Timerexで複数業者との打ち合わせを自動化する
ビジネス社会において「日程調整」は、必要不可欠。避けては通れない業務の一つです。
でも、日程調整が面倒くさい！そう感じたことはないでしょうか？私もそうでした。効率よく日程調整をするには、相手とのコミュニケーションはもちろん、簡単に日程調整ができるツールを駆使することがポイントです。
そこで今回は、日程調整に便利なツールを紹介していきます。
日程調整が大変な理由
日程調整をする際、複数の候補日を参加者にメールなどで伝えて都合が良い日を選んでもらいます。ここで全員の都合が合う日が見つかればよいですが、全く合わない場合もあります。
またせっかく日程が確定しても、参加者の一人が予定を忘れていて、実はすでに別の予定が入っていた……。なんてことも。そんなときはまた日程調整を最初からしなければなりません。
社外との日程調整
社内だけでの日程調整は、比較的やりやすいでしょう。社内で共通のカレンダーを使っている場合はそれを見ればいいですし、定例会議の日程などは、相手に聞かなくとも知っているからです。
しかし、社外となれば話は別です。勝手に相手のスケジュールを見ることはできませんし、初めてやり取りするような相手であれば定例会議の日程なども知らないからです。
日程調整のさまざまなツールとそのメリット・デメリット
ではどうしたら日程調整が楽にできるのでしょうか？ここでは日程調整に使える日程調整ツールをご紹介します。
便利な日程調整ツール
TONTON https://tonton.amaneku.com/
上記のツールは、候補日程を設定し参加者に都合が良い日を入力してもらいます。メリットは、参加者の都合が合う日がパッと見たときにわかりやすいことと、無料で利用できること。
デメリットは、全員のスケジュールがわからないためせっかくツールを利用して日程調整をしても、日程が合わない可能性があることです。
Timerexとは？使いやすい？
これまで日程調整ツールをいくつかご紹介しましたが、メリットもあればデメリットもありました。
そこで、私が実際によく利用している「Timerex」をご紹介します。
Timerexとは?
TimeRex（https://timerex.net/）はGoogleカレンダーやOutlook予定表とリアルタイムでの連携が可能。参加者全員のあいている時間を日程候補として自動でリストアップされるだけでなく、予定登録、Web会議のURL発行まで、面倒な日程調整タスクを自動化することができます。
くの機能を利用するには月額費用が発生しますが、GoogleカレンダーやOutlook予定表と連携した「日程調整カレンダー」の作成は無料。簡単にスケジュールが空いている日を他者へ共有できるため、まずは登録してみてはいかがでしょうか。
費用はどれくらいかかる？
料金プラン
■年払い
フリー:無料
ベーシック:825円(税込)/月
プレミアム:1,375円(税込)/月
■月払い
フリー:無料
ベーシック:990円(税込)/月
プレミアム:1,650円(税込)/月
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まとめ
日程調整、人数が増えるほど大変になりますが、ビジネスでは欠かせない業務です。そんな時、便利なツールを上手に使うことが、スムーズな仕事の流れを作り出す秘訣。この記事をもとにしてぜひ円滑な日程調整を行っていきましょう！
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