バックオフィス部門にコミュニケーション能力は必要？
バックオフィス部門のコミュニケーション能力について考えると、多くの人が事務作業や経理の人はルールに厳しく人づきあいがあまりうまくない人の印象があるかもしれません。
確かに、バックオフィスの仕事は細かな事務処理やデータの取り扱いなど、正確さが求められる場面が多く、特に職人気質な人が重宝されることが少なくありません。
しかし、近年ではバックオフィス業務においても、コミュニケーション能力が非常に重要であるという認識が広がってきています。
バックオフィスの役割と職人気質
バックオフィス部門の主な役割は、会社の運営を円滑に進めるために必要なサポートを提供することです。
経理、人事、総務、法務など、日々の業務が正確に遂行されることが会社全体の効率に直結します。
そのため、バックオフィスの担当者はミスなく、確実に仕事をこなす「職人気質」が求められる場面が多いです。
実際、細かなデータ入力や複雑な規則に基づいた作業を行うバックオフィスの業務は、コツコツと集中して取り組む職人気質な人にとって適性が高いと言えます。
しかし、こうした特性を持つ人々の中には、コミュニケーションをあまり重視しない、または苦手とする傾向が見られることもあります。
職場内でのやり取りを最小限にし、個々の仕事に集中することが、自分の役割だと考えている場合も少なくありません。
コミュニケーション能力が求められる理由
しかし、バックオフィス業務においてもコミュニケーション能力が求められる理由は複数あります。
まず、バックオフィスは会社全体の調整役としての側面を持っています。
部署間の連携や情報の共有が必要な場面では、適切なコミュニケーションが欠かせません。
例えば、経理部門が営業部門と連携して請求処理を行う場合、スムーズなやり取りができなければ、業務に支障が生じる可能性があります。
また、バックオフィス部門はしばしば他部署からのサポートを求められます。
この際、単に求められた作業を行うだけでなく、相手の要望を的確に理解し、円滑に対応するためのコミュニケーションスキルが必要です。
ここで重要なのは、相手が何を求めているかを正確に汲み取り、それに応じた対応をすることです。
さらに、コミュニケーション能力は問題解決能力とも密接に関わっています。
職場で起こる様々なトラブルや誤解は、適切なコミュニケーションがなされていれば防げる場合が多いです。
特に、複数の部門が関わるプロジェクトでは、各部門が異なる視点を持っているため、誤解が生じやすくなります。
その際、バックオフィス部門が橋渡し役となり、円滑なコミュニケーションを図ることで、業務が滞りなく進むようにサポートできるのです。
実際自分の部署の業務が増えることだけをかんがえているバックオフィス部門の人との打ち合わせは他部署の人からの目線だと一緒に仕事をしたいと思いませんよね。
バックオフィスのコミュニケーションが企業にもたらすメリット
バックオフィスにおけるコミュニケーション能力の向上は、企業全体にとっても多くのメリットをもたらします。
まず、情報の伝達ミスや誤解が減少し、業務効率が向上します。
次に、バックオフィスと他部署との信頼関係が深まり、全体としての協力体制が強化されます。
例えば、バックオフィスの経理担当者が営業チームと頻繁にコミュニケーションを取り、売上や請求の状況を把握しておけば、締め切り前に必要な情報を事前に揃えたり、請求ミスを防ぐことができます。
また、人事部門が社員との日常的なコミュニケーションを大切にすれば、従業員の満足度や定着率も向上する可能性があります。
精神的に追い込まれたり、退職してしまう前にフォローをするなどの策をとることもできるはずです。
コミュニケーション能力の向上方法
では、バックオフィス部門でコミュニケーション能力を向上させるためには、どのような取り組みが有効でしょうか。
まず第一に、日常的なコミュニケーションの機会を増やすことが大切です。定期的なミーティングや業務報告を通じて、他部署との情報共有や意見交換を行うことで、自然とコミュニケーションが活発になります。
また、相手の立場に立って物事を考える「共感力」を高めることも重要です。
特に職人気質な人にとっては、自分の仕事に集中しがちですが、他の部門や同僚のニーズや問題を理解することで、より効果的なサポートが可能になります。
結論
職人気質なバックオフィスの担当者が高い専門性を持っていることは、会社にとって非常に重要です。
しかし、それと同時に、コミュニケーション能力を向上させることで、よりスムーズに業務が進み、会社全体のパフォーマンス向上にも繋がります。
バックオフィスは、企業の中で重要な役割を担っているため、専門性だけでなく、コミュニケーションのスキルを磨くことが、今後ますます求められていくでしょう。
良いバックオフィスは得てして他部署との交流が活発であり、話し上手、聞き上手な人が多いように思います。
皆さんのバックオフィス部門はどうでしょうか？