1日50回あったフロントと工場の行き来90%削減！工程管理業務をtotoco導入でスマート化に成功！

山梨県中央市で創業55周年を迎える地域密着型の株式会社辰己モータース様です。同社では、車検・整備予約、納車等を含めた車両工程管理、社内の情報共有ツールにtotocoを導入しています。

辰己モータースでは2020年6月にtotoco導入・運用を開始、導入後3ヶ月で入庫車両の状態確認や、予約電話が鳴るたびに更新していたフロントと工場に設置していたホワイトボード管理等で1日50回あったフロントと工場の行き来を90%削減に成功、営業の方しか把握することができていなかった販売車等の情報共有もできるようにもなりました。

整備工場で働くフロント・メカニックの日々の仕事をtotocoがサポート

totoco導入前に感じていた課題を教えてください。

日々、予約の電話がある度にホワイトボードの更新でフロントと工場の行き来が必要でした。フロントと工場の行き来は1時間に2~3回ぐらい、予約電話毎に都度更新するので1日最低30回から多い日には50回以上往復していました。
フロント・工場共に予約管理しているホワイトボード今日、明日の2日分を2分割して書き出し、遠い予定は付箋などメモを貼り付けており、紛失してしまうこともありました。

 totoco導入後、課題の改善は見られましたか？

一番はホワイトボードに書く手間が改善されました。
ホワイトボードだと管理ミスが発生していましたが、今は予約を即totocoに入力できるため、予約漏れも減りました。（totoco導入前は他作業があった際に予約メモだけ書いてホワイトボードに記入し忘れてしまう事があった）

また、メカニックは外（工場）で常に作業しているので、中（フロント）の人が外のホワイトボードまで書きに来るまで情報が更新されず、作業の手を止めて聞きに行かなければならなかったのが無くなりました。※totocoでは情報がリアルタイムに更新されます。

全体的に便利という認識でtotocoを利用させていただいており、これまで営業の方しか把握することができていなかった販売車とかの情報も全部totocoに入力することで社内共有できるようになりました。とにかく全ての情報が共有できるようになったのは大きいです。

便利な分、情報の入力漏れが無いか確認する人が必要だったが、今では自発的に漏れ指摘をしてもらえたりするようになってます。

totoco導入時はスマートでしたか？

最初浸透するまでは、やはり大変でした。
新しいシステムを入れてますので、覚えなおす必要や情報更新の確認は誰がするかなど。とりあえず全員に使ってもらい、声取りをして皆が使いやすいようにtotocoの設定を都度調整して改善していきました。

JOCAR連携の使い勝手を教えてください

※10月からJOCAR連携がtotocoで開始されました。

導入当初はJOCAR連携がなかったのでtotocoへ予約登録する際に顧客情報を一から全て手入力しなければならず入力に時間がかかっておりました。

JOCAR連携ができるようになったことで、これまでtotocoに手入力していた顧客情報を車のナンバー下4桁、お客様氏名、電話番号のどれかで検索して顧客情報を読み込むことができるようになったことで、顧客情報の入力の手間が無くなりました。今は受電時にJOCARとtotocoを開いて即確認・入力をしております。

大型モニターの利用方法について教えてください

大型モニターにはPC画面を映し出して入庫予定の車両情報を表示しています。
作業を進めるにあたり、工場のいろいろな場所にいるため大型モニターのおかげで入庫車両の状況を都度移動しなくても確認でき、来店されたお車と予定車種ナンバーなどの確認もスムーズです。PCはタッチパネルでも操作できるようにしており、工場側でも入庫車の状態管理をできるようにしております。

totocoで気に入っている機能を教えてください

一番はラベル機能です。
車の細やかな状態・状況管理はラベルを活用しているため、今となってはもう無いとお店が回らないと思います。自社ではラベル機能を使って入庫済みや作業完了＋電話済み等を簡単に管理したことで、お客様から預かっているお車の進捗状況を整備士とその都度やり取りが要らなくなりました。

辰己モータースさんで登録されているラベルをご紹介

朝礼時に必ずtotocoの管理画面を見ながら1日の作業の共有伝達をするので、ラベルがあることで一目で確認できます。入庫した車を入庫済み・中古車販売等そこにある車が何であるかが一目で分かるようにしています。

現在totocoを検討、導入前の整備工場さんへ辰己モータースさんからオススメできる点はございますか？

本当に便利なので皆さん使ったほうが良いですよ！予約管理を従業員全員で共有できるのでとても便利です。車の入庫状況等もすぐに変更できて管理できるので、わからない・把握できてない車が無くなりました。
今までtotocoのようなシステムが無く、ホワイトボードで現場が回っていたのが不思議なくらいです。

他社ソフトも検討していたがとっとこのインターフェイスがとても分かりやすく、現場でもかなり見やすく使ってもらえるんじゃないかと思い、導入させていただきました。

導入時はホワイトボードをなくすことに反対の声もあったが、totocoにある機能で賄えるところが多々あり、事務所の中と現場との連携がこれまで以上にスムーズに出来るようになりました。totocoがあればすべてを一元管理できるのでとても重宝しており、totocoのサポート体制もなにかあれば即対応いただけますので、本当に感謝しかありません。

整備工場で生まれたtotocoには予約管理だけでなく業務上であったら便利だなという「かゆいところに手が届く」機能が多々ございますので是非使ってみてください！
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