【第1回】導入前の課題・社内の声(設計事務所のクラウド化)

建築設計事務所でのデータクラウド化、連載の第1回です。
前回記事はこちら▼

コロナ禍をきっかけにテレワークが普及したものの、私の所属する建築設計事務所での導入は、かなりハードルが高かったです。

その理由のひとつに、社内データへのアクセス問題がありました。

社内サーバーへ、テレワーク中にうまくつながらない、仕事ができないといった問題が山積していました。

テレワーク導入前の課題

私の所属する設計事務所では、こんな問題がありました。

1. 事務所内でのデータ管理の問題

データをオンプレミスの自社サーバー(会社内に置いてある物理サーバー)で管理していたため、外出先・自宅からのアクセスを行うには、サーバーの環境を構築し直す必要がありました。

これが非常に難しく、社員によっては、個人PCからのつなげ方が分からない、うまくいかないという声がたくさんありました。

仕方がないので、テレワーク前日に必要なデータをデスクトップに保存し、次の出勤日に上書きし直すという対応をしたり。
もちろん、こんなことをすると、どのデータが最新？誰か昨日データ更新した？！という事態になる訳です。

また、個人のPCにデータを保存して作業している人も多く、データの所在がバラバラでした。

2. 社員同士のデータのやり取り

テレワーク中は気軽に「あのデータどこ？」と聞きに行くこともできず、社内でのデータのやりとりも、メールで行なっていました。

するとメールソフト(Outlookを使っています)の中は、社内と社外のデータがごちゃ混ぜになって埋もれてしまい、送った・送ってないのトラブルが急増してしまいました。

3. データのバックアップ問題

これはテレワークとはまた別の問題ですが、データのバックアップ消失のリスクは以前から問題になっていました。

社内サーバーは定期的に別の社内サーバーでバックアップをしていたのですが、どちらも同じ社屋内にあるため、万が一火事になったり、落雷で両方壊れたりしたら、社内のデータの蓄積が全て失われてしまいます。

こうした問題、みなさんの事務所でも感じたことはありませんか？

社内サーバーで図面やデータの管理をされていたり、個人のPCで管理をされている方も多いかと思います。

データをクラウド化する話が上がった時、正直私は「データ管理の方法を変えただけで、社内の不満が消える訳がないでしょ…」と思いました。

でも、全然そんなことはありませんでした。

社内の問題だけでなく、お客様や他社とのデータのやりとりも一元化されて、とても喜ばれました。(頑張ってよかった！)

データ管理の方法ひとつで、仕事のスムーズさが大きく変わります。
みなさんの事務所でも、ご検討してみてはいかがでしょうか？

次回は…

これらの課題を解決するために導入したクラウドツール（Box）について、その選定理由や具体的な導入方法をご紹介したいと思います。

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おわりに

社内のデータの扱いって難しいですよね…
図面も計算書も全部データだし、それにアクセスしづらいというフラストレーションは、ITの管理をしている側へ矛先が向かうわけです。めっちゃ辛かった😭

関係ないですが、子どもの写真ってスマホにすごい溜まっていきますよね。あれ、みんなどうやって整理してるんだろう…
こんな記事を書きながら、自分のスマホはまだまだクラウド化できていません笑