メールの書き方「③メモライティング編」
私はビジネスにおける「書く行為の全般」を指して、メモライティングと呼んでいます。
Writting＝ライティング＝書く…、でどれも同じ意味ですが、なんとなくカッコ良くて語感が良いのでそう言ってます。
これはもうメールだけの話ではありません。すべてのテキスト、メッセージ、文書や資料をつくることなど「全ての書くという行動」を対象に、大前提とすべきグランドルールの話をしたいと思います。
▼なぜメモライティングを鍛えるのか🤔
まず、メモライティングとは何かについておさらいします。ビジネスのなかでは、メモを書く機会がたくさんあります。
報告
連絡
相談
これはよく聞く「報連相」ですが、これらは口頭だけで終わる場合もあれば、その内容をメールで送ったり、チャットに記録を残したり、Mtg前後で議事録にまとめたり、場合によっては手紙を書くケースもあるかもしれません。
このようにビジネスはメモとは切っては離せない関係にあります。
そしてこのメモを書くという行為、これには如実に「うまい、へた」が出ます。
あなたはどちらでしょうか？上手い人？下手な人？
ちょっとでも「ドキッ」とした人は、自らのメモライティングスキルを高める努力をして下さい。
当然ですが、メモが書けない人は商談も面談も下手ですし、社内コミュニケーションも下手です。総じて「ビジネスにおいて支障がある」といっても過言ではありません。
▼メモのポイント①：「読み手は誰か」👀
ポイントその1は「読み手」についてです。
あなたはメモを書くとき、読み手の気持ちをどこまで考えることができているでしょうか。
このメール読みにくいな
このメモ何書いてあるかわからん
結局、私にどうしてほしいの？
こんな感想をいだいたときは、だいたいは 「読み手」のことを考えられていないことが原因 です。
読み手のことを考えるとは、
これらを、読み手のことを考えるといいます。
これができていないひとたちは「メモが下手なひと」と烙印を押され、総じて「コミュ力が低い」と表現されます。
あなたは自己満足のためにメモを書くわけではありません。読み手がいるからこそ、メモは成り立ちます。常に「読み手」のことを考えながら、メモを書くようにしましょう。
▼メモのポイント②：「目的は何か」🎯
次に、メモを書く上であなたが考えなければならないのが「目的」です。
目的のないメモは、世の中に存在する意味がありません。
特にビジネスにおいては全くの無価値です。すべてのビジネスメモには目的があり、その目的が達成されてはじめてそのメモに意味があったと言えます。
報告
連絡
相談
共有
依頼
謝罪 etc…
いろんな目的がメモには存在します。例えば報告を目的とするなら、
「それは誰に向けての報告なのか」
「その報告する目的はなんなのか」
「報告したうえで、相手にはどんな行動をしてほしいのか」
このように目的を徹底的に洗練させてください。
すべての文字、言葉、文章に目的をもたせましょう。
その目的を果たすことにつながらないものはビジネスメモにおいては一切存在する必要がありません。除きましょう。
文字の書き始め、そして書き終わるまでの時間、常にあたまの中では「目的は何か」をとなえつづけましょう。
メモは、目的を達成できてはじめて意味を持ちます。これを理解して、メモを作成するようにしてください。
▼メモのポイント③：「校正が全て」🖍
メモをかくうえで、大事にしてほしいのがこの校正。勘違いされがちですが、しっかりとした文章ほど、校正に時間がかけられています。
「作文3割、校正7割」
これぐらいの割合で時間をかけていいでしょう。メモがわかりづらい、メモが読みにくい人はこの校正にかける時間が圧倒的に足りません。
本当に目的を果たすメモとなっているかどうか、そして読みやすいものになっているかどうか自分の書いた文章を、徹底的に見直してください。
校正では以下の項目をチェックしましょう。
あなたが最初に書きなぐったメモは、まだまだ文章校正が必要な「赤ちゃん状態👶」です。
大事なメモほど、読む人数が多いものほど、この校正にじっくりと時間をかけて、（必要な場合は、時間をあけて読み直してみて）あなたの書いたメモを、しっかりとした大人に育て上げましょう。
メモは校正がすべて。
とにかく校正に時間をかけてください。
▼その他コラム📚
ではどうすればこのメモを書くのがうまくなるのか。これはひとえに、トレーニングを積むしかありません。
でも、やみくもにメモを書きまくっても意味がない。具体的には2つの行動によって、メモのスキルを高めていきましょう。
メモがうまくなる方法1：「添削」👨🏫
あなたが書いたメモを、上司や先輩に添削してもらいましょう。
自分が読んでいて「わかりやすい」と思う書き手に、徹底的にトレーニングしてもらうことが近道です。最初は赤ペンを入れられまくるでしょうが、数ヶ月も添削を受け続ければ、だんだんとメモのスキルも上達するはずです。
上手い書き手のほとんどはこのフェーズを経験しています。
メモがうまくなる方法2：「写経」📿
つまり、一字一句かきうつすこと。
上手いひとのメモやメールを、そのままそっくりとパソコンでタイピングしてみてください。書き手がどんな思いでメモを書いているか、その目的や 文章の「息づかい」が感じられるはずです。
これは誰もが嫌がる作業です。
このアドバイスを受けて、すぐに写経を始めてくれるひとはまれです。ですが、写経しないひとはいっこうにメモがうまくなりません。一方、写経をするひとは（劇的に）メモやメールがうまくなります。
メモライティングを上達させる一番の近道は、写経です。嘘だとおもって、まず一回でいいので写経してみましょう。
メルマガは学びの宝庫💎
メモライティングには目的があるという話をしました。そしてその目的は「文字で人を動かす」ことが大半です。
上司に状況を報告して、判断を仰ぎたい。
顧客に提案メールを送って、購買の意思決定をしてもらいたい。
チームメンバーに情報を共有し、指示通りに業務を進めて欲しい。
上記は普段の業務のなかでもよくあることだと思います。
ビジネスという世界で、これらの業務を効率的かつ円滑に進めるために、あなたは正しい文章を書くことが求められます。
例えば、CMや広告のキャッチコピーなども「文字で人を動かす」ための手段です。
感動したり、買いたくなったり、人に教えたくなったり。これらは文字が人の心を動かす成功例です。CMに誤字脱字はありません。情報がわかりやすく整理されているのは当たり前。その先にある目的（＝人を動かすこと）を達成するための文章を、書く能力が求められます。
この文章力を鍛えるためにオススメなのは、 世の中に溢れている優れた文章を読むこと です。具体的には、 著名なメルマガをたくさん読むことで、文章力は向上します。
まぐまぐやインフォトップなどでメルマガはいくらでも手に入ります。捨てアドでも作って、10個20個くらい登録してみて下さい。
1週間ほど読んでみてつまらないなと思ったものは解除してもいいですし、毎日見るのが大変であれば気が向いたときに開くでも問題ありません。
要は「優れた文章」にどれだけ多く触れるかということ。これが全てです。「写経」と併せて、ぜひ改善に取り組んでみて下さい。
※ メルマガをたくさん受け取るようになったら、「タイトルがいかに重要か」を誰もが気がつくと思います。何気なく開きたくなったメールがあったら、なぜ開きたくなったのか、そのメールタイトルはなんだったか、調べてみると良いでしょう。そのうちDMが書くのが上手くなります。
※ メモライティングの上達は、メール力の向上、提案資料作成力の向上、プレゼン力の向上など多くの業務に恩恵をもたらします。逆に言えば、メモライティングができないひとは、メールも提案もプレゼンもヘタっぴのままです。
👇この記事を書いた人
リバーグループ株式会社 代表取締役 宮川雄一朗
「AI時代だからこそのビジネス基礎力」
新卒や第2新卒などの若手、経営幹部候補生に向けて、ビジネスマンとして必要な基礎スキルやノウハウなどを書きためていってます。
職歴：マクロミル→三井不動産→ワンキャリア→起業。DXの会社やってます。営業経験10年超。全世界のトップティア企業数百社と仕事をしてきた経験が強み。その他経歴詳細を知りたい方はWantedlyやXまで。