【訪問介護の現場で働く方々の本音】事務所に通わなくてはならない理由とDX化の実態とは・・・という記事の紹介です。
実は、この記事で紹介されているアンケート集計を実施したcolibri（コリブリ）という会社は、僕が立ち上げる予定の訪問介護事業所で導入する予定の介護ソフトを提供している会社です。
いろいろなソフトを検討しましたが、僕自身が求めていた機能の多くを網羅していて使い易い内容だったので、ほぼこちらのソフトに決定しています。
一番のポイントは、勤務形態一覧の予定・実績が自動作成される事と、システムがスマホ世代で扱いやすいすっきりとしたUI（ユーザーインターフェイス）で説明がなくても扱えそうな分かりやすい感じに組まれている事でした。
他のソフトのデモも創業メンバーと一緒に聞きましたが、システムの階層が複雑だったり、UIが説明的で直感的な操作になってなかったりするので、最初にcolibriのデモを受けていたので、操作が面倒そうだなぁ、わかりにくいなぁ・・・という印象が先に立ちましたし、メンバーの感想も一致しています。
また、colibriの説明を担当してくださった担当者ご自身が、ヘルパー業務の細かい内容まで知っていて、どういう作業が面倒なのか等について、僕たちと”話が合う”事も多く、そういう事も好印象でした。
こちらからの質問に対するレスポンスも早く、楽しいデモでした。
介護ソフトは本当に重要な要素なので、ここは自社と並走してくれる業者さんとして、一緒に話せて楽しい、わくわくする、というポイントは非常に大きいな、と思っています。
それでは今日の本題の記事の紹介です。
直行直帰制度とは、介護スタッフが自宅から利用者の元へ直接訪問し、介護サービスや生活サポートを行った後に帰宅する制度のことです。
介護スタッフは事業所に立ち寄る必要がないため、時間や体力に余裕が生まれるばかりではなく、経費削減や介護サービスの向上、事業所の売上アップなども期待できます。
コロナ禍においては感染（クラスター）予防対策としても期待でき、訪問介護の働き方の1つとして、直行直帰制度は既に7割以上の事業所で導入されていることが分かりました。
直行直帰の働き方は、僕も立ち上げる事業所で取り入れたい働き方なので、すでに訪問介護事業所の７割が導入しているというのは当然だろうな、と思いました。
コロナ禍で感染予防対策としても広がったみたいですね。
ヘルパーさんにとっては働き方の改善になったのではないかと思います。
「直行直帰できていると思いますか？」と質問したところ、4割近い方が『いいえ（39.2％）』と回答しました。
前述の通り、以前実施した調査では直行直帰制度を取り入れている事業所が7割以上にのぼることが明らかになりましたが、実現できていない現場職の方も多いようです。
直行直帰の働き方なのに、４割のヘルパーさんは直行直帰できていない、という事になりそうです。
ここまでうまく行ってないとは思ってなかったので、導入する際にはしっかりとした工夫や仕組みを作っておく必要がありそうですね。
「平均的に週何日勤務されますか？（1日一件以上稼働する日）」と質問したところ、『毎日（45.8％）』と回答した方が最も多く、次いで『週に3～4回（33.1％）』となりました。
人手不足は深刻なので、毎日派遣があるヘルパーさんが多いみたいです。
毎日といってもさすがに週６日というのは無いと思いますけど・・・。
「平均的に事務所に行く回数は何回ですか？」と質問したところ、『毎日（38.6％）』と回答した方が最も多く、次いで『週に1～2回（27.5％）』『週に3～4回（26.9％）』となりました。
毎日と回答した方が4割近くいますが、週に3～4回と回答した方を合わせると、6割以上の方が週に3～4回以上事務所に出勤しているようです。
直行直帰の働き方なのに毎日事業所に行くというのはちょっと・・・。
もう直行直帰の働き方じゃないような気がしますけど・・・。
「事務所に行く理由は何ですか？（複数回答可）」と質問したところ、『記録提出（57.3％）』と回答した方が最も多く、次いで『シフト確認（48.4％）』『出退勤（47.0％）』となりました。
最も多いのが記録提出となり、その日の業務を報告するためにやむを得ず出勤している方が多いようです。
一方で、シフト確認や出退勤など、わざわざ通わなくてもできそうな業務が理由で直行直帰できていない方もいることが分かりました。
直行直帰なのに記録提出しないといけないとか、それって直行直帰じゃないですよね。シフトの確認も出退勤も出社しないと出来ない事ではなさそうな気もします。
こうしてみると、無駄を省くためのICT化が進んでいない状況が良く分かりますね。
■どんな理由で事務所に通っている？
・月末、中間の際の会議出席のため（20代／女性／東京都）
・シフトの確認や、管理者への報告など（40代／女性／栃木県）
・記録提出に行くのがほぼ毎日、月末月初に会議、打ち合わせに行きます（40代／女性／愛知県）
・報告書だけでは伝わらない事もあるので直接会って話すため（40代／男性／大阪府）
会議や記録、報告など圧倒的に多そうですね。
重要な何かを決めるような会議は確かに参集した方がよいとは思いますが、簡易な会議であればテレビ会議で十分だと思います。
「事務所出社理由はどのようなソフト、アプリがあればオンラインに変更可能ですか？（複数回答可）」と質問したところ、『勤怠管理システム（GPS等を利用し外出先で登録可能）（44.9％）』と回答した方が最も多く、次いで『シフト管理ツール（42.3％）』『計画書作成ツール（27.5％）』と続きました。
最も求められているのは、勤怠管理システムのようです。
訪問実績と勤怠管理が連動してあればほぼ自動化できそうですね。
「現在導入しているシステムやソフト、ツールは何ですか？（複数回答可）」と質問したところ、『電話（スマートフォン）（31.0％）』と回答した方が最も多く、次いで『メール（26.7％）』『シフト管理ツール（25.7％）』と続きました。
スマートフォンやメールといった一般的に利用されているようなツールが上位を占めていますが、シフト管理ツールも2割以上が取り入れていることが分かります。
電話やメールはそもそもとして、シフト管理ツールが３割弱の使用率というのはちょっと驚きでした。
世間ではもっと管理とか進んでいるのだろうと思っていたのですが、どこもあまりそういうシステムを活用しようとはしていないみたいですね。
「前の説問で選択したシステムを導入又は利用していて楽になった業務は何ですか？（複数回答可）」と質問したところ、『オンライン会議などにより情報共有や収集が可能になった（24.3％）』と回答した方が最も多く、次いで『記録がどこでも書けるようになった（22.3％）』『出退勤を事業所で行う必要がなくなり、直行直帰できるようになった（20.6％）』となりました。
オンライン会議や介護記録システムなどを取り入れることで、情報を共有しやすくなったと感じているようです。
また、実際にツールを取り入れたことで、直行直帰ができるようになった方も2割にのぼり、システムのデジタル化は直行直帰の実現において非常に重要な役割を担っていることが分かります。
システムを導入しさえすれば直行直帰が出来る、という事ですよね。
こういう部分のICT化を国も厚労省もどんどんと進められるような工夫をしてもらいたいものです。
「ソフトの利用有無に関わらず、従来の方法で訪問介護サービスを続けることに対して具体的に不安や不満はありますか？（複数回答可）」と質問したところ、『勤怠管理を事業所で行うのは時間がもったいない（外出先で出退勤できたら嬉しい）（35.9％）』と回答した方が最も多く、次いで『紙面記録の管理や提出が面倒（33.1％）』『研修や会議をオンラインできる仕組みにしてほしい（32.6％）』と続きました。
勤怠管理の手間や紙面記録の提出に関する手間に、不満を感じている方が多いようです。
また、コロナ禍でスタンダードになってきた、研修や会議のオンライン化を今後も活用してほしいと感じている方もいることが分かりました。
みんな思っている事は同じですね。
無駄な事はムダだし、それを解消できる技術は既にあるので不満になっているのだと思います。
「前の説問で感じた不満や改善点を解決できそうなソフトやアプリは何ですか？（複数回答可）」と質問したところ、『勤怠管理システム（GPS等を利用し外出先で登録可能）（27.2％）』と回答した方が最も多く、次いで『シフト管理ツール（25.8％）』『介護記録システム（24.1％）』となりました。
勤怠管理やシフト管理、介護記録が行えるシステムツールが上位を占めており、現在の不満を解消するためには、デジタルの活用が必要不可欠となっています。
様々なシステムツールを導入することこそが、訪問介護業界での直行直帰を実現する鍵となりそうです。
働き方が変わるという事は、システムを見合ったものに変える必要があって、それが出来ないと実現できないものだと思っています。
コロナが流行し始めた頃、法人内の複数の事業所でコロナ陽性になった職員が出始めた時に、今後の対策としていろいろ意見を求められましたが、ケアマネや訪問系の事業所や事務については、システムを切り替えて直行直帰・テレワークにすれば感染拡大を一定防げると意見しましたが、そういうシステムがない、導入する予定がない、予算化していない等の理由で却下されましたので、ああ・・・やっぱりコロナ禍であっても変わらないんだなぁ・・・と思った事を思い出しました。
その時に出た対策案が、他の事業所から感染者が出て人手不足になった事業所に応援を出す、その応援に出せる職員のリスト化を進める、という内容でしたが、そこでも質問をしました。
複数拠点で同時多発的に感染者が出たらこの対策案って現実的じゃないと思います。
回答はこうでした、その事態は想定していない。
今、まさにそんな事態が発生しています。
手も足も出てません。
当時は大げさな事を言うと思われていたんだろうな、と思います。
もう２年くらい前の話ですから。
コロナ禍での訪問介護における直行直帰の実態を調べてみると、4割近い方が毎日事務所へと通っていることが分かり、実現できていない様子が窺えます。
事務所へ通う理由は、記録提出やシフト確認、出退勤などが挙げられ、そのためだけに出社しなくてはならないことに不満を感じている方も多いようです。
そういった不満を解消するためには、GPSを使用した勤怠管理システムやシフト管理ツール、介護記録システムなどの導入を希望される方が多く、無駄を減らすためのオンラインの活用が鍵となっています。
システムツールを導入し、情報共有がしやすい環境に整えていくことが、直行直帰への近道になりそうです。
せっかくの働き方がシステムを伴っていないとうまく行かないのが良く分かりました。
職員としても、活用できるシステムや技術があるのに・・・という不満があるという事だと思います。
職場環境の改善は不可欠な重要課題ですので、そこへの投資は重要と思います。