リモートで効率的にマネジメントするには？

リモートワークでのマネジメントがなぜ難しいのか？

それは・・・

① メンバー各人に
② 何をどう依頼すれば（インプット）
③ どれぐらいの時間で（待ち時間）
④ どれぐらいのモノが出て来るか（アウトプット）

を把握できていないからです。

（例えは適切ではないかもしれませんが）ある工場で、

① ある機械に
② どの原料をどんな状態で投入し（インプット）
③ どれぐらい待てば（待ち時間）
④ どんな品質のものが出て来るか（アウトプット）

がわからないと、生産管理ができないのと同じです。

対面であれば「依頼→確認→フィードバックと再依頼」のサイクルを細かく何度でも回せるため、特に意識しなくても業務が回ります。
リモートを前提としてメンバーにある程度「自走」してもらうことになると・・・、そうは行きません。

時間の使い方を可視化する

先ほど述べた①～④を把握するには、「可視化」が第一歩です。
「誰が、何に、どれぐらい時間を使ったか」は、（手間さえ惜しまなければ）簡単に定量化できます。

この「各メンバーの時間の使い方」とインプット・アウトプットを紐づければ、「誰に何をお願いすれば、どういう結果が返ってくるのか」が掴めてきます。マネージャーや管理職は、このような「地図」を頭の中に持っておくと強力です。

では、具体的にどうするのか？

我々は自社開発の独自ツールを使ってメンバーに1日の時間の使い方を【予実管理】してもらっていますが、日報やミーティング時での報告など、やり方はいろいろあると思います。

もちろん、頭の中に地図ができるまでには時間がかかる（と言っても、1週間＝5日分ほどやり取りすれば大まかな感覚は掴めて来るはず）のですが、このやり取り自体に価値があります。

想定時間とアウトプットを見比べると、現状理解（いつもより時間がかかったみたいだけど、何がボトルネックだった？）や変化への気付き（仕事のスピード上がったね！）も生まれ、マネジメントのやり方や業務設計など、多くの改善ネタが得られるからです。

メンバーのパフォーマンス向上

先ほど、「自社開発の独自ツールを使ってメンバーに1日の時間の使い方を【予実管理】してもらっている」とお伝えしました。理由をご説明します。

えっ、予実管理しているの？
（自分がメンバーの立場だったら、面倒だから嫌だな・・・）

と思われた方、ごく自然な反応だと思います。
最初は曇った表情をするメンバーの方が多いです。

しかし、しばらく続けていると・・・

（しんどいけど）仕事に集中できた！

仕事の効率が以前より上がった！

という声に変っていきます。
なぜでしょうか？

それは、1日のスケジュールを予め立ててもらうことで、「締め切り効果」が発動するからです。
「締め切り効果」とは、「●●時までにこれをやらなければ！」という切迫した状況があると、人は集中力を発揮しやすくなるという心理効果です。

予め「今日の13時～15時の2時間で、XXの資料を作る」とコミットしてもらい、あとでレビューを受ける状態を作ることで、意図的に「締め切りに追われる状態」を作っています。

でも、これを多用するとプレッシャーがかかりすぎて【疲弊してしまう】ので、長時間の運用には向きません。1日6～8時間ぐらいが限界と思います。（残業なしのホワイト企業でしか使わないでください！）

また、予実を見比べることでメンバーの育成にも繋がります。
自分で振り返ったり、管理職・マネージャーと一緒に確認したりすることで

・どうして予実がズレたのか？
・見込みが甘かったのか、不測の事態が発生したのか？
・どうすれば改善できるか？

といったことを、能動的に考えられるようになります。