小口現金をなくしキャッシュレス化する方法！経費精算の課題も解説
小口現金をなくしてキャッシュレス化する方法には、法人向けプリペイドカード･ICカードの利用、法人カードの導入、口座振替への変更などが挙げられます。本記事では、小口現金の管理においてよくある課題やキャッシュレス化のメリット、キャッシュレス化の方法を解説します。
目次
小口現金の管理においてよくある課題
経理担当者の業務負荷が大きい
営業担当など申請側の負担も大きい
計算ミスや領収書の紛失、不正が起こるリスクがある
小口現金をなくしてキャッシュレス化するメリット
経理担当者の業務負荷および申請時の手間が軽減する
小口現金の支払いミスがなくなる
コストの削減につながる
経理業務の属人化が解消できる
小口現金をなくしてキャッシュレス化する方法
法人向けプリペイドカード･ICカードの利用
法人用クレジットカードの導入
口座振替への変更
小口現金をなくしてキャッシュレス化をすすめよう
小口現金の管理においてよくある課題
小口現金とは、会社で発生するさまざまな雑費や諸経費に対応するために置いておく、少額の現金のことです。小口現金の管理では、経理担当者に業務負荷がかかることや営業担当などの申請側の手間がかかることがあります。また、計算ミスや不正が起こるリスクも懸念されます。小口現金の管理において、よくある課題を解説します。
経理担当者の業務負荷が大きい
小口現金の出し入れのたびに入出金を出納帳に記録し、毎日残高の確認を行うなどの管理を求められている場合、経理担当者にかかる業務負荷は大きくなるでしょう。金額が合わないと再度数え直したり領収書をチェックしたりするため、わずかな金額のために多くの時間を費やすことも珍しくありません。
また、小口現金の補充や支払いを記録する小口現金出納帳は月末ごとに締め、次月への繰り越し作業を行わなければなりません。つまり、日々の残高の確認に加え月末にも確認を行う必要があります。一般的に忙しい月末に、小口現金の照合に時間を取られることも課題といえるでしょう。
営業担当など申請側の負担も大きい
営業担当などの申請者も、申請のたびに小口現金を受け取りに行くことを手間だと感じていることが少なくありません。とくに頻繁に外出の機会があり会社に戻らないような場合でも、毎回経理担当者の元を訪れて、精算を頼まなければならないのは非効率といえます。
計算ミスや領収書の紛失、不正が起こるリスクがある
小口現金による処理を行い手作業で入力していると、少なからず計算ミスが起きるでしょう。また、申請する従業員が紙の領収書を紛失してしまうと、使用履歴の確認が困難になり、精算に手間がかかってしまいます。さらに、現場での小口現金の管理は、盗難や不正のリスクにもつながりかねません。
小口現金をなくしてキャッシュレス化するメリット
管理が煩雑になりやすい小口現金をなくしキャッシュレス化することで、経理担当者の業務負荷や営業担当など申請側の手間が軽減するでしょう。そのほか、支払いミスやコスト削減なども期待できます。小口現金をキャッシュレス化することによって得られるメリットを解説します。
経理担当者の業務負荷および申請時の手間が軽減する
小口現金を廃止してキャッシュレス化すれば、経理担当者は小口現金から都度、現金を取り出して記帳する必要がなくなります。頻繁に金額が合っているかの確認や、定期的に金融機関に出向き現金を補充する作業からも解放されるでしょう。
申請する側も、交通費や取引先との飲食代などが必要になるたびに申請書を作成し、経理担当者の元へ精算をしに行く手間が省けます。
余計な手間がなくなることで経理担当者も営業担当などの申請側も、注力すべきコア業務に取り組めるようになります。
小口現金の支払いミスがなくなる
小口現金をなくしキャッシュレス化すると、小口現金の支払いミスが発生しません。小口現金の場合、基本的に現金手渡しをするため、どうしても小銭の渡し間違いが起きてしまいます。
しかし、たとえば、法人向けプリペイドカードやクレジットカードへの切り替えを行えば、支払い金額を間違えることはなくなります。
コストの削減につながる
コストの削減につながることも、小口現金を廃止してキャッシュレス化をすすめることで得られるメリットの1つです。
小口現金をなくしキャッシュレス化を行えば、現金での管理や申請書処理などのさまざまな工程が省けます。その結果、より効率的に業務を遂行できるようになり、それまでよりも少ない人員体制で業務を回せるほか、同じ人数でも残業代を削減できる可能性が高まります。
経理業務の属人化が解消できる
小口現金をなくしキャッシュレス化することで、経理業務の属人化を解消しやすくなる点もメリットです。経理業務は専門性が高いうえに、秘匿性の高い情報を取り扱うために属人的になりやすい側面があります。そのため特定の担当者に業務が集中し、その担当者が休んだり退職したりすると、業務が停滞するといった事態が起こりかねません。
しかし、キャッシュレス化をすると経理精算などのITツールと連携することになり、一定部分を自動化することで業務の可視化が進みます。同時に、お金の流れが可視化されれば、従業員や経理担当者による不正の抑制効果も期待できます。
小口現金をなくしてキャッシュレス化する方法
小口現金をなくしてキャッシュレス化する方法には、法人向けプリペイドカード･ICカードの利用、法人用クレジットカードの導入、口座振替への変更などが挙げられます。それぞれの方法について確認しましょう。
法人向けプリペイドカード･ICカードの利用
小口現金をなくし、代わりに法人向けプリペイドカードやICカードを導入する方法です。会社が事前にお金をチャージし、経費利用が必要なタイミングで従業員がカードを利用します。
プリペイドカードやICカードのメリットは、チャージした金額しか使えない点です。不正に多額のお金を使われるリスクがありません。また、万が一紛失しても、損失額を最小限に抑えられます。移動が多い職種の場合は、とくに交通系ICカードに対応した経費精算システムの利用がおすすめです。
法人用クレジットカードの導入
法人を対象としたクレジットカードの導入も、一般的なキャッシュレス化の方法です。利用明細が連動する会計ソフトを導入すれば、経理担当者の業務負荷を軽減できます。また、プリペイドカードやICカードと同様に、支払いミスや小口現金出納帳への記載間違いなどから解放されます。
法人用もクレジットカードは、個人用のクレジットカードと比べて利用限度額が大きい傾向にあるため、決済金額が高額で従業員が立て替えられないという状況を回避できる点もメリットです。
口座振替への変更
毎月決まったタイミングで利用金額が自動的に引き落とされる口座振替も、キャッシュレス化のための方法の1つです。
たとえば、会社で定期購読している新聞代を、その都度経費精算するのは非効率です。口座振替にして自動引き落としできるようにすれば、毎月支払いをしたり小口現金出納帳で管理したりする必要がありません。通帳に記録されるため、経理担当者はお金の流れを管理できます。
ただし、口座振替は金融機関への申請をしなければ利用できません。通常、申請から実際の利用開始まで時間がかかるため、余裕を持って申請するとよいでしょう。
小口現金をなくしてキャッシュレス化をすすめよう
小口現金の管理における課題として、経理担当者の業務負荷が大きいだけでなく、営業担当などの申請側にとっても手間がかかること、計算ミスや不正が起きることなどが挙げられます。キャッシュレス化をすすめて小口現金をなくすには、法人向けプリペイドカード･ICカードの利用、法人カードの導入、口座振替への変更などが有効です。
とくにおすすめなのが、法人向けプリペイドカードの導入です。チャージした金額しか使えないため、不正に多額のお金を使われるリスクがありません。万が一紛失しても、損失額を最小限に抑えられる点もメリットです。
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