外国人との会議準備術： 視覚的ツールとAIで実現する誤解を防ぐ方法

おはようございます ＆ こんにちは！
ライフ・コーチの「トコマ」です。
いつもありがとうございます。

先日、外国人と打合せする機会がありました。
そこでの気づきについて、共有させていただきます。

海外の方との打ち合わせでは、ホワイトボードやパソコンの画面共有を活用することで、言語の壁を越えた効果的なコミュニケーションを意識しています。

さらに、最近ではAIツールを活用することで、会議の記録や整理も効率的に行えるようになっています。

海外とのコミュニケーションにおいて効果的なのが、視覚的なコミュニケーションツールの活用です。私の経験から、特にホワイトボードの活用が有効でした。

先日、南米からの来客との打ち合わせでは、相手の英語の発音が聞き取りにくかったので、ホワイトボードで英単語や数字、図を書きながら理解度を確認することで、スムーズなコミュニケーションを実現できました。

さらに、最後も書かれた内容を写真に撮ることで、後から振り返る際の参考資料としても活用できます。

海外の取引先との打ち合わせでは、相手が理解できていないと感じた時に「このような理解でよろしいでしょうか？」と図や表を使って説明したりする確認することをします。

私たちが日本語で話す時とも同じことをしていませんか？
図や表を出さないまでも、自分の理解度を相手に確認しながらコミュニケーションを進めているかと思います。

外国人を交えての打合せの際には、会議室に入った際にホワイトボードがあるかどうかを確認しています。ない場合に備えて、大きめのノートを用意しておくのも良いでしょう。

パソコンの操作に長けている場合は、画面共有しながらリアルタイムで記録を取っていく方法も効果的です。

しかし、先日の会議では、相手がプロジェクターを使用している状況でしたので、並行してホワイトボードに決定事項や保留事項を記録していきました。

状況に応じて複数のツールを使い分けることが、より確実なコミュニケーションの助けになります。いろいろな状況を想定しておくことが大事だと思います。

また、最近ではテクノロジーの進歩により、さらに効率的な方法も登場しています。

例えば、iPhoneの音声入力機能を使って会話を文字起こしし、それをChatGPTなどのAIツールで整理することで、日本語と英語両方の会議メモを効率的に作成できます。

もちろん最終的な手直しは必要ですが、最初から自分で作成する場合と比べると、大幅な時間短縮になります。

このように、言語の違いを超えたコミュニケーションには、適切なツールと方法の組み合わせが重要です。

状況に応じて柔軟に対応し、視覚的な補助やテクノロジーを活用することで、より効果的な国際的なビジネスコミュニケーションが実現させましょう。

最後に、外国人とのコミュニケーションの間違いを防ぐための重要なポイントを3つにまとめてみました。

• 画面共有やホワイトボードへの書き出しをリアルタイムで行い、その場で認識の違いを確認する

• 画面共有できる視覚的なツールを必ず用意し、言葉の行き違いを防ぐ

• 音声入力やAIツールを活用して会議記録を効率的に作成し、後からの確認や共有を確実にする

今回は以上です。
何かお役に立てましたら幸いです。

最後まで読んでいただきありがとうございました。