を作成する必要があります。管理方法は、主に次の2つです。
● 随時補給制度
● 定額資金前渡制度
それぞれの管理方法の特徴を解説します。
随時補給制度
随時補給制度とは、その名のとおり必要に応じて随時現金を補充する方式です。小切手で補給をし、担当者が現金に換金する方法でおこなわれるケースが多いでしょう。しかし、支出が頻繁である場合は、補充と管理が大変になるのがデメリットです。そのため、随時補給制度を採用している企業はあまり多くありません。
定額資金前渡制度
定額資金前渡制度は、一定期間で使用した金額を補充する方式で、補充後の金額は毎回同額となるのが特徴です。支出があるたびに細かく補充する必要がないため、担当者の負担を軽減できます。随時補給制度と比べると管理が楽であり、小口現金を運用する企業では一般的に定額資金前渡制度が選ばれています。
小口現金管理のポイント
小口現金を管理する場合は、次の3つのポイントを心掛けることが大切です。
● 残高は毎日チェックする
● 小口現金の保管金額上限を決める
● セキュリティ対策を忘れない
手元にすぐに持ち出せる現金があることは、ときに便利でもありますが、取り扱いにおいては運用ルールをしっかりと定めておく必要があります。小口現金管理のポイントを押さえ、正しく運用できているかを確認しましょう。
残高は毎日チェックする
小口現金の残高は、忘れずに毎営業後にチェックするようにしましょう。小口現金の管理がずさんになってしまうと、正しく日々の経費精算ができているのかわからなくなってしまいます。
たとえ支出がなかった日であっても、念のために残高を確認することも重要です。万が一前日の計算ミスや不正などが発生した場合、毎日残高をチェックすることで、いち早く問題に気付けます。
小口現金の保管金額上限を決める
小口現金として保管する金額の上限を定めることも、小口現金管理の欠かせないポイントです。必要以上の大金を手元に保管していると、盗難や横領など、思わぬリスクにつながる恐れがあります。ただし、ときには上限額以上の支出が必要となるケースも考えられます。そのような事態に、どう対応すべきかは事前に検討しておくと安心です。
直近の小口現金収支を確認しながら、適切な上限額を設定するようにしましょう。
セキュリティ対策を忘れない
小口現金の管理には、適切なセキュリティ対策が欠かせません。いくら関係者しか触ることのできない場所に保管しているといっても、定期的にセキュリティ上の問題がないかを確認することが大切です。
たとえば、小口現金管理の担当者が1人だけの場合、横領や不正がしやすい環境になりがちです。複数の担当者を設置したり、監視体制を整えたりする工夫が必要とされます。
小口現金管理の3つのデメリット
小口現金を運用している企業もいまだ多いのが現状ですが、次のデメリットがある点は認識しておく必要があります。
１．不正や盗難、現金残高の不一致などのリスクは避けられない
２．経理担当者の負担が大きい
３．社内の業務フローが複雑化する
知っておきたい小口現金管理のデメリットを解説します。
不正や盗難などのリスクは避けられない
小口現金を運用する場合は、運用ルールや監視体制が整っていないと不正や盗難につながる恐れがあります。人の手で現金を扱う機会が増えるため、どれほど対策を強化したとしても、リスクをゼロにすることは難しいでしょう。また、意図的でなくても細かい現金が出入りすることで、人為的なミスによる現金残高の不一致が発生する可能性もあります。小口現金を運用することは、少なからずリスクが伴う点は、必ず認識しておきましょう。
経理担当者の負担が大きい
小口現金の運用に際しては、経理または小口現金の管理担当者の負担が大きくなる点に注意しましょう。小口現金はお金の流れを漏れなく出納帳に記録する必要があるほか、毎営業後の残金の確認、必要に応じて補充対応までこなさなければなりません。
残金が合わない場合は、領収書を確認し直し、何度も計算することになります。小口現金管理の仕組み自体は複雑ではないものの、意外と手間と労力がかかってしまいます。
社内の業務フローが複雑化する
小口現金の運用によって、逆に社内の業務フローが複雑化してしまう恐れもあります。小口現金はタイムリーに精算ができる点がメリットであるとはいえ、申請する側としては小額の立て替えのために都度小口現金を受け取りにいく手間が発生します。とくに、立て替える頻度の高い営業担当者などは、小口現金の申請のために一旦帰社して手続きをすることで、業務の効率が低下することもあるでしょう。
小口現金管理の廃止を検討する企業も増加
会社の業務の効率化を目指すためには、小口現金の廃止を検討するのも1つの手段です。実際に、小口現金管理を廃止し、法人用プリペイドカードや経費関連システムの導入を検討する企業も増えています。
具体的には、次のような方法で小口現金管理を廃止できます。
● 法人用プリペイドカードの導入
● 立て替え費用の振込精算
● 高額な場合は仮払いを併用
先に触れたとおり、小口現金管理では不正や盗難、人為的なエラーのリスクを避けられません。自社に合う方法を見つけて、小口現金管理を廃止するのもおすすめです。
小口現金管理の必要性を再検討してみよう！
小口現金管理とは、手元で日々の経費精算に使用する小額の現金を管理することです。タイムリーに立て替え費用を精算できるメリットがあるものの、管理担当者の負担は大きく、不正や盗難などのリスクも残ります。
近年では、法人用プリペイドカードの導入など、小口現金管理よりもメリットが大きい代替手段が登場しており、小口現金管理を廃止する企業も増えています。Bizプリカは、必要な額を事前にチャージするプリペイドカードであるため、与信審査を必要とせずスムーズに導入可能です。
小口現金管理に悩んでいる場合は、圧倒的なコストメリットと、安心・安全を兼ね備えた法人用プリペイドカードを検討してみましょう。
