はじめての定例はひとまずこれやっておいてください
定例会議。聞いて何を感じますか？私が初めてチームを持ったとき、定例会議についてどれだけ考えたことか。
会社やチームにより手法は異なりますが、新しいチームや新事業にとって、これはゲームチェンジャーになるポイントだと思います。でも、どうしても「本当に必要？」という疑問の声や、定例の運用方法に迷いが生じることも。
この記事では、私の経験をもとに定例会議で大切にしたいポイントを解説していきたいと思います。
業務をする上で定例会議は必要？
私が業界に入ったころ、定例会議の重要性を痛感しました。その有効性は、業務の性質や規模、チームの状況によって大きく変わります。
定例が進捗の共有や意思決定の場として機能する一方で、長すぎる会議や過度な議論は業務効率の低下を招くリスクも。ここでのバランスが大切になります。
私は常に、業務の目的や目標、そしてチームメンバーの状況を考慮しながら、最適な頻度と内容での定例会議の開催を心がけています。
できたばかりのチームには必要不可欠！
新しくチームを立ち上げたとき、情報共有の場がどれだけ重要か実感しました。多種多様なバックグラウンドを持つメンバーが集まる中、互いの状況を知らないまま業務を進めるのは難しいです。
そのため、私たちは定例会議を積極的に開催し、メンバー同士の情報共有や認識の統一を図りました。ただ、単に会議を重ねるだけでは効果は期待できません。私たちは「バージョン1.0」としての定例の形を試みることで、最適な会議フォーマットを模索しました。
定例会議の内容で迷ったらこれをやろう
定例会議の内容選定で頭を悩ませたことは何度もあります。
そんなとき、私が基本として取り入れるのは、以下の3つ。
進捗状況の共有：チームの目標やタスクの進捗状況を共有
課題の共有と解決策の検討：チームで取り組んでいる課題を共有し、解決策を検討
アクションプランの策定：次のアクションプランを策定
これら3つを軸にし、チームの現状や目的に応じて内容を調整することで、成果を上げる定例会議を実現しています。
定例会議のモデルケースを解説付きで見てみよう
私が関わっている某自動車部品メーカーの事例をもとに、実際の定例会議の運用を紹介します。このチームは20人程度の規模で、開発とマーケティングの両方から構成されていました。
ある会社の一週間のスケジュール
私が特に推奨するのは、月曜日の朝に定例会議を行うこと。これには理由があり、多くの会社はこの時間帯は会議していることが多く、そのためアポイントが入ることも少ないから。
月曜日… 10時から10時30分にかけて、開発チームとマーケティングチームが合同で作業内容の確認。定例会議後には、その内容をサマリーし、午後に上長に報告します。この流れは、一週間の進捗を的確に捉えるためのものです。
金曜日… 終業前には、プロジェクトマネージャーが各メンバーのタスクの進捗を確認し、次週の定例会議の内容を検討していました。
まとめると、月曜日の朝にチーム全体で各メンバーが何をやっていて、どれぐらい進捗があるかという共有会をします。その後、お昼明けに上長に報告を行い、金曜日や夕方にプロマネの人が集計をしてメモとか残しておく。その状態で月曜日の朝をむかえるというやり方です。
タスク管理を定例会議に取り込んでみよう
私がこれまでの経験で感じてきたことは、タスク管理がうまく機能しないと、業務の効率が大きく落ちるということ。
ですので、定例会議の冒頭で15分ほどタスク管理カードの確認や移動を行う時間を設けることが有効です。そして、この「カードの移動」自体をタスクとして扱い、それを習慣化することで、スムーズな運用を実現しています。
定例会議は徐々にバージョンアップさせることが大切！
最近、あるメーカーとの取り組みを通じて、開発チームとマーケティングチームの間のコミュニケーションの重要性に気づきました。実際、両チームは普段異なる数字や概念を扱っているため、会議の中で「これって何？」という状況が頻発していました。
それに対処するためには、お互いの業務内容や認識を共有する報告が必要。だけど、これを延々と続けるわけにもいかない。私が思うに、ここでチームの成熟度に合わせて、定例会議の内容もバージョンアップさせるのがキーです。
新しいチームに発生しがちなこと
新しいチームを組んだ時、私たちが直面しがちなのは、数字や目標に対する解釈の違いからくるコミュニケーションのミスマッチ。
たとえば、開発担当者が「PythonやC++でこの処理を〜」と発言すると、マーケティングのメンバーたちは「え、それって何？」となることも。逆もまた然り。こうしたギャップを埋めるためには、定例会議での共通認識の構築が不可欠です。
慣れてきたら会議の内容をバージョンアップさせよう
そして、ある日気づくんです。チーム全員が同じ言葉で会話できるようになったと。そうなったら、定例会議の内容も変わってきます。報告から、より具体的な「この案件、どう進める？」という相談へシフトしていく。私たちのチームでも、営業メンバーが「このタスク、こんな風に進めたいんだけど」と提案するようになりました。
そうすることで、週間のコミュニケーションのコストが軽減されるんですよね。これを更に進化させると、会議のアジェンダも事前に明確になり、非常に効率的な定例会議が実現できると私は感じています。
円滑な定例会議を導入するなら東海エイチアール
新規事業をスタートさせる際の管理は、東海エイチアールが強力にサポートします。我々は、中流から下流までの業務に精通したプレイングマネージャーとして、事業の初動からスタッフ育成までをサポートします。東海エイチアールと一緒に、新規事業の成功の礎を築いてみませんか？
ビジネスアイデアの発掘やご提案についてお悩みのご担当者様や、話をもっと詳しく聞きたいと思っていただけた方は是非お気軽にご相談やお問い合わせください。
まとめ
私がこれまでの経験から学んできたことは、社内の定例会議、特に新規事業の際の会議組み方が非常に大切だということ。定例会議を通して、チーム全員の認識を一致させることからスタートし、次第に内容を深化させていくことが成功のカギです。
東海エイチアール関連記事
公式サイトはこちら
このブログは、2023年11月7日に東海エイチアール株式会社公式HPにて掲載したコンテンツと同様のものになります。