メールの書き方【①環境セット編】
「メールの書き方」について悩んでいる若手が増えているように感じます。
たしかにビジネスの現場では、SlackやChatwork、Teamsなどのチャットツールを使う会社が増えています。「メール」を書く機会は減っているかもしれません。
とはいえ、まったくのゼロにはなっていないはずです。
私が新卒や第2新卒、経営幹部候補の方などにフィードバックしている内容をまとめてみました。
今回は【①環境セット編】です。
▼自分ルールをつくる🚷
まずメールを書く＆送るときに、絶対に防がなければならないのが「誤送信」です。これは忙しくなればなるほど、1日にやり取りするメール量が増えれば増えるほど、ミスする確率が上がります。
これを未然に防ぐために、自分ルールを設定し、できるだけそういったミスがない状況を作っておきましょう。
そして、もうひとつ追求したいのが「生産効率性」です。
忙しくなればなるほど、メールを書く回数が増え、使える時間がどんどん限られてきます。簡単に残業ができない時代だからこそ、効率的にメールを送れる環境をつくりましょう。
#ルールその ①：「1メール1ウィンドウ」
複数のメールウィンドウを同時に起ち上げて書かないようにしています。
メールを見る時、書く時、すべて1メール1ウィンドウのみ開く。用事が済んだら必ず閉じる。
同時に複数のメールを開いて画面の後ろに隠したり、最小化したウィンドウがたくさん溜まっている状態はかなり危険です。
誰になんのメールを書いてるかわからなくなったり、気がつけば全然違う相手に別の文章を書いていたりします。誤送信のリスクは徹底的に排除しましょう。
#ルールその ②：「メモパッドで書く。送るときに貼り付ける。」
これも誤送信防止が目的です。
手元のメモパッドで文章を書いてから、メール送信時にそのテキストをコピペしています。
ブラウザやメールアプリで直書きしていると、マウスパッドに手が触れて送信ボタンを押してしまったり、ショートカットキーを誤打したりなど、事故るリスクをなくせません。
（参考）オススメのメモパッドアプリ
メモパッドアプリは好きなものを使いましょう。
Macユーザーの私は、軽くてシンプルな「mi」をずーっとつかってます。
メモパッドからコピペをするときに、HTML情報（フォントや背景色）がくっつかないものがデフォルト設定になっていると便利だと思います。
たまに同じメール内で、行ごとに違うフォントや色になっているものがありますが、コピペしたのがバレバレですし、とてもダサいのでやめましょう。
▼辞書登録で生産性UP⏫
#よく使う表現を登録しておく
私は、文字変換ソフト「Google日本語入力」を使っています。だいたいの変換ソフトには辞書登録機能がついているので、これを有効活用しましょう。
以下は一例です。
普段のやり取りでよく使う文章、地味に変換するのが面倒な単語なども登録して、スピードと正確性を高めています。
頻出する定型文、小さい母音「ぁぃぅぇぉ」がまじる単語（誤打しやすい）、打ちにくいローマ字単語、打ち間違えやすい言葉などは、積極的に登録しています。
あり：ありがとうございます
よろ：よろしくお願いします
おせ：お世話になっております。リバーグループ株式会社の宮川です
マー：マーケティング
コン：コンサルティング
かぶ：株式会社
りばー：リバーグループ株式会社（自社の社名）
みや：宮川雄一朗
あど：（自分のメールアドレス。使っているものを複数いれています）
でんわ：080-xxxx-xxxx
じゅうしょ：東京都◯◯区◯◯町◯-◯-◯（会社住所）
こうざ：◯◯銀行 ◯◯支店 ◯◯◯-◯◯◯◯（会社口座番号）
をｎ：Wantedly
▼署名は基本をおさえる🖊
特に正解はないと思いますが、奇をてらう必要もないでしょう。
行数や情報量が多すぎる署名は、個人的にはあまり好きではないです。返信時に毎回引用されて視認性が悪くなるためです。
#最低限いれるべき情報
会社名
役職名
氏名（読みが難しい場合は、ひらがなやローマ字表記もいれる）
住所（郵便番号も書いておくと親切）
電話番号
メールアドレス
#プラスアルファでいれるか考える
自己紹介につながる記事
SNSアカウント（Wantedly、Facebook、X、Instagram、その他）
自社ホームページや商品ページ
キャンペーン情報やセールスメッセージなど
#罫線もシンプルに
検索するといろいろ出てきますが、シンプルなものが無難だと思います。
自分はよく以下の2つを使います。
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▼その他コラム📚
#メールはブラウザ派 or アプリ派？
これも好き好みだと思いますが、私はアプリ派です（Macの「Mail」）。
ブラウザだと「1メール1ウィンドウ」の自分ルールが適応し辛いと感じるためです。
#入力ソフトのリアルタイム変換つかってる ？
私は使っていません。完全にスキ好みかな？と思います。
#スマホでメールを書いて送ることはありますか ？
ほとんどありません。
即レスが必要なとき、すぐ連絡したいときはスマホで書きますが、タイピングのほうが圧倒的に早いですし、小さい画面だと構造的表現を確認しづらいのが理由です。
👇この記事を書いた人
リバーグループ株式会社 代表取締役 宮川雄一朗
「AI時代だからこそのビジネス基礎力」
新卒や第2新卒などの若手、経営幹部候補生に向けて、ビジネスマンとして必要な基礎スキルやノウハウなどを書きためていってます。
職歴：マクロミル→三井不動産→ワンキャリア→起業。DXの会社やってます。営業経験10年超。全世界のトップティア企業数百社と仕事をしてきた経験が強み。その他経歴詳細を知りたい方はWantedlyやXまで。