超習慣化シートの活用：本部異動で確立した、業務効率化のための記録システム
こんにちは。SEA SIDE.代表のとしです。前回は「習慣化の科学」について、本部異動時の経験からお話ししました。今回は「超習慣化シート」について、具体的な活用方法と効果をお伝えします。
シート開発の背景
本部への異動により、私は店舗運営とは全く異なる業務環境に直面しました。20カ国以上の事業管理、新しい用語や知識の継続的な習得、そして重要な判断を日々迫られる状況の中で、確実に成果を出すために徹底的な記録システムの構築が不可欠でした。
シートの基本構造と活用方法
私が開発したシートは、日次・週次・月次の3つのタイムラインで構成されています。
デイリーチェックでは、朝の準備として日経新聞国際面のチェック、各国の気温と天気、為替レートの変動を確認します。業務中は新しい業界用語の意味、重要な会議での決定事項、必要な対応事項と期限を記録します。
ウィークリー振り返りは毎週金曜日に実施し、習得したスキル、解決できた課題、次週への持ち越し事項を整理します。
マンスリー目標管理では、業務知識の習得目標、プロジェクトのマイルストーン、部門間連携の進捗状況を月初に設定し、週次で確認します。
具体的な記録例
朝の情報収集では以下のような項目を記録します：
各拠点の天候と気温（東京、ロンドン、NYなど）
主要な為替レート（ドル円、ユーロ円）
グローバルな市場動向や新商品情報
その日の重点課題と準備事項
業務中の記録では：
新しく学んだ専門用語とその定義
重要会議の決定事項と次のアクション
市場調査データなど、収集が必要な情報
効果的な活用のためのポイント
シートを最大限活用するために、以下の3つの要素を重視しています：
記録の即時性を保つこと。学んだことはその場で簡潔に記録し、後回しにしない習慣を確立します。
定期的な振り返りの実施。日々の業務終了時、週末、月末と、異なる時間軸での振り返りを行い、学びを定着させます。
継続的な改善の実施。記録項目やフォーマットを定期的に見直し、より効果的な形に進化させています。
実践での成果
このシステムを3ヶ月間継続して活用した結果、業界用語の習得が加速し、グローバル会議での発言機会が増加しました。また、状況判断の精度が向上し、業務の優先順位付けがよりスムーズになりました。
次回は「タイムマネジメントの基本」について、この記録システムを活用した効率的な時間管理の方法をお伝えします。
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