海外顧客とのメールで僕が意識している３つのこと

おはようございます！
とこま(tokoma)です！

苫米地式コーチング認定コーチ取得に向け
日々学びを深めております！

普段サラリーマンをしながらコーチングを学んでおります。

仕事の関係で海外とやり取りをすることが多いです。

海外のお客さんとのコミュニケーションは英語になります。
そして、その方法はメールです。

最近ではZoomなどを使ったテレビ会議を使うことも増えましたが、ほとんどがメールです。ときどき電話、といったところです。

僕が海外の方とメールをするときに気を付けていることは

１．まずは返信すること
２．分かりやすい文章
３．長い文章は箇条書き

です。

１．まずは返信すること
送信した側としては、受信されたかどうかが気になるところです。
通信環境によっては送信されていないこともあるようですので。

受信をしたら、まずは受け取ったこと、例えば協力会社の確認していることなどを返信するようにしています。
ですので、僕は「Thank you…..」「We are ….」といった多くの定型文章を単語登録しています。返信するだけであれば、30秒くらいです。

いつ回答ができるか期限が明確な場合は、その期日を入れますが、現時点で期限がわからないときも、まずは返信するようにしています。

２．分かりやすい文章
ビジネスですので、メールでのやり取りは分かりやすい文章にするように心がけています。
そのためにも結論を書くように意識しています。

また、なるべく文字数を少なくするように注意しています。あれもこれも伝えておこうと思うと、つい文章が長くなりがちです。
ですので、表現が重複していないか？ 短い文章にできないか？ けれども大事な情報が漏れていないか？ などをチェックするようにしています。

３．長い文章は箇条書き
それでも文章が長くなるときはあります。
そんなときは、小見出しをいれて箇条書きにしています。

例えば質問をする場合などは、数字をつけて箇条書きにしています。
箇条書きにしない質問は、２つまで。それ以上の質問や依頼は、箇条書きにしています。
それでも相手からの回答にヌケモレはあります。
そんなときは相手に合わせて、どのように書いたら回答をしやすいかを考えて文章にしています。相手の書き方、同人物ではないけども同じ国や同じ会社の人とのやり取りなど、を参考にして考えている気がします。

最近はGoogle翻訳などの機能も充実しているので、長文で来た英語のメールは翻訳機能を使って概略をつかむ、といったこともしています。

ほとんどが母国語が英語でない国とのビジネスです。お国や人によって表現の方法が異なります。「これは何を言おうとしているのかなあ・・・」という文章に出くわした時にも翻訳機能を使っています。

ここ１－２年で言語によるカベは大きく下がってきているなあ、と強く感じております。ほとんどの人がこのサービスを受けることができるわけですから、本当にいい時代だなあと思います。

今でもコミュニケーションの支流はメールです。部内・社内のコミュニケーションはチャットを使うことが増えましたが、海外とのコミュニケーションは今でも支流はメールです。

ですのでメールの数が膨大です。
不要なメールの数を減らす方法、生産的に且つ効果的に書く方法、それらを日々模索している感じです。
油断をするとメールをさばいていることで一日の大半を終えてしまいます。

そのためにも、メールを見る時間を決める、といった初歩的な自分のルールを継続することですね。

その他のルールとして、
１．まずは返信すること
２．分かりやすい文章
３．長い文章は箇条書き

を紹介させていただきましたが、これらも日々変わっていくものだと思います。

何か新たにお役に立つ方法がありましたら、noteに投稿させていただきます。

今回も最後まで読んでいただきありがとうございました。