【社用車管理】

これまでの事故発生履歴もふまえ、各営業担当に付与されている社用車の管理においては、これまで紙による運転日誌を毎日記入すること、また建前上上司が帰社後にその記録を確認することが当社では義務化されています。

日報に記載する内容としては、

　・車の始業前点検　☜朝の慌ただし時にやらないですよねー

・その日帰社したら上長に認印をもらう　☜　出た！捺印文化　けれど、形骸化しており月末、ひどい人は総務にあおられて数か月まとめて提出…　それって管理していなことと同じですよねー

性善説か性悪説か

私は社員の運転に対する意識を高めつつ、システム上からも不正使用や事故を起こさせないようにすべきだと思っています。私も含めどんな人間も魔がさすことってありますからね。

理想はアプリ管理で管理者が日報入力を行うことなく、自動データ取得と管理データの共有がスムーズに行えればよいと思っています。スマホに搭載されているGPS機能を使えば今直ぐにでもできるかと思いますが、大企業はそのあたりのスピード感がないのです。入力にしろ捺印にしろ実際に行っているのは本社ではなく、出先の人間ですからね…

そもそも私が何をイラっとしたかというと、１年前から支社の安全運転管理者（年１回講習を受講する）となり、運転日誌や車両管理の書類に捺印する機会がとても多くなったからです。

社用車管理として書き始めましたが、私の主張は「ハンコ文化」への抵抗かもしれません。実はコロナ禍前に本社で創設した意見箱に社用車管理の在り方（捺印含め）を投稿しました。

直ぐにレスポンスはありましたが、結果的にはお決まりパターンの「検討します」で終わっており、そのまま放置されていたのです。今年になり、「自分で動かないと何も始まらない」と思ったので、まず支社レベルで、自分が動ける範囲から始めようと思い、部下の協力も得ながら　Googleドライブ上で運転日誌のスプレッドシート化をスタートしました。

もちろん後からダメ出しされるのも嫌なので、根回しとして支社総務の了承は事前に得ておりますよ。

改善後メンバーは帰社した際の駐車場にて、社給スマホからGoogleドライブのスプレッドシートへアクセスし、本日の行先や運行距離を入力するだけ。一方管理する私も日々や月末の捺印業務からは解放されて、定期的にドライブに格納されている各担当毎の運転日誌シートを開き、シート外のチェックボックスをクリックするだけで、あ～ら簡単！

デジタルデータとして取り込んで印影が、自動で捺印に箇所貼り付くようになっています。　　

まさに私もメンバーもwin-winなシステムです♬