もっと効率的＆効果的に仕事がしたい！　～残業をしないで成果を出すための仕事術 ５選～

おはようございます。とこま(Tokoma)です。

先週、先々週と残業が増えております。この連休中に「仕事術」に関する本を乱読しておりました。なんでだろう？ どうすればよいのだろう？ と考えるためです。

そのなかで、使えそうなワザをまとめてみました。

１．「帰る時間」を決める
２．「やらないこと」を決める
３．「ゴール」を設定してからとりかかる
４．大きな仕事は「細かく分ける」
５．やることは「まとめる」

１．「帰る時間」を決める

まずは「終わりの時間」を決めます。そこから逆算して、その日のスケジュールを組みます。ここが決まらないとダラダラと仕事することになるのは、自分の経験からの容易に想像がつきます。

「なんとしても終える！」という強い覚悟も必要です。仕事後に、大事な予定を入れてしまうのも有効とのこと。

制限時間を決めると、緊張の物質ノルアドレナリンが分泌されるそうです。ノルアドレナリンが分泌されると、集中力が高まり、仕事のパフォーマンスがアップします。但し、多用すると疲労が蓄積されるリスクもありますので、ご注意くださいませ。

２．「やらないこと」を決める

・目的、または期限が明確でない仕事
・状況が変わって不要になった仕事
・過剰な品質レベルの資料
等々です。

「何のために？」を繰り返すことが、やらないことを見極めるヒントになります。もしモヤモヤしている仕事がありましたら、「何のために？」を何度も自問してみましょう。

３．「ゴール」を設定してからとりかかる

「本当に得たい成果」について考えます。

ゴールを決めるうえで注意したことは、「曖昧な言葉で定義してしまう」ことです。ゴールは誰が見ても解釈のズレがないぐらい、具体的な言葉で定義することがとても大事です。

例えば、ゴールを「信頼される資料を作り、成約率を上げること」と定義したとします。では、信頼される資料って、どんな資料なんでしょう？

ここをもう少しこれを分解していきます。

信頼される資料とは
a.  情報が正しく最新であること
b.  高品質に感じる見た目
c.  サービスの価値がわかりやすいこと

というような感じで、具体的に定義することが重要なポイントです。

４．大きな仕事は「細かく分ける」

「面倒だなあ」「なんとなく不安」と感じたら、それは仕事を「大きなかたまり」のまま捉えてしまっているからです。

さきほどの「ゴール」を具体的に設定したあとで、それを完成させるための作業を細かく分けます。作業内容とそれかかる時間を見積もります。

どこまで「細かく分ける」かの基準は、作業できるレベルとのこと。

個々の作業を書き出してみて、自分が作業していることがイメージができる。そんなレベルまで考えてみましょう。

５．やることは「まとめる」

メールの処理、提出物の処理などは、決めた時間にまとめて処理するだけでも、時間を大幅に圧縮できます。

仕事をするときには事前の準備時間、終わった後の片付け時間がかかりますので、分散させるとそれだけ無駄が多くなります。細かい仕事はまとめて片づけるという習慣をチーム全員が実践すれば、さらに業務改善が期待できるとのことです。

また、作業手順、フォーマットなども「まとめる」の対象です。もっとも効果的・効率的にやっている人のやり方に、ほかの人も「まとめる」ことで、同じような成果が期待できます。

まとめ
１．「帰る時間」を決める
２．「やらないこと」を決める
３．「ゴール」を設定してとりかかる
４．大きな仕事は「細かく分ける」
５．やることは「まとめる」

昨日のnoteで「内省」について書きました。

今日の内容を基準に実践できたかどうかを、週末には「内省」をしてみようと考えています。今週も、トライ・アンド・エラーを重なることで、さらに成長できる気がしてきました。

最後まで読んでいただきありがとうございました。

本日参考にさせていただいた本はこちらです。
・「高密度仕事術」　古川 武士著　かんき出版　
・「１分で仕事を片づける技術」　鈴木 進介著　あさ出版
・「「残業だらけ職場」の劇的改善術　清水 久三子著　PHP研究所
・「１時間の仕事を１５分で終わらせる」　清水 久三子著　かんき出版　
・「残業ゼロで早く帰る技術」 ちゃんはま著　MIKATA出版