業務効率改善のコツ

「段取りは大事です」や「仕事は簡単なものから片付ける」については、以前 お話していますが、それらに加えて今回は、業務自体の効率化についてお話します。
　※ご参考に記事の一番下にリンクを貼りました。

そんなに難しいことでは無く、気軽に取り組めるような内容を意識しています。

王道ですが、業務効率改善は業務の棚卸しをして

❶ 捨てる業務、やらなくて良いもの
❷ 似ているもの、重複の業務の統合
❸ 段取りを見直し、時間を早める工夫をする

に層別します。

❶捨てる業務については、管理者の協力や判断が不可欠です。実務担当者は、歴代引き継がれた業務をやめる判断をつけるのは難しいものです。その業務が後工程で使われているか、必要であるかが疑問である場合は、後工程に必要なのか、どういう時に使っているのかを確認します。
それでも判断がつかない場合は、「一旦やめてみる」という手もあります。もちろん、やめてみる場合には、何か問題が発生しないかの確認は必要です。何でもかんでもではないということは、当たり前です。
こういった業務は、最終的には上司がやめる判断をする事で成り立ちます。

❷似ているものや、重複している業務は意外とあるものです。月次報告でも部内用や本社用、売上や利益、納品データなど共通する内容が色々な資料に散らばっている事もあります。違う向け先の資料も一つに統合してしまい、宛先をだけを変えるなど工夫して業務を減らす事を考えます。
部員同士で似ている作業をしていることもありますし、自分で作成しなくても社内に存在する資料などもあるかもしれません。

❸段取りの見直しですが、ここではやり方や順番を変えることを考えてみます。改善活動の基本ですが、製品を組み立てる時に、効率的な方法を考えます。例えば、置いてある部品の場所を変えてみる、組み立ての順番を変える、人の配置を見直す、などです。資料作りも同じです。

時間を早める努力は、簡単ではありませんが、例えばタイピングを早く出来るよう訓練する、暗算能力を磨き数字データをより早く確認、作成出来るようにするなどです。こういう事で、2時間掛かる業務を1時間50分にする、という目標を立てて実践してみて、どのくらい早く出来たかを確認し、さらに早くする方法を考えます。

ここまでお読み頂いた方は「そんなの当たり前で実践してる」と思われるかもしれません。その通りです。出来ているんです。が、もっと効率化したいと考える時は、この当たり前の事を再度実行してみる事が何らかの改善につながるものです。

例えば、紙に書いて業務をする時に意識する、これ以上簡素化出来ないと考えた時に段取りを頭から見直してみる事などです。

改善活動は簡単ではありません。限界まで改善している時もあります。その上で、こういう改善活動を常に取り組む事で、全く違う業務で役立つ事がありますので、継続して行く事が重要です。継続は力なりですね。

ゆるい小話でした。