単発発注時に使える要件定義フォーマットと、その見つけ方
「タスクが多すぎて外注したいけど、なかなか人が集まってくれない…」新規事業を立ち上げる際、このような経験をしたことはありませんか？
中小企業にとって、全てを社内で完結するのはなかなか難しい現実。しかし、外注をしても人が思うように集まってくれず、スケジュールに遅れが発生してきてしまうということも。
そこで今回は、要件定義をしっかりと行うことで、外注時の人材集めを円滑に進めるヒントをシェアします。
外製化とは？またデメリットとメリットは？
新規事業を立ち上げる際はタスクが大量に発生します。
特に専門的技能、例えばデザインやシステム開発などは外注を検討するところ。しかし、一方で予算などについても考えなければいけない。
そんな外製化のメリット、デメリットはどんなものがあるのでしょうか。
外製化とは
外製化とは、一般的に「外部の組織や個人に業務を委託すること」を指します。
アウトソーシングや外注と同じ分類で、外部組織に業務を委託することで社内のリソースを使うことなく業務を処理することができます。
私たちのビジネスにおいても、新規事業を展開する際によく採用される方法です。
デメリット
外製化のデメリットは、大きく分けて2つあると考えています。
ひとつは、自社にノウハウが蓄積されないリスク。業務を外製化することで、自社の経験値が上がらず、社内での再現性に問題がある場合も。
もうひとつは、情報が外部にもれるリスクがあること。外製化する業務によっては、企業機密や個人情報などを共有する場合もあります。それに伴い、情報が外部にもれるリスクは高まってしまいます。
業務を外製化する際は、委託する企業のセキュリティレベルの事前確認や、内製化を検討する場合は、トラブルが起こった際にも対応できるよう、外製化している業務の内容を自社でしっかりと把握しておくことを忘れないようにしましょう。
メリット
一方、外製化には大きなメリットも。業務を分散させることで、コアな業務に集中できるのは大きな魅力。
私も、複数のタスクをこなす中で品質が落ちることの悩みを持っていました。そこで、外製化をうまく活用することで従業員の負担が減り、そのような悩みも軽減できるんです。
そして、専門家の力を借りることで品質向上や、より明確な業務フローを実現することも。コスト削減の面でも、賢く活用すると大きな効果が期待できますよ。
コストはどこを抑えるべき？
私が事業開発を行ってきた中で感じることは、固定費の中でも特に人件費が大きく影響を及ぼしていることです。
私の経験から言うと、この部分をアウトソーシングによって変動費に転換することは、資金が限られた新規事業の初期段階では非常に効果的。
特にデザインや開発などの専門的な分野では、自社だけで完結するのは難しいです。
実際に、私も外注することで、より低コストで質の高い成果物を手に入れることができたと感じています。外注先によっては金曜日の夜に頼んで、月曜の朝までに納品という業務形態でお願いすることもできることも。
そのため、時間的なコストも削減できる可能性があります。
発注時に抑えるべきポイントを解説付きで紹介
私自身も新規事業の立ち上げを行なっていた際、「発注したけどなかなか人が集まらない…」という状況に陥ることもしばしばありました。
しかし、幾つもの新規事業立ち上げをお手伝いさせていただいたなかで、「こうすれば比較的すぐに集まる」というポイントに気がつきました。
それは「要件定義の明確さ」。これが非常に大切だと痛感しています。
要件定義は詳細であればあるほどよい！
どのような仕事でも外注で人を集まりやすくするために共通していえるのは、要件定義の明確化です。
当たり前に思えますが、明確にできていない企業さんはかなり多くいらっしゃるのが現状。この点を充実させていければ人材を効率的に集めることができるようになります。
具体的な項目を挙げれば、
業務内容
仕事してほしい場所
連絡が可能な時間
契約形態
募集人員
報酬
納期
などは最低でも明確にしておきましょう。
こうした項目の中でも特に重要なのは「報酬」です。報酬はご相談くださいなどと書いてしまうとがくっと応募数は減ってしまいます。なるべく作業内容に対する報酬を明確に提示しましょう。
また、納期についても明確に示しておくことは必要です。フリーランスの方は複数案件を抱えている場合が多いですので、納期が明示されていないものだと非常に受注しづらい印象を持たれてしまいます。
外製先をみつけるサイトや要件定義フォーマットを紹介！
アウトソーシングのプラットフォームは最近増えてきているように感じます。
私もいくつかのサイトを利用してきましたが、その中で特におすすめしたいと感じるものや、私が実際に活用してきた要件定義フォーマットをシェアします。
おすすめサイト
私が特に信頼して利用しているのは「ランサーズ」と「クラウドワークス」。
ランサーズは実績も豊富で、求めるクオリティの人材と出会うことができる可能性が高いです。
クラウドワークスはシステムの使いやすさや請求書の取り扱いなど、ビジネスでの利用に非常に適していると感じています。
ランサーズ：https://www.lancers.jp/
クラウドワークス：https://crowdworks.jp/
要件定義フォーマット
今回は私がいつも外注を行う際に使用している要件定義フォーマットを公開します。
本記事を参考にしつつこのテンプレートうめていただければ、比較的すぐに人が集まる発注ができます。外注を行う際に、ぜひご活用ください。
「要件定義WS」を整えるなら東海エイチアール
新規事業をスタートさせる際の管理は、東海エイチアールが強力にサポートします。我々は、中流から下流までの業務に精通したプレイングマネージャーとして、事業の初動からスタッフ育成までをサポートします。東海エイチアールと一緒に、新規事業の成功の礎を築いてみませんか？
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まとめ
新規事業を立ち上げる際の外注は、事業の成否を大きく左右します。私の経験から言えるのは、外注先との適切なコミュニケーションと、しっかりとした要件定義が非常に大切だということ。この記事が、皆さんの事業成功の一助となれば幸いです。
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