スーパー・ラーニング書く技術・伝える技術

こんにちは！

エグゼイドです！

今回の読んだ、スーパー・ラーニング書く技術・伝える技術
著者　倉島　保美　さんの本について、記事を書いていきたいと思います。

1.効率のいいビジネス文章とは

本書では、論理的な文章の書き方を学んだことがある、ないにかかわらず、すべてのビジネスパーソンをターゲットにしています。

「読ませない」文章を書く

ビジネスのための文章では、伝達性と論理性、作業性が求められます。

読み手が、情報入手のために仕方なく読む以上、書き手は、読み手に負担をかけない文章を書かなければなりません。読み手に負担をかけないために第１に重要なことは、読み手になるべく文章を読ませずに、それでいて必要な情報を伝達することです。

読み手に負担をかけないために次に重要なことは、重要な情報を記憶してもらうこと。
重要な情報が記憶として残る文章の工夫が必要。

書き手は、１回読んだだけで必要な情報が理解でき、記憶に残るように書く意識が大切です。

2.効率のいいビジネス文章を書くことで得られるメリット

効果的に書かれたビジネス文章なら、読み手には次の３つのメリットがあります。 

●なるべく読まずに、それでいて必要な情報を入手できる

●内容を一読で理解できる

●重要な情報を記憶できる

効果的に書かれたビジネス文章なら、文章のどの部分を読み、どの部分を読まなくていいかを素早く判断できます。

ところが、残念ながら日本では、効果的なコミュニケーションのための文章作成法を学ぶ機会はほとんどありません。そのため悪文がはびこってると本書では書かれています。

まず、文章の書き方を学校で学ぶことはほとんどないと。
本書の中では、公に世の中に出ている文章を具体例に引用し、例を参照しながらわかりやすく文章の指摘をしていました。

引用文を用い、読み手が内容を一読で理解できることと、読み手の予測通りに文章を展開することは深い関係があると伝えています。
認知心理学では「メンタルモデル」という概念で説明しており、

メンタルモデルとは、入力情報に対する、読み手なりの理解のこと

読み手が「わかりにくい」と感じるのは、書き手が読み手のメンタルモデルを無視しているからなのです。

わかりにくい文章となってしまう原因のひとつは、文章が上手・下手という問題ではなく、文章の並べ方や情報の出し方に関係しているのです。

3.パラグラフを使って書く

本書では、パラグラフという言葉が何度も何度も登場しました。

私は、パラグラフという言葉をこの本でしりましたが

パラグラフ（paragraph）とは・・・直訳すると「文章の段落」という意味になります。

ですが、本書では小学校の時に国語の授業で習った「作文の段落」のように、単に ”読みやすくするために文章を区切った、それぞれのまとまり” とは違うと書かれています。

「パラグラフ」と「段落」を使い分けています。「パラグラフ」は、論理的な文章を書くのに不可欠な、文章の構成単位という意味で使っています。「段落」は、単なる見た目上の区切りとして使っています。

本書の文章の構成方法と法則の方法が書かれている部分は、パラグラフを意識して、ポイントを押さえながら書くことが重要としていました。
この記事では、文章を構成するにあたってのいくつかのポイントだけ簡単に書きます。

●各論がパラグラフで構成されていれば、必要な情報だけを速読できます。

●文章の冒頭には重要な情報をまとめて書く。

文章の冒頭では、その文章で伝えたい重要な情報（結果や結論）をまとめた要約を書きます。

● パラグラフの先頭には、そのパラグラフで伝えたいことを簡素にまとめた文（要約文）を書きます。

● ひとつの文で、複数のポイントを述べるのはタブー

● 読み手の前提知識を意識して、情報の取捨選択をしましょう。

●同じ言葉や似た言葉の繰り返しは避けましょう。

●文末に冗長表現が出やすいので注意しましょう。

●二重で否定する事は避ける

4.ビジネス文章作成の11の手順

１．総論を書く

２．文章全体の構成をパラグラフ単位で検討する

３．パラリズムできるパラグラフがないか検討する

４．各パラグラフの要約文を作成する

５．各パラグラフを要約文に基づいて展開する

６．総論を見直す

７．情報が既知から未知へと流れているか確認する

８．パラリズムが守られているか確認する

９．ひとつの文でひとつのポイントだけを述べているか確認する

１０．無駄なく簡潔な表現になっているか確認する

１１．時間をあけて見直しする

本書には文書の作成の手順のポイントをパラグラフの重要さを用いて細かく解説されています。

いかにパラグラフを理解し用いて文章を構成するかがわかりやすいビジネス文章を生み出すポイントになります。

実際、日本人の書くビジネス文章の９９％は正しく書かれていないと筆者は言います。

本書で述べられている例文のパラグラフの先頭文だけ読むとほとんどの文章では、意味が通らないと伝えています。

ほとんどの文章では、パラグラフを作ることも、要約文を置くことも意識されていないからです。

本書で紹介されているライティングの理論は目新しい物ではないと書かれています。
書き方そのものは、欧米で学校教育で学習するもので勉強熱心な人であれば、どこかで読んだ内容かもしれません。

このような書き方ができるようになれば、伝達性、理論性、作業性のパフォーマンスの高い文章を書けるようになります。
そうなれば、読み手も書き手も多くのメリットを得られより効率のいいビジネスやコミュニケーションが取れるスキルを身につけることができるのです。

終わり