ひとり情シスの退職と引き継ぎ（1/3）

ひとり情シスとして、3年勤務したスタートアップ企業を退職する事にしました。

社内リソースでの引継は難しいとの事だったので、情シス業務を
アウトソーシングする事に。
委託会社の選定からOJTまで一貫して実施する事になり、これはnoteのネタになる！と思ったので、書いていこうと思います。

全三回を予定しています
１：情シス業務の洗い出しとアウトソーシング会社の選定（今回）
２：引継ぎ資料の作成（スケジュールは作るもの。マニュアルは作ってもらうもの）
３：いざOJT(やってみせ、言って聞かせて、させてみせ。だがそんな時間は無い訳で。)

はじめに

現職の会社環境は以下の通り。
業種：アプリ開発＋受託開発
社員数：１００名弱（SESや派遣含めると１２０名程度）エンジニア多し
オフィス：都内貸ビルの１フロア。フリースペース＋執務室の構成。
リモートワーク：有り（社員の半分は自宅勤務）
IT環境：オンプレサーバ無し。フルクラウドベースだが、社内NWがあるのでNW機器のお守りは必要。
SaaS：流行りのサービス大好き。

情シス業務の洗い出し

まず、会社選定の前に情シス業務を洗い出し、ボトルネックの抽出をする事にします。
アウトソーシングの場合、決済に関わる業務（機器の購入とか）は基本的に対応してくれないので、経理や法務（規定とかルールとか）など、外注が難しい作業を抽出しておきます。
今回は以下のポイントを重視して作る事にしました。

・パッと見で業務一覧が網羅出来る
　→社内や委託会社とのMTGにおいて、情シス業務を最初の10分でざっくり認識してもらう
・編集しやすい
　→EXCELやパワポだと更新＆共有がしんどい。思い出した時にサッと書き込めるツールである事。（年次作業ともなると中々出てこないし）
・必要以上の情報を書き込まない
　→外部に漏れても問題ないレベルで。

上記要件から、マインドマップ形式で作る事を選択。
社内に代用出来そうなサービスが無かったため、今回はMindmeister（https://www.mindmeister.com/ja）という無料ツールを使って見ました。

１：まずは書き込む
頭の中の作業を全て書き込んだら、次はエビデンス。
・定型作業
・作業マニュアル、チェックシート
・ヘルプデスクのインシデントチケット
・月々の支払業務
兎にも角にも、対応した作業を掘り出して入力していきます。
多少の矛盾は気にしない。

２：そして社内展開
さぁ、これが情シス業務の全部だ！好きな作業を持っていきな！
え？どれもいらない？？遠慮すんなって！

３：分類分け
仕上げにヒアリングした内容を、フィールド色で分類分けしていきます。
黄色　→　ヘルプデスク、マニュアル作成可能。（＝外注可能）
橙　→　専用スキル&知識や社内政治力が必要。マニュアル作成不可。
紫　→　外注不可、内製での対応するもの。（＝引き取って貰えたもの）
緑　→　ベンダの保守契約内で、何とかなりそうなもの。

で完成。

■URL
https://mm.tt/1962656545

外注依頼は、黄色と橙（と緑）。ここの作業を対応可能か確認していく。
紫部分は引き取ってくれた社内メンバーに感謝しつつ、OJT計画を練る。
緑は外注確認の後、対応不可ならベンダへ連絡し、保守契約の巻き直し。
完全なベンダロックインになるけど、致し方なし。
という事で、方向性が決まったので、次の会社選定へ。

アウトソーシング会社の選定

準備が整ったので、委託する会社を見つけていきます。
結論から言うと、ユナイトアンドグロウ株式会社（https://www.ug-inc.net/）に決めたのですが、決定に至るまでの過程が以下。

まずは比較表を作成
作成したマインドマップを元に、各情シス派遣会社へ問い合わせ・・・の前に、２つシートを用意します。

１つは比較表
会社は私と同じくらいのコストで、近いサービスレベルのメンバー補充を期待している訳で。よってCTOへ「何故その会社、サービスを選んだか」の根拠提示と、稟議を通すための説明資料として作成。

比較項目
会社の特徴・・・会社の信用度をざっくりと（与信、反社チェックは候補を絞ってから）
サービス体系
・有事の際に、駆け付けオンサイト対応が出来るか
　→PC購入だったり、社屋有りなので結構重要
・社員とのコミュニケーション、問い合わせ受付としてSlackが利用できるか
　→Slackでしか会話出来ない妖精さんが結構いるので
・NW機器設定やファシリティ作業などを対応出来るか
　→忘れた頃にやってくる、天災に対処出来るか。死活問題になりうる怖い奴
コスト・・・私の単価（年収＋諸経費）との比較
ここはざっくり、「現状（私）とのコスト比較」「イニシャルとランニング」「バッファを含めたMAX値」を概算で良いかな。

上記で加点をしていき、推奨順序を出していきます。

2つ目はヒアリングシート
このシートの目的は２つあります。
１：どの粒度の引継ぎ資料を作成する必要があるか、会社や派遣メンバーのレベルを確認するため。
２：「初めて触るサービス＆マニュアル無し、の環境下での対応力」を確認するため。特に
・SaaSサービスの利用経験
・マニュアルへの依存度
は必ず聞いてます。理由ですが

例えば、MDM。仕組みを理解している、又は利用した事がある人なら、「デバイスの削除」「リモートワイプ」「MDMを削除」というボタンがあっても、それぞれの意味が分かり、適切に対応できると思います。

ただ、そう出ない方はマニュアルが無い場合、どれがキルスイッチなのか分からない。んー・・・取り合えず押してみよう。ぽちっとな。

こういう悲しい事件を再発させないためにも、分からない事があったら
・インターネットで調べる
・派遣元の会社でナレッジを持っている人に聞く
等々のリカバリ対応が、会社として、人として出来るかを確認します。
逆にマニュアルに無いから出来ません。だと業務が止まるのでこういうサービスの会社は省きたい。

準備も整ったので、Let’s問い合わせ
情シス仲間へヒアリング＋Googleで「情シス派遣、情シス外注」で検索して問い合わせフォームから申請。

WebMTG実施～からの
６社くらいとMTGを実施。必要最低限やって欲しいヘルプデスク業務で比較した結果、諸々ボカしてますが結果がこんな感じになりました。

ざっくりとパターンが４つ。
Webサイトでは情シス業務を全部お任せ！とか書いてあったけど、実際にお願い出来そうな会社はA社とB社くらい。※CとDがダメなのではなく、弊社とアンマッチな感じ

Ａ社パターン
ここが、ユナイトアンドグロウ。他には無い独立したサービス。
「スタートアップで少額から始められ、何でも任せられる（柔軟に対応して頂ける）」ので、弊社の様な企業には、ベストマッチ。
前払い、ポイント制（デポジット）がネックだけども、時間単位で依頼可能。様々なスキルを持つメンバーを余ったポイントからアサインできるのも強み。というか弊社からの要望に対して、ほぼ対応可能な会社はここだけでした。アサインされたメンバーも自立駆動型で引継ぎが楽。ありがとう、有休フル消化出来そうです。

Ｂ社パターン
ユナイトアンドグロウが駄目なら、ここから選んでたと思います。結構Bパターンのサービスを展開している会社多し。
定型作業多めで、リモート作業ＯＫな会社はマッチ度高いと思います。
特定のアサインメンバーは無しで、オンサイトも基本NG。チームとして対応する感じ。ただ、チームだから大丈夫、と言われても結局出来る人に仕事は集中するからなぁ・・・作業単位のコスト増も地味に痛かった。
なので、面談して会社全体のスキルを確認しておく必要ありかと。

Ｃ社パターン
あれですね。ここまで大きい会社になってしまうと、ガバナンスとコンプライアンスがガッチリしているので、
メンバーアサインを希望　→　（担当者の月給＋会社の取り分＋オンサイト経費）×　２（監視要員としてもう１名つくよ！）で月１００万オーバー。更にヘルプデスクのみ。
リモート対応のみで良いです・・・　→　チームで対応するので、ある程度のマニュアル必須！ベストエフォート対応！！（10:00~19:00）！！
受け付けはメールのみです！！！
といった感じ。どちらを選んでもコスト、対応範囲から見て
・・・うん、無理かな。CTOと経理を説得出来そうにない。

Ｄ社パターン
思いっきりスコープが外れてましたね。反省。
自前でデータセンターを持ってて、そこのオペレータに余った時間で対応させる感じ。作業代行サービスみたいな。
なので、がっちりしたマニュアル＋マニュアル外のイレギュラーは即エスカレーション、といった運用になると思われ。イレギュラーだらけの弊社はエスカレーション祭りになってしまうのではないかな。弊社担当の過労死は避けられぬ。

いざ引継ぎ資料の作成へ
という事で、優秀な引継ぎメンバーも来てくれる事になったので、引継ぎ計画を練っていきます。ではまた次回。