帳票の印刷なんていつまで続けるの？

keyword：EXCEL帳票、自動印刷、マクロ
短縮時間：5分／月

前回の続編です。

工業系は自動化なんてずっと昔に浸透していて、もう時代はAIだっていうのに、僕らときたらいつまでたってもマウスを使っていちいち印刷している始末。

こんなん確実に自動化できるでしょ！って思っても、やり方がわからない。わからないなら調べるしかない。

というわけで、今回はEXCEL帳票の自動印刷化です。

1.　EXCELにはマクロがあり、VBAで書かれる

　帳票の自動化にはマクロというEXCELの機能 は避けては通れません。マクロ機能で使われるのは、VBAというプログラミング言語です。なので、端的にいえば、自動化させるにはプログラミングの学習は避けては通れないということです。

だが、しかし。プログラミングのイロハを知らなくても、プログラムが組み立てられればよし。EXCELにはマクロの記録という機能があります。これはEXCELの一連の作業をプログラムとして記録してくれる機能です。

つまり、印刷する操作を記録しさえすれば、そのマクロ（プログラム）が自動的に組まれるわけです。これを駆使すれば、VBAを知らずして帳票の一括自動印刷ができるようになるってわけです。

2.　まずは「マクロの記録」で帳票の印刷

前回のnoteで書いていた、日報や点検表などの日付のみが変更される帳票を1ヶ月分を一括で印刷する場合の方法ですが、

1.　Sheetの見出し上で右クリック
2.　すべてのシートを選択
3.　印刷　（ショートカット　Ctrl+P　→　Enter or Space）

この手順を「マクロの記録」下で行えば、作業がマクロとして組まれます。
実際にやってみましょう。

3.　「マクロの記録」をしてみましょう

ひとつだけ断っておきますと、以下の設定はOffice365という一番新しいバージョンでのEXCELでの操作方法です。というのも職場のPCを自宅に持ち帰るわけにはいかないので、私用PCで試しているせいです。職場のはより古いバージョンなので、そのまま当てはめるわけにはいきませんが、流れがわかっていれば概ね問題ないと思います。

1.　マクロの記録を開始する（EXCEL Office365）
　　EXCELの「表示」タブ
　　→「マクロの記録」
　　→　OK
　*とりあえずOKにして、
　まずは記録の仕方を理解しましょう。

2.　下記手順で印刷
　1.　Sheetの見出し上で右クリック
　2.　すべてのシートを選択
　3.　印刷　（ショートカット　Ctrl+P　→　Enter or Space）

3.　マクロの記録を終了
　　EXCELの「表示」タブ
　　→「記録終了」

これで上記手順が記録されたことになります。

4.　マクロを使用する（EXCEL Office365）

　EXCELの「表示」タブ
　　→「マクロの表示」
　　→　該当マクロを実行

と、これだけで自動で印刷がかかります。
バージョンによってはそのまま使えないかもしれませんが、ググってどうにかなるレベルだと思います。

ただ、クリックの回数からしたら、あまり作業量は変わりません。不慣れな人でも視覚的にわかるようにも、ワンクリックで実行できるボタンを設定しておくのも手です。下記の窓の社の記事はわかりやすいと思います。

​いまさら聞けないExcelの使い方講座
【Excel】毎回行うお決まりの操作はボタン1つで瞬時に完了！エクセルのシートにボタンを作成して操作を自動化するテク

5.　自動化の注意点

自動化そのものはとても魅力的ですが、パソコンに不慣れな人が操作する上では混乱させてしまう可能性があります。また、マクロがわかっていないと他の人が使えないという環境に陥ることだけは避けなければなりません。

と書きましたが、今回のような帳票に関して言えば、こうしたマクロを学ぶ人がいなくなったとしても、基本の印刷方法を抑えておけば問題はまったくなし。